Maandbrief - augustus 2012

Voor de meesten van u zal de vakantie er wel weer opzitten als u dit leest. Hopelijk hebt u van een fijne vakantie kunnen genieten, lekker kunnen uitrusten en hebt u voldoende energie opgedaan voor de rest van dit kalenderjaar en het nieuwe Rotaryjaar.

De eerste anderhalve maand zit er al weer op.

Ik heb in die periode 11 clubs bezocht en heb kunnen genieten van hele diverse clubs. Bij alle clubs voelde ik mij zeer welkom. En bij verschillende clubs kreeg ik ook de indruk dat ik iets heb kunnen toevoegen door goed te luisteren en door mijn visie te geven op zaken die bij hen leven.

Een van die onderwerpen die regelmatig terug kwam in de discussies, was ledenbeleid. Hieronder ga ik daar wat dieper op in.

In de maand augustus staat elk jaar Ledenbeleid centraal, een onderwerp dat essentieel is voor een levende en toekomstgerichte organisatie als Rotary.

Tijdens mijn clubbezoeken benadruk ik elke keer weer dat aanwas van nieuwe enthousiaste en gemotiveerde leden essentieel is voor het voortbestaan van een club: het zorgt voor nieuwe ideeën en initiatieven en brengt ook vaak nieuwe energie binnen de club. Maar tegelijkertijd moet uiteraard ook ledenbehoud grote aandacht blijven houden.

Beide zijn te realiseren door een goed programma te bieden, actief te zijn met hands-on activiteiten en fundraising, en door een ieder –zowel nieuwe als bestaande leden – zoveel mogelijk bij de activiteiten en/of het bestuur te betrekken!

Om jongere generaties te kunnen bereiken, moeten we goed begrijpen wat zij wel en niet willen, waar hun behoeftes liggen.

Wat duidelijk is, is dat ook veel jongeren zeer maatschappelijk betrokken zijn. Maar een groot verschil met vroeger is dat de jongere generaties nu veel meer doelgericht zijn en veel minder organisatiegericht. Wij moeten hen daarom via alle moderne communicatie-kanalen laten zien dat wij heel doelgericht en gemotiveerd zijn met al onze activiteiten, en dat wij in elke club een heel breed scala van verschillende activiteiten te bieden hebben.

En wanneer dan iemand lid is geworden, besteed dan aandacht aan de begeleiding, heb een luisterend oor, neem hem serieus en betrek hem z.s.m. bij activiteiten zodat hij zich direct thuis voelt in de club.  

Tijdens mijn clubbezoeken in juli ben ik bij enkele “oudere” clubs geweest die geen enkel probleem bleken te hebben met het aantrekken van nieuwe en jongere leden. En waardoor?
Omdat zij actief zijn en nieuwe leden direct het gevoel geven welkom en nuttig te zijn voor de club!

En wanneer 1 jong schaap over de dam is, volgen er vaak meer.

De afgelopen 10 jaar heeft uitgewezen dat het merk Rotary binnen ons district nog altijd springlevend is. In die periode zijn namelijk 12 nieuwe clubs opgericht, hoofdzakelijk bestaande uit 35 tot 50-jarigen. Velen van hen waren niet eerder door een Rotary Club gevraagd. Maar ook voelden meerdere zich om allerlei verschillende redenen niet zo goed thuis bij een oudere club, zoals de wekelijkse frequentie, de attendanceverplichting, de aanvangstijd van de clubbijeenkomst, inactiviteit van (veel) leden binnen de club, groepjesgeest, de hoogte van de lidmaatschapskosten.

Tijdens mijn clubbezoeken ga ik altijd in op deze laatste punten tijdens het voorgesprek met het bestuur, en vaak ook gedurende mijn praatje voor de hele club. Mijn boodschap c.q. advies is: flexibiliteit t.a.v. de hierboven genoemde "obstakels"  en ga met elkaar hierover binnen de club in discussie!

Tenslotte een regelmatig terugkerend discussiepunt tijdens mijn clubbezoeken:
Is er een leeftijdsgrens t.a.v. het Rotarylidmaatschap?

Ik heb daar altijd een duidelijk antwoord op: NEEN, leeftijd is geen issue, maar wél (in)activiteit, en dat is niet leeftijd gerelateerd!

Het argument dat Rotarians na hun pensionering niets meer kunnen bijdragen aan de club vanuit hun beroep, is naar mijn bescheiden mening volstrekt niet opportuun. Velen blijven namelijk na hun pensionering nog steeds maatschappelijk zeer actief in bijvoorbeeld besturen, vrijwilligerswerk en/of commissariaten. Daarnaast hebben zij vaak ook meer tijd om dingen te doen voor de club en haar activiteiten dan de leden die volop in het arbeidsproces actief zijn.

Clubs vinden het - terecht - vaak erg moeilijk om oude inactieve leden te verzoeken om hun lidmaatschap op te zeggen en - waar mogelijk - de overstap naar Past Rotarians te overwegen. Het wordt ervaren als een gebrek aan fellowship en respect jegens het oude lid dat vroeger veel voor de club betekend heeft.

In individuele gevallen is hier alle begrip voor op te brengen. Maar wanneer een club meerdere oude inactieve leden telt, dan kan dit een behoorlijk negatieve impact hebben op de club en het vinden van nieuwe leden, zoals ik inmiddels gedurende mijn rondgang heb ervaren.

Ik heb hier de volgende gedachten over:

1	Fellowship is in dit geval 2-zijdig: niet alleen van de club versus het oude lid, maar zeker ook van het oude lid versus zijn club waar hij zo lang lid van is. Het bestuur kan dit heel gerechtvaardigd en respectvol als argument te berde brengen wanneer dit heikele onderwerp een issue is binnen de club.
2	Denk als club goed na hoe met vertrekkende oude leden het contact te blijven houden. Zo kan bijvoorbeeld gedacht worden om vertrokken oude leden eens per 1 of 2 maanden uit te nodigen voor een reguliere clubbijeenkomst en/of de weekberichten vooralsnog toe te sturen.
3	Wanneer er in de directe omgeving nog geen Past Rotarian club aanwezig is, dan zou binnen de regio besproken kunnen worden die alsnog op te richten.

Ik hoop dat mijn bovenstaande gedachten een aanknopingspunt zullen zijn binnen de clubs om dit belangrijke onderwerp weer eens goed onder de loupe te nemen. En onze districtcommissie Ledenbeleid o.l.v. PDG Alfred Schrijver wil daar graag bij behulpzaam zijn om dat in goede banen te leiden.

Het is mij een groot genoegen om de opvolger van mijn opvolger te kunnen voorstellen: Rtn. Willem van der Mark (RC Zaanstad).

Willem is sinds jaar en dag een erg actief Rotarian. Hij heeft verschillende functies binnen zijn club bekleed en is daar nu weer secretaris. Daarnaast is hij sinds dit seizoen ook regiovoorzitter van de regio Zaanstreek.

Ik heb hem inmiddels leren kennen als een man vol energie en ideeën, die graag clubs samenbrengt om samen meer te bereiken dan alleen.

Daarnaast heeft hij in ieder geval de volgende spelregels:

1	Niet lullen maar poetsen
2	Afspraak is afspraak

Kortom: naar mijn idee een prima Rotarian om ons District te leiden en op dit moment al een goede en prettige collega in de Staf.

Willem, veel succes.

Ook dit jaar zal er weer door de 7 Nederlandse districten een gezamenlijke PR campagne worden gevoerd om de bekendheid van Rotary bij de Nederlandse bevolking te verhogen.

Vorig jaar is er een duidelijk zichtbare campagne gevoerd op Schiphol door onder meer het tonen van 4 filmpjes van 20 seconden bij de bagageafhandeling
(zie www.rotary.nl/video/schiphol) 

De PR campagne van dit seizoen voorziet niet in een traditionele imagocampagne of propaganda voor Rotary Nederland. Het is eerder een instrument om de positieve krachten rond Rotary te versterken, door leden en aanhangers te faciliteren met "warme content" waarmee ze hun engagement kunnen delen met anderen.
Op een authentieke en eerlijke manier.

Er zullen in totaal ca. 20 video’s worden gemaakt van ieder ongeveer 2 minuten. Dit impliceert dat er in ons district van 3 verschillende projecten een video zal worden opgenomen. Deze projecten zullen in overleg met de regiovoorzitters worden geselecteerd.

Elke film wordt een mini-documentaire, waarbij de aandacht uit gaat naar meest betrokken initiators van een project, maar ook naar degenen voor wie het project is opgezet. De kijker is als het ware getuige van het enthousiasme van mensen die werkelijk het verschil maken. Soms blijkt dit uit interviews, dan weer uit sleutelmomenten. De films benadrukken dus niet de formele organisaties met hun voorzitters en commissieleiders. De aandacht gaat naar de mensen met de meest positieve energie.

Uiteraard moeten die video’s ook weer verspreid worden. Hiervoor zal gebruik worden gemaakt van de diverse social media, zoals Youtube, Vimeo, Facebook, Linkedin en Twitter.

Online distributie is een complex en veelvormig mechanisme. Er zijn in distributie twee strategische hoofdlijnen:

Het lijken twee eenvoudige denkrichtingen, maar het domein tussen deze twee uitersten is een bont palet met talloze mogelijkheden. Daartoe zijn allerlei acties mogelijk met een cumulatief rendement. Bovendien hebben beide bewegingen invloed op elkaar. Een film die al goed is verspreid onder geïnteresseerde kijkers, wordt ook makkelijker gevonden door zoekmachines.

Bij de distributie zal een beroep worden gedaan op alle Rotarians om de 20 video’s in ieders eigen diverse netwerken uit te zetten. Denk hierbij aan zowel privé als zakelijk, maar ook aan specifieke groepen binnen Linkedin en Facebook.

Ter voorbereiding op dit project is er een uitgebreide beschrijving van gemaakt door Jean Paul Toonen, waarin een duidelijke uitleg staat over de doelmatigheid van online video m.b.t. engagement marketing, en de diverse mogelijkheden m.b.t. de distributie.
Deze notitie is te vinden op http://www.rotary.nl/voor-rotarians/landelijk/campage/  

De komende maanden wordt u met regelmaat over deze innovatieve campagne geïnformeerd.

Kandidaten (m/v) worden gezocht, die als teamlid aan het GSE-programma willen deelnemen voor een bezoek aan district 6290 (Michigan-Ontario). (vanaf eind april tot medio mei 2013). De selectiegesprekken zullen in oktober a.s. plaats vinden.

Group Study Exchange (GSE) is een programma van de Rotary Foundation dat jonge professionals (m/v) in de leeftijd van 25-35 jaar een unieke mogelijkheid biedt in contact te komen met beroepsgenoten in een ander land en een andere cultuur met een "op maat gesneden" programma binnen de eigen professionele interessesfeer van het teamlid.

Grijp deze kans om iemand aan te melden, die volgens u voldoet aan de eisen!

De nieuwe (cross)mediale mogelijkheden, zoals Facebook, Linkedin, Youtube en Twitter, bieden allerlei nieuwe kansen om onze interne zowel als externe communicatie op een hoger peil te brengen.

Waar nog niet eens zo lang geleden alleen de nieuwsbrieven van de Gouverneur en de Rotarian – de voorganger van het huidige Rotary Magazine - de enige mogelijkheden waren om vanuit het District met alle leden te kunnen communiceren, hebben wij nu veel meer kanalen tot onze beschikking.

Tot nu toe waren er voor de Nederlandse clubs 2 onafhankelijk van elkaar werkende ledenbestanden - onze eigen Nederlandse ledenadministratie LeAd2 en de Global Database van Rotary International - waardoor er extra werkzaamheden door clubsecretarissen verricht moesten worden om de beide bestanden up-to-date te houden. In de praktijk bleek dit vaak tot fouten en onvolledigheden te leiden.

Het afgelopen jaar is hard gewerkt om deze 2 databases aan elkaar te koppelen, zodat ingevoerde mutaties binnen LeAd2 automatisch ook worden doorgevoerd in de Global Database. Hierdoor zullen misverstanden, zoals vaak geconstateerd bij de Semi Annual Report, tot het verleden gaan behoren (wanneer de clubsecretaris zijn werk goed gedaan heeft!). Nu is het bijna zo ver dat dit gerealiseerd kan worden. Uit overwegingen van bescherming van ieders privacy is het echter noodzakelijk dat elke club in Member Access aangeeft, dat zij akkoord zijn met deze koppeling d.m.v. het zetten van een vinkje in een bepaald daartoe bedoeld bestand.

Echter, het blijkt ook veel simpeler en sneller te kunnen, namelijk door onze district secretaris en webmaster -PDG Alfred Schrijver- te benoemen als Executive Secretary.

Een Executive Secretary heeft binnen de Global Database toegang tot alle relevante data van ons district, zodat hij de clubs goed kan ondersteunen. De huidige situatie is nu dat Alfred deze toegang al heeft binnen LeAd2, zodat hij praktisch gezien geen extra bevoegdheden krijgt t.o.v. de huidige situatie.

Mocht uw club bezwaren hebben tegen de benoeming van PDG Schrijver als Executive Secretary, dan verneem ik dat graag vóór 1 september.

Het is een goede gewoonte in ons district om in oktober een zogenaamde Districtwerkdag te organiseren. Zo ook dit jaar. Ik nodig dan ook een ieder uit om hierbij aanwezig te zijn. Het zal worden gehouden in het Sint Michaël College, Leeghwaterweg 7 in Zaandam. Het is een mooie gelegenheid om meer over Rotary en ons District te weten te komen, en Rotarians uit andere clubs te spreken en ervaringen uit te wisselen. En voor ons als Nederlanders zeker niet onbelangrijk: toegang is gratis! 

De inloop is van 09.00 tot 09.45 uur. Na de centrale opening zal Rtn. Frits Spangenberg spreken over hoe de jongere generaties te binden aan Rotary. Vervolgens zal Rtn. Jean Paul Toonen uitgebreide tekst en uitleg geven over de hierboven beschreven PR campagne en welke rol alle Rotarians hierin kunnen vervullen.

Na de koffiebreak gaan we in 4 werkgroepen uiteen:

Voor het eerst dit jaar zal er ook een najaars Assembly worden gehouden en wel van
vanaf 13.00 tot 14.00 uur.

Tijdens deze Assembly zal worden stil gestaan bij:

Begin september zal de uitnodiging voor deze Districtwerkdag aan een ieder worden gemaild.

Het Gouverneursberaad 2011–12 heeft in overleg met de gouverneurs 2012- 13 en 2013–14 wijzigingen aangebracht in de bestuurlijke structuur van de RAN. Deze zijn gericht op een meer directe relatie van de dienstverlening van de RAN met de districten en de gouverneurs. De daarmee samenhangende statutenwijziging van de Stichting RAN wordt naar verwachting per 1 september a.s. gepasseerd bij de notaris.

Onderdeel van de veranderingen is de vorming van een kleiner bestuur. Dit zal bestaan uit vier leden met kennis en ervaring in de volgende deskundigheidsgebieden, PR & Communicatie, ICT, Financiën en Personeelszaken/Organisatie

In november ontvangt ons district ruim 90 Inkomende Gouverneurs en veel van hun partners uit grote delen van Europa, waarbij zij het 1e deel van hun opleiding krijgen. Dit is het zogenaamde Governor Elect Training Seminar (GETS).

Traditiegetrouw wordt hier het zogenaamde Institute gehouden, dat voor alle Rotarians uit de relevante districten toegankelijk is.
Zowel de GETS als het Institute worden gehouden in de Beurs van Berlage in Amsterdam.

Vrijdagmiddag de 9e november zijn er 2 seminars, die beide toekomstgericht zijn:

Op zaterdag vindt dan het eigenlijke Institute plaats, onder het motto:

What Rotarians expect of the future.

Hierbij kunnen Europese  Rotarians luisteren naar enkele zeer interessante sprekers en met elkaar in discussie gaan over de toekomst van Rotary. Meer info

Nu het in ons eigen district wordt gehouden, is dit een unieke kans om dit mee te maken. Ons district wil dit graag stimuleren en kan dan ook een aantal kaarten met korting ter beschikking stellen voor zowel de vrijdagmiddag als de zaterdag.

Mocht je hier belangstelling voor hebben, geef dat dan aan bij onze secretaris