Privacy statement

Laatste aanpassing: 22 juni 2021

Stichting Rotary Administratie Nederland, hierna te noemen “RAN”, statutair gevestigd te Amsterdam, ingeschreven in het handelsregister onder nummer 41197451 en bereikbaar via info@rotarynederland.nl, verklaart:

Privacy statement voor Rotary leden

Dit privacy statement is voornamelijk gericht op de diensten die RAN online verricht en/of aanbiedt via zijn informatiesystemen en verwerkingsprocessen.

In het kader van de door RAN verleende diensten, ontvangt, verzamelt en administreert RAN persoonsgegevens van zijn leden. RAN verklaart dat zij deze persoonsgegevens uitsluitend verzamelt en administreert om uitvoering te geven aan de binnen Rotary geldende doelstellingen en het dienaangaande faciliteren van de Rotarydistricten en daaraan verbonden Gouverneurs, de Rotaryclubs en Rotaryleden.

RAN respecteert de privacy van personen wiens persoonsgegevens door haar worden verzameld en geadministreerd en beoogt een zorgvuldige omgang met die persoonsgegevens. RAN spant zich er voor in om geldende wettelijke regelgeving, waaronder de Wet bescherming persoonsgegevens en de Telecommunicatiewet en de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming na te leven.

RAN behoudt zich het recht voor om dit privacy statement aan te passen om de conformiteit met geldende en toepasselijke wet- en regelgeving te waarborgen.

WAAROM VERWERKEN WIJ UW GEGEVENS

Rotary Administratie Nederland verwerkt uw persoonsgegevens op grond van een uitvoering van een (lidmaatschaps)overeenkomst) zijnde uw lidmaatschap van een Rotary club in Nederland.

OVER WELKE PERSOONSGEGEVENS GAAT HET?

Persoonsgegevens worden bij de aanvang van het lidmaatschap door uw clubsecretaris ingevoerd aan de hand van het inschrijfformulier, op dat moment zijn de persoonsgegevens elektronisch vastgelegd in de systemen van RAN.

De minimaal noodzakelijke gegevens die ingevoerd worden zijn

Naam,
Adres,
Woonplaats,
Email adres,
Telefoonnummer,
Geboortedatum,
Geslacht en
Beroepsclassificatie.

In het ledensysteem op Rotary.nl kunt u na inloggen uw persoonsgegevens inzien en beheren.

RAN zal niet meer persoonsgegevens verzamelen dan redelijkerwijs nodig is om haar diensten te kunnen verrichten voor de Rotary doelstellingen. Daarnaast zal RAN de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk.

WAT DOEN WE MET UW GEGEVENS

RAN voert een ledenadministratie ten behoeve van de leden van Rotary in Nederland. De volgende verwerkingsdoelen zijn van toepassing:

Lidmaatschapsadministratie van Rotary leden
Delen van lidgegevens met Rotary leden
Contributie-inning en facturing
Financiële verwerking van declaraties en kostenfacturen van leden
Samenstelling en distributie van het Rotary magazine naar leden
Identificeren van kandidaten voor functies voor Rotary Nederland, RI en RTF, commissies, conferenties en andere activiteiten.
Rotary specifieke informatievoorziening naar u via post, mail of telefoon.
Analyse en rapportage van trends, ledensamenstelling, demografie en lidmaatschapsretentie.

Voor deze verwerkingen zijn ook derde partijen betrokken alwaar verwerkingsovereenkomsten zijn afgesloten. Deze overeenkomsten bevatten de afspraken ter bescherming van de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens en de omschrijving en toestemming tot verwerking van de persoonsgegevens voor een afgesproken verwerkingsdoel.

UW RECHTEN OP UW PERSOONSGEGEVENS

U kunt zelf uw gegevens controleren en aanpassen door in te loggen op uw persoonlijke profielpagina op rotary.nl. U kunt daar ook uw privacy instellingen aanpassen, waaronder de mogelijkheid onderdelen te blokkeren voor weergave aan andere Rotary leden. Uw contactgegevens zijn ondanks blokkade wel beschikbaar voor het uitvoeren van de verwerkingsdoelen, voor beheer door uw club en districtssecretaris en in beheer bij het RAN.

U kunt ook middels een schriftelijk verzoek aan RAN de geadministreerde persoonsgegevens opvragen, laten wijzigen, of laten verwijderen.

VERWIJDEREN VAN UW PERSOONSGEGEVENS

Op schriftelijk verzoek van u als een Rotary lid zal RAN door haar geadministreerde persoonsgegevens van verzoeker zo spoedig mogelijk uit haar administratie verwijderen, behoudens de informatie welke onder de fiscale bewaarplicht valt

Leden die het Rotary lidmaatschap opzeggen kunnen ervoor kiezen dat hun persoonsgegevens per direct worden geblokkeerd en na de verplichte bewaartermijn worden verwijderd, dan wel om statistische en historische redenen langer worden bewaard.

INZAGE DOOR DERDEN

RAN zal persoonsgegevens niet delen met derden buiten Rotary zonder toestemming van het Rotary lid. RAN zal meewerken aan een wettelijk of strafrechtelijk verzoek tot inzage van persoonsgegevens.

DOORGIFTE NAAR ROTARY INTERNATIONAL

Rotary is onderdeel van Rotary International een in de USA gevestigde vereniging. Bij Rotary International worden alle Rotary leden geregistreerd. Dit om redenen van lidmaatschapsregistratie, contributie-inning, statistisch onderzoek en verenigingsfuncties. Hiervoor heeft Rotary International een minimum aan gegevens nodig te weten: o.a. naam, geboortedatum, geslacht, classificatie, club waartoe u behoort.

Rotary International heeft voor de verwerking van uw (en alle Europese) persoonsgegevens een verklaring van conformiteit voor AVG opgesteld. Daarmee voldoet de doorgifte aan Rotary International aan de AVG. U dient voor de doorgifte van mutaties evenwel expliciet toestemming toegeven via rotary.nl. Dit doet u in het toestemmingsscherm of via uw profiel pagina

DELEN VAN PERSOONSGEGEVENS MET ROTARACT

Met ingang van juni 2021 is het mogelijk om persoonsgegevens te delen tussen Rotary clubs en Rotaract clubs in Nederland. Rotarians kunnen zelf aangeven of zij hun persoonsgegevens delen. Het Club bestuur (voorzitter en secretaris) delen hun persoonsgegevens automatisch met Rotaract

BEVEILIGING VAN UW GEGEVENS

RAN treft organisatorische en technische maatregelen ter beveiliging van de persoonsgegevens en administratiegegevens alsmede om misbruik en verlies daarvan te voorkomen.

VERWERKEROVEREENKOMST

RAN heeft een standaard verwerkerovereenkomst ter beschikking voor ondertekening. Deze overeenkomst dekt de uitgangspunten welke in dit statement zijn opgenomen. Rotaryclubs in Nederland kunnen de AVG afspraken met RAN vastleggen in deze verwerkersovereenkomst. Indien er geen overeenkomst wordt afgesloten blijven de uitganspunten gelden.