Privacy Statement Rotary Breda Mastbos
Rotary Breda Mastbos
De Vereniging met volledige rechtsbevoegdheid Rotary Club Breda Mastbos, statutair gevestigd te Breda, KvK nummer 20214401,
en
de Stichting Community Service van de Rotaryclub Breda Mastbos, statutair gevestigd te Breda, KvK nummer 41102033;
hierna te noemen: ‘Rotary Club Breda Mastbos’, verklaart:
Rotary Club Breda Mastbos respecteert de privacy van persoonsgegevens die door worden verzameld, verwerkt en beoogt een zorgvuldige omgang met die persoonsgegevens op basis van de geldende wetgeving. Zij is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), zoals weergegeven in deze privacy verklaring. De adequate toepassing van de AVG is een voorwerp van aanhoudende zorg van het bestuur.
Doelstelling
De doelstelling van Rotary Club Breda Mastbos is de Rotary doelstellingen realiseren.
De doelstelling van de Stichting Community Services van de Rotary Club Breda Mastbos is het inzamelen van gelden, teneinde deze aan te wenden, beschikbaar te stellen of uit te keren aan goede doelen na de instemming van het bestuur en de leden van de Rotary Breda Mastbos. Deze stichting is een Algemeen Nut Beoogde Instelling (ANBI).
Het doel van verwerking van persoonsgegevens
Rotary Club Breda Mastbos zal persoonsgegevens rechtmatig, behoorlijk en transparant verwerken en bewaren en niet meer persoonsgegevens verwerken dan redelijkerwijs nodig is om haar activiteiten en diensten te kunnen verrichten voor de Rotary doelstellingen.
Rotary Club Breda Mastbos verwerkt persoonsgegevens van haar leden op basis van een overeenkomst tot lidmaatschap met de Rotary Club Breda Mastbos. Een lid verstrekt deze gegevens aan Rotary Club Breda Mastbos en/of Rotary Administratie Nederland.
Rotary Club Breda Mastbos verwerkt contactgegevens van crediteuren/leveranciers/verzekeraars en sponsoren omwille van een adequate bedrijfsvoering, om onderlinge afspraken te bewaken en zorg te dragen voor de nakoming van overeengekomen verplichtingen.
Rotary Breda Mastbos verwerkt persoonsgegevens omwille van een goede organisatie van de procesvoering rond de activiteiten en evenementen en het nakomen van verplichtingen.
Termijn bewaren gegevens
Rotary Club Breda Mastbos bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om haar diensten te kunnen verrichten voor Rotary doelstellingen. Bij het einde van het lidmaatschap worden de persoonsgegevens en foto’s verwijderd uit LEAD.
De persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk met in achtneming van de wettelijke termijnen en fiscale bewaartermijnen (van zeven jaar).
Het delen van gegevens met derden
De persoonsgegevens die zijn gekregen dienen uitsluitend voor intern gebruik van Rotary Club Breda Mastbos. Persoonsgegevens worden niet gedeeld buiten Rotary met derden zonder toestemming van het Rotary lid.
Rotary International en Stichting Rotary Administratie Nederland
De kracht van Rotary is een nationaal en internationaal netwerk. Rotary Club Breda Mastbos deelt haar gegevens met Stichting Rotary Administratie Nederland, statutair gevestigd te Amsterdam, hierna te noemen ‘RAN’, en Rotary International.
RAN voert een aantal gezamenlijke activiteiten van de Nederlandse districten en Rotary International uit, zoals het voeren van een ledenadministratie, het onderhouden en beheren van de website, het voeren van financiële administratie, de uitgave van Rotary Magazine, het functioneren als landelijk informatiecentrum, het beheer van liquiditeiten en het verzorgen van secretariaatswerkzaamheden ontvangt, verzamelt en administreert persoonsgegevens van haar leden om uitvoering te geven aan de binnen Rotary geldende doelstellingen en het dienaangaande faciliteren van Rotarydistricten, de daaraan verbonden Rotaryclubs en Rotaryleden.
Persoonsgegevens worden bij de aanvang van het lidmaatschap door Rotary Breda Mastbos met toestemming van het lid ingevoerd aan de hand van een inschrijfformulier, waarna de persoonsgegevens schriftelijk zijn vastgelegd in de systemen van RAN.
Rotaryleden kunnen inloggen in het ledensysteem van Rotary.nl en de persoonsgegevens inzien en beheren. Vanaf juni 2021 is het mogelijk persoonsgegevens te delen tussen Rotaryclubs en Roteract. Ieder Rotary lid kan aangeven of de persoonsgegevens mogen worden gedeeld.
Het privacy statement voor Rotaryleden van RAN is te raadplegen via www.rotary.n/voorwaarden/privacy/.
Rotary International registreert alle leden om redenen van lidmaatschapsregistratie, contributie-inning, statistisch onderzoek en verenigingsfuncties. Hiervoor heeft Rotary International een minimum aan gegevens nodig, zoals naam, geboortedatum, geslacht, classificatie en de club waarvan het Rotarylid lid is.
Verwerkersovereenkomst
Rotary Club Breda Mastbos sluit verwerkersovereenkomsten met derden die structureel persoonsgegevens in opdracht van Rotary Club Breda Mastbos verwerken.
Verantwoordelijke AVG beleid en contactgegevens
Rotary Club Breda Mastbos is niet verplicht een Functionaris gegevensbescherming aan te wijzen. De secretaris is de aandachtsfunctionaris binnen Rotary Club Breda Mastbos voor de AVG.
E-mail: secretarisrcbw@gmail.com
Rechten
Rotaryleden kunnen inloggen in het ledensysteem van Rotary.nl met een wachtwoord en de persoonsgegevens inzien en beheren.
Een Rotarylid heeft ook het recht om uw persoonsgegevens bij Rotary Club Breda Mastbos in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daartoe kan een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering worden gestuurd naar de secretaris van Rotary Club Breda Mastbos. Rotary Club Breda Mastbos, maar in ieder geval binnen één maand op uw verzoek reageren.
Ieder Rotarylid heeft het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Ook is er een recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit betekent dat bij Rotary Club Breda Mastbos een verzoek kan worden ingediend om uw persoonsgegevens waarover wij beschikken in een computerbestand naar u te sturen.
Beveiliging van gegevens
Rotary Club Breda Mastbos treft adequate organisatorische en technische maatregelen ter beveiliging van de persoonsgegevens en administratiegegevens alsmede om misbruik en verlies te voorkomen.
Cookies en gebruik Website
Cookies zijn kleine, eenvoudige tekstbestandjes die bij een bezoek aan de website/app worden meegestuurd naar de browser en vervolgen op de harde schijf of in het geheugen van de computer of mobiel apparaat worden opgeslagen. De browser kan deze informatie bij een volgend bezoek aan de website/app terug sturen. Rotary maakt gebruik van Google Analytics, een dienst van Google om statistieken van een website te verzamelen en gedetailleerd weer te geven. Het doel van deze dienst is om Rotary een beeld te geven van onder andere bezoekersstromen, verkeersbronnen en paginaweergaves, teneinde de website te verbeteren. Voor de gebruikersvoorwaarden wordt verwezen naar de Rotary website en apps: www. Rotary.nl/voorwaarden/.
Meldplicht Datalek
Bij een datalek gaat het om toegang tot, of vernietiging, wijzigen of vrijkomen van persoonsgegevens bij een organisatie zonder dat dat de bedoeling is van de organisatie.
Als er sprake is van een datalek binnen Rotary Club Breda Mastbos wordt dat datalek onmiddellijk bekend gemaakt bij de secretaris van Rotary Breda Mastbos, zoals is vermeld bij contactgegevens.
Bij een datalek zal Rotary Club Breda Mastbos onmiddellijk maatregelen nemen om het datalek te beëindigen of de schade te beperken.
Het datalek wordt binnen 72 uur na het datalek gemeld bij de Autoriteit Persoongegevens, als het waarschijnlijk is dat het datalek een risico oplevert voor de rechten en vrijheden van de betrokken personen.
Rotary Club Breda Mastbos zal een datalek registreren in een Datalekregister.
Wijziging van het privacy statement
Rotary Club Breda Mastbos behoudt zich het voor die privacy statement aan te passen om de conformiteit aan de geldende wet- en regelgeving te waarborgen. Altijd de meest recente versie van het privacy statement is van toepassing.
Deze verklaring is laatstelijk gewijzigd op 4 september 2021
