District-Leden-Commissie (DLC)

De District-Ledencommissie D1550 (zie DLC)

De commissie ondersteunt Rotaryclubs en specifiek de Ledencommissies bij het werven en behouden van leden.

Haar belangrijkste taken zijn:

1. Reikt strategieën aan voor het werven van nieuwe leden
2. Staat clubs terzijde, bij thema’s als ledenverlies, ledentevredenheid, clubidentiteit
3. Faciliteert belangstellenden bij het vinden van een geschikte Rotaryclub
4. Organiseert workshops voor nieuwe leden in het district
5. Organiseert workshops voor ledencommissies van Rotaryclubs
6. Ondersteunt bij het oprichten van clubs of introduceren van nieuwe lidmaatschap vormen
   
   

De volgende onderwerpen worden nader toegelicht:

• Leden werven
• Leden behouden
• Ledentevredenheidsonderzoek
• Workshop ledenwerving
• Workshop voorzitters ledencommissie
• Workshop nieuwe leden
• Begeleiden van nieuw op te richten clubs
• Begeleiden van belangstellenden
• Begeleiden van clubs in moeilijkheden

DE DISTRICTLEDENCOMMISSIE:

1. LEDEN WERVEN ÉN BEHOUDEN

In vrijwel elke club wordt enkele malen per jaar het ledenbeleid besproken. Het gaat dan meestal over het aantrekken van nieuwe leden, over de leeftijdsopbouw en een enkele keer ook over het behoud van leden. Vrijwel elke club wil minimaal op peil blijven.

In het onderstaande worden enkele handreikingen gedaan om beleid te formuleren en goede afspraken te maken. Een eerste vereiste is dat er duidelijkheid binnen de club bestaat over de procedure bij het werven van leden. De door R.I. aanbevolen procedure (zie Model H.R., art. IX) kan natuurlijk worden gehanteerd. Dat ligt zeer voor de hand. De club mag ook een eigen stappenplan maken en dit dan in het H.R. van de club vastleggen. Deze eigen methode mag niet strijdig zijn met de R.I. - procedure. Er lopen nog erg veel potentiële kandidaten rond. Hoe kom je hen op het spoor? Rotaryclubs gaan hierbij geheel verschillend te werk. Ook de resultaten verschillen per jaar sterk.

Ervaringen van Rotaryclubs wijzen uit dat alle onderstaande aanbevelingen tot een goed resultaat kunnen leiden:

• Maak gebruik van contacten via het werk, ook binnen de eigen classificatie (maximaal 5 leden per classificatie mag tegenwoordig).
• Spoor clubleden met een groot netwerk of grote klantenkring aan met kandidaten te komen.
• Let op namen en beroepen in de gemeentegids, in tijdschriften en kranten: meestal kennen een of meer leden wel enkele van deze personen, maar hebben er nooit aan gedacht hen voor te stellen.
• In lokale kranten staan vaak nieuwe vestigingen, soms ook interessante artikelen over bijzondere of uitblinkende ondernemers.
• Het bestuur kan opvallend ontbrekende classificaties openstellen zonder kandidaatstelling vooraf; sommige leden gaan er dan over nadenken en komen zo maar met een naam.
• Vraag oudere leden en leden die de club verlaten naar namen van mogelijke kandidaten in dezelfde classificatie.
• Nodig uittreders van de Junior Kamer en de Ronde Tafel uit voor een kennismaking (voordat ze 40 jaar zijn!).
• Heb aandacht voor Rotary-Alumni (RYLA/ GSE) en (voormalige) Rotaracters.
• Laat alle leden, na een week bedenktijd, vijf namen van mogelijk voor een Rotaryclub in aanmerking komende personen noteren met de bijbehorende classificaties; herinner de leden tussentijds per e-mail aan dit “huiswerk”.
• Vraag nieuwe leden binnen zes maanden met namen van mogelijke kandidaten te komen.
• Geef de clubjes van zes opdracht om met minstens één kandidaat te komen; de aanwezigheid van de partners bij zo’n overleg kan van belang zijn: zij zitten i.h.a. in een ander circuit.
• Heb aandacht voor verhuizende Rotarians.
• Houd eenmaal per jaar een open dag: ieder lid neemt een buur, een vriend, een familielid, een collega o.i.d. mee, zonder de directe intentie een nieuw lid te werven; het bestuur zorgt voor een “sprankelende” bijeenkomst, waarin ook een en ander over Rotary verteld wordt
• Laat spreekbeurten verzorgen door vertegenwoordigers van buitenaf van de gewenste doelgroepen.
• Zorg voor een representatieve en uitnodigende clubwebsite: geef openheid en duidelijkheid over het programma, de activiteiten en de achtergronden van de club.
• Luister goed naar mensen die zelf aangeven interesse te hebben voor Rotary.

2. LEDEN BEHOUDEN

Leden werven is één. Die leden behouden is twee!

Nieuwe Rotarians zijn van harte welkom, maar de uitdaging bestaat om leden blijvend te boeien voor de idealen van Rotary. De DLC wil daar graag actief aan meehelpen. Onder meer door informatie te verstrekken waar nodig en ook door u via deze website enkele tools aan te bieden. Uit statistische gegevens blijkt, dat ruim een derde van de nieuw toegetreden leden niet langer dan vier jaar lid van Rotary blijft. Het blijkt zelfs dat hoe ouder de club is, hoe eerder nieuwe leden weer gaan. Als leden hun lidmaatschap opzeggen, worden vaak andere redenen aangegeven dan die welke er werkelijk toe doen. ‘Ik kan mijn attendance niet halen’, klinkt voor de hand liggend, maar daarachter gaat vaak een onuitgesproken vorm van onvrede schuil. Wanneer een lid niet meer in de club vindt wat hij/zij ervan zou mogen verwachten, daalt de behoefte om elke week aanwezig te willen zijn en stelt hij of zij andere prioriteiten. Er zijn kant-en-klare mogelijkheden om een tevredenheidonderzoek te houden. Aan de hand van de uitkomsten van dit onderzoek kun je met elkaar bespreken en vaststellen, hoe de club kan inspelen op de wensen van de leden.

3. LEDENTEVREDENHEIDSONDERZOEK

De DLC heeft een workshop ontwikkeld, die door de clubs volledig zelf uitgevoerd kan worden en specifiek gemaakt kan worden voor eigen aanvullende vragen. Al het materiaal is digitaal voorhanden. Meerdere clubs hebben inmiddels de workshop al gevoerd en zijn tevreden over de resultaten. Onderwerpen die sluimeren kunnen ineens objectief besproken worden. Niet de enquête is bepalend, wel de discussie over de resultaten.

De enquête gaat in op de specifieke motieven van ontevredenheid en verlies aan loyaliteit in de laatste jaren bij een club en kwantificeert de resultaten. Deze enquête wordt nog interessanter als ex-leden gevraagd wordt mee te werken. De resultaten van de enquête kunnen met een landelijke doorsnede vergeleken worden, waardoor specifieke clubonderwerpen ten aanzien van loyaliteit en tevredenheid opvallen. De essentie is dat de enquête club breed wordt besproken in de vorm van een discussieavond, die best wel wat langer mag duren dan een normale clubbijeenkomst. Uiteindelijk zullen de uitkomsten van de discussie in een plan van aanpak gegoten moeten worden. Desgewenst kan de DLC een onafhankelijke discussieleider leveren. Ook de inkomende clubvoorzitter heeft baat bij een tevredenheidonderzoek, zodat hij zijn clubprogramma kan afstemmen op de (latente) behoefte van de club.

4. WORKSHOP LEDENWERVING

Clubs hebben door de jaren heen een eigen manier gevonden om nieuwe leden te werven. Soms ontstaat de situatie dat de leden in een droogvallende vijver vissen, of simpelweg de aansluiting met potentiële nieuwe leden niet meer weten te vinden.

De DLC biedt als service een creatieve workshop ledenwerving aan. Met behulp van deze workshop zijn wij u behulpzaam bij het vinden van nieuwe wegen op weg naar meer leden.

5. WORKSHOP VOORZITTERS LEDENCOMMISSIE

Zo om het jaar organiseert de DLC een workshop voor de Commissie Ledenwerving. Door elkaar te informeren over de diverse werving strategieën gaat een motiverende, inspirerende werking van deze bijeenkomst uit.

6. WORKSHOP NIEUWE LEDEN

Ook organiseert de DLC een bijeenkomst voor Rotarians die tussen een half jaar tot een jaar lid zijn van een Rotary Club. Wij maken dan een verdiepende slag met elkaar in de wat ‘moeilijke’ Rotary onderwerpen als: Rotary Foundation, de R.I.-organisatie en Vocational Service. Tijdens deze workshop is er alle gelegenheid om ook de eerste ervaringen binnen Rotary met elkaar te delen.

7. BEGELEIDEN VAN NIEUW OP TE RICHTEN CLUBS

Het oprichten van een nieuwe Rotary Club vraagt een stappenplan waarbij de DLC je kan begeleiden. Zo’n traject neemt vaak toch een vol jaar in beslag. De kerngroep van initiatiefnemers wordt begeleid door een Extention Councellor (vertegenwoordiger van de gouverneur) en een of meerdere Special Representatives, die de projectgroep met raad en daad bijstaan. Ook heeft de DLC specifieke kennis van de nieuwste lidmaatschap vormen en de nieuwste clubvormen. Denk hierbij aan e-clubs en paspoort clubs.

8. BEGELEIDEN BELANGSTELLENDEN

Op de landelijke en district website is sinds kort een formulier opgenomen, waar belangstellenden hun interesse voor het Rotary lidmaatschap kunnen vastleggen. De DLC draagt samen met de gouverneur zorg dat deze registratie bij een geschikte Rotaryclub belandt. Het is vanzelfsprekend aan de Rotaryclub om deze aanvraag te honoreren. Bij een eventuele afwijzing wegens bezwaar probeert de DLC andere geïnteresseerde clubs te polsen, zodat de kandidaat alsnog geplaatst kan worden.

9. BEGELEIDEN VAN CLUBS IN MOEILIJKHEDEN

Een club raakt in problemen als het ledental daalt tot onder de 20 leden. Dat kan onverwacht, door het vertrek van een groot aantal leden, dan kan sluimerende wijs gebeuren. De DLC biedt clubs ondersteuning aan door de inzet van een taskforce, bestaande uit ervaren Rotarians die in het dagelijks leven mediator zijn.