strategisch plan 2018-2019

Strategisch plan

Rotary International District 1560

BE THE INSPIRATION

Inleiding

In het kader van het verkrijgen van duidelijkheid over en draagvlak voor het beleid dat door de gouverneur van District 1560 wordt beoogd is het van belang om de gedachten en keuzes aan het papier toe te vertrouwen.

De concepten zijn besproken met de inkomend gouverneur en met de recente gouverneurs van het District.

Tevens is de staf van het district gevraagd om commentaar te leveren op het concept. Met de diverse input is rekening gehouden.

Stand van zaken

In het district is sprake van enkele activiteiten die een groter publiek trekken. Het begint met de Assembly waar verantwoording over het afgelopen jaar wordt afgelegd aan de leden.

Op de discon wordt geen formeel bestuurlijk programma afgewerkt. Deze bijeenkomst is ook opengesteld voor derden.

Gedurende het jaar wordt door de Foundation Commissie en door de Vocational commissie een bijeenkomst gehouden voor het gehele district.

Op regio niveau worden RBC’s gehouden, zo mogelijk twee maal per jaar.

Voor nieuwe leden wordt een introductieavond voorzien. In 2017-18 zijn enkele trainers opgeleid in het kader van RLI. Deze kunnen mede kennis over Rotary uitdragen in het district.

Inkomend voorzitters van de 69 clubs krijgen per regio een Prepets aangeboden en een Pets voor allen gezamenlijk. Opdoen van kennis van Rotary en kunde voor het inspirerend leiding geven aan de club is van het allergrootste belang. Impliciet wordt de samenwerking tussen clubs gestimuleerd.

In het district is sprake van internationale jeugduitwisseling. Andere programma’s ten behoeve van de jeugd verdienen bredere steun.

Er zijn 6 Rotaract clubs actief. Al jaren wordt een Ryla georganiseerd.

Een eerste ervaring met Friendship exchange wekt verwachtingen.

De Foundation Commissie is zeer actief, er zijn evenwel meer middelen dan aanvragen om te participeren in een clubactiviteit.

Over het algemeen kunnen we spreken van actieve en levendige clubs in het district. Enkele clubs hebben het moeilijk om te overleven. Er wordt dan geen voorzitter benoemd. Het ledental loopt terug. De gouverneur is beschikbaar om hulp te bieden.

Tijdens clubbezoeken worden de Rotary thema’s besproken. Op de website zijn tools beschikbaar om gestructureerd analyses van een club te maken.

Het ledental in het District is licht afnemend. Al hoewel dit een wereldwijde trend is baart dit fenomeen wel zorgen. Er zijn ca 2550 Rotarians in ons district.

De vraag is of er voldoende PR is voor Rotary in het algemeen en voor ons district dan in het bijzonder. Er is een communicatieplan, de uitwerking zal dit jaar worden afgerond.

Bestuur

De gouverneur wordt bijgestaan door de inkomend gouverneur (DGE), zijn opvolger, de secretaris en de oud gouverneur. Daarnaast zijn er de Assistent gouverneurs, de voorzitters van de diverse commissies, trainers, en trekkers van de overige aandachtsgebieden.

Concreet zijn op 10 maart 2018 de functionarissen actief zoals in bijlage 1 is opgenomen. [bijlage1].

De gouverneur wordt benoemd door de Internationale Assembly een jaar voordat hij in functie treedt. Nieuwe gouverneurs worden zo mogelijk 3 jaar voor hun aantreden geworven. Zo is er de mogelijkheid om twee jaar vooraf mee te draaien in de “governor chain”.

Er is een werving en selectiecommissie om de keuze uit eventuele kandidaten te maken.

Vooruitblik

Visie

Samen zien we een wereld waar Rotarians samenkomen en actie ondernemen om het verschil te maken, waar dan ook.

Rotarians willen daadkracht tonen en goed doen in de wereld. Dat kan lokaal of ver van huis zijn, maar het moet het verschil maken.

Dit uitgangspunt dient leidend te zijn voor alle clubs en voor alle leden. Aan de gouverneur en zijn staf om hier in te begeleiden en faciliteren. Contacten zijn daarvoor van essentieel belang. Voor de leden is het een voordeel om de weg te kennen in Rotaryland en de kennis en ervaringen die zijn opgeslagen in documenten en bij personen te benutten voor eigen voordeel.

Assembly, RLI trainingen, RBC’s en ledenbijeenkomsten dienen om samenhang te bewerkstelligen en informatie te verspreiden. Events zijn alleen al van belang omdat ze mensen bij elkaar brengen!

De taak van de gouverneur kan met drie begrippen worden omschreven. Deze taak is daarmee overigens tevens een opgave voor alle functionarissen in Rotary. Rotary International spreekt voortdurend van Leiders. Ik noem het vooral trekkers. Wie gaat het doen.

Doelstelling 1 Steun en versterk de clubs

Doelstelling 2 Verbeter humanitaire service

Doelstelling 3 Verbeter het imago van Rotary en de bewustwording bij het grote publiek

Voor alle trekkers betekent dat onder meer:

Vindt nieuwe leden en behoudt huidige (nieuwe) leden. Een deel loopt weg!

Vindt nieuwe doelgroepen en versterk aantal vrouwelijke leden

Zoek onder Rotaractors of er potentiele leden bij zijn. Steun nieuwe Rotaractclubs.

Steun End Polio Now, we zijn er bijna.

Gebruik Grants en neem daarvoor contact op me TRFC.

Betaal de normale bijdrage aan TRF, dus > € 50 per lid.

Laat zien wat we al voor End Polio Now gedaan hebben en zorg daarmee voor enthousiasme.

Toon wat de clubs doen en draag de boodschap echt uit, be a proud Rotarian. Wees een actief lid in de maatschappij en toon je enthousiasme voor Rotary. Maak en persbericht en probeer dat in de lokale krant te krijgen. Huis aan huisbladen vinden dat soms prima materiaal.

Het district zal Rotaract moeten ondersteunen en ook overwegen of het zinvol is om een nieuwe RC te laten ontstaan waar de bestaande clubs geen groeipotentie meer zien. Alhoewel het voor elke individuele club een goede keuze kan zijn om niet te groeien, is dit voor Rotary als geheel een doodlopende weg.

Onze positie in de maatschappij verdient meer aandacht. We zijn een super NGO als we zien wat er allemaal vanuit Rotary gebeurt. Zijn we daar wel trots op. Vertellen we dat wel voldoende. Betrekken we daar wel voldoende de buitenwereld bij. Wees niet verlegen, vertel het en vertel het nog eens. Zoek contact met andere organisaties en probeer eens een gezamenlijke aanpak.

Jaarthema

De wereldpresident heeft als jaarthema gekozen voor “Be the Inspiration”

Dit lijkt mij een geweldig uitgangspunt voor ons handelen van komend jaar.

Kort gezegd: Bedenk een aanpak en doe het. Wees een voorbeeld voor anderen en toon je enthousiasme. Dat geldt voor alle trekkers (clubvoorzitters) en voor alle uitvoerders gelijk. Daaraan behoeft niets te worden toegevoegd. Gewoon doen.

Bestuur 2018-19

Het DB zal regelmatig de stafleden uitnodigen voor overleg over hetgeen het district bezig houdt.

Van de stafleden wordt verwacht dat ze zelfstandig activiteiten zoals RBC en Trainingssessies zullen organiseren.

Voor zover aanwezigheid van de gouverneur gewenst geacht wordt zal dit vroegtijdig bekend zijn. In de maanden september tot maart zijn vrijwel al zijn avonden al ingepland.

Besproken zal worden hoe de communicatie optimaal zal kunnen verlopen. Whatsapp of mail, de bedoeling is betrokkenheid optimaal ruimte te geven. In Box zullen verslagen van besprekingen beschikbaar zijn.

De AG’s wordt gevraagd Whatsapp groepen voor de voorzitters in hun regio te bevorderen.

In het tijdsschema dat als bijlage twee wordt toegevoegd wordt aangegeven wanneer de diverse activiteiten zouden moeten plaatsvinden.

Uitbreiding van de staf is dringend noodzakelijk. Alle komende sessies met leden uit het district zullen worden gebruikt om hier aandacht voor te vragen.

Er zal veel aandacht moeten worden besteed aan het inwerken van opvolgers. Continuïteit is te meer van belang nu de functie van gouverneur voor slechts 1 jaar is. De staf zal dus voor een groot deel in de overdracht van kennis in het district moeten voorzien.

Hier en daar zijn veranderingen noodzakelijk. Dit is geen doel op zich. Er zijn dan ook simpele voorwaarden die we onszelf stellen. Maak eerst en vooral duidelijk waarom er wat veranderd zou moeten worden en welke voordelen er behaald kunnen worden. Het hoe en door wie kan daarop volgen en dat leidt vervolgens tot een actieplan. We zullen er allen voor moeten waken dat we doelstellingen formuleren die haalbaar en meetbaar zijn. Het is zoveel beter als we kunnen vaststellen dat we iets bereiken.

Opleiding / RLI

Voor allen met een functie is kennis van zaken vereist, maar voor alle leden wordt kennis van Rotary als een belangrijk voordeel gezien. Alle leden zouden in staat moeten zijn om die te vergaren, maar nieuwe leden zouden eigenlijk verplicht voorlichting moeten ontvangen. De bedoeling is duidelijk, meer nadruk op de specifieke bijeenkomsten hiervoor. Deze worden 2 maal per jaar aangeboden.

Leden met enkele jaren ervaring zouden zelf een functie in het district kunnen gaan bekleden. Werving en selectie daarvan heeft hoge prioriteit. Training kan twee maal per jaar worden aangeboden.

Voor Vocational zal een speciale bijeenkomst voor het gehele district worden georganiseerd in het voorjaar van 2019.

Ryla is voor jonge professionals bedoeld. Een geweldige manier om de Rotary gedachte uit te dragen en inspirerend voor degenen die hun bijdrage leveren. Een belangrijke activiteit.

Vanzelfsprekend zal de Pets worden georganiseerd en zullen de voorzitters van het komende jaar een prepets krijgen aangeboden.

Ledenbeleid / Nieuwe clubs / Rotaract

Leden zijn het kapitaal van Rotary. We dienen aantrekkelijk te zijn voor young professionals en dus moeten we de vraag beantwoorden wat we deze groep te bieden hebben. Dit is bij uitstek een opgave voor de clubs. Het district draagt aan welke insteek kan worden gekozen en welke mogelijkheden Rotary ziet voor veranderingen die hierbij nodig zijn. Flexibilisering is het woord. Veranderen is noodzaak.

Het district onderzoekt of het mogelijk is een taakomschrijving te formuleren voor een District Leden Commissie die toegevoegde waarde voor de clubs zou hebben. Dan zal een bezetting moeten worden gevonden. Het zal dan gaan om een proactieve aanpak, waarbij clubs worden gestimuleerd om een gestructureerde aanpak te kiezen.

Het gebruik van Rotary Club Central zal worden gestimuleerd. Dit geeft een basis voor beleid in elke club. Wij houden Nieuwe leden bijeenkomsten in het District. Ook zal er aanbod zijn voor leden die al wat langer meelopen en die geïnteresseerd zijn in meer kennis van Rotary en het besturen er van.

Membership leads zullen in elk geval dienen te worden opgevolgd tot op clubniveau.

In het buitenland worden Rotary Community Corps opgericht. Hierbij wordt gebruik gemaakt van buitenstaanders die aan een goed doel hun bijdrage willen leveren. Dit kan ook tot het vinden van nieuwe leden leiden. Het idee verdient ten minste aandacht.

Rotaract verdient onze warme steun en aandacht. De impliciete doelstelling om hier leden te werven als ze de club ontgroeien is daarbij geen geheim. Van belang is ook om via de Rotaracters de mogelijkheden van Rotary buiten onze eigen kring uit te dragen. Gezien ook het verloop dat binnen Rotaract een gegeven is door de leeftijdsgrens is het van belang om de aandacht voor de clubs continu te doen zijn. De gouverneur zal zijn diensten aanbieden en bezoeken aan de clubs brengen als zij daar prijs op stellen.

Alle functionarissen hebben een belangrijke taak bij het vinden van opvolgers en andere districtsstaf leden. In de Grote staf zal regelmatig overleg tussen de kartrekkers mogelijk zijn.

Foundation

De wereldwijde impact van de Rotary Foundation valt niet te onderschatten. Met een organisatie die gerekend wordt tot de beste in de wereld wordt heel veel goed gedaan.

De middelen komen van gewone Rotarians zoals ook in ons district. Daarnaast kunnen grote sponsoren worden aangetrokken, mede omdat deze weten dat het geld goed terecht komt.

De 6 Focusgebieden moeten de keuze voor aanwending van het geld eenduidig maken.

In de hele wereld wordt nagedacht over welk thema de onverdeelde aandacht van Rotary gaat krijgen als Polio de wereld uit is. Aangenomen wordt dat ‘veilig en genoeg water voor iedereen’ een goede kans maakt. Evident is dat deze zorg ons aller aandacht verdient. In West Nederland is in samenwerking met de TH Delft (IHE) al een flinke aanzet door de districten van Rotary gegeven. Dit verdient onze steun. Een bijdrage voor een buitenlandse student die in Delft komt studeren lijkt een gemakkelijke maar nuttige eerste stap.

Nog niet erg bekend is dat Rotary zeer actief is op het gebied van vredesbemiddeling. In de wereld zijn nu 7 Peace centers, waarvan twee in Europa. Deze zijn verbonden aan de universiteiten van Uppsala en Bradford. Ook hier geldt dat een bedrag voor ondersteuning van een student een mogelijkheid is die zal worden overwogen. Gesprekken met de TRFC in ons district zullen plaatsvinden over de in dezen te nemen beslissing en de weg welke daarbij wordt bewandeld.

Er valt nog te winnen op het terrein van samenwerking tussen clubs ten behoeve van de goede doelen. In regiobijeenkomsten en in de opleiding zal hier aandacht voor zijn.

Gestimuleerd wordt dat in elke club een TRF functionaris is aangewezen en wordt opgeleid. Meer besef bij Rotarians van de mogelijkheden en de functie van TRF zal worden gestimuleerd. De Districscommissie is behulpzaam als clubs in aanmerking willen komen om een Graat te ontvangen.

Gewezen wordt op de vraag of een op te starten activiteit voor een goed doel wel het gewenste effect heeft voor de community die het aangaat. Assessment is ook van belang vanwege de impact op het imago van Rotary. Sustainability is absolute prioriteit bij het beoordelen van enige activiteit op het gebied van goede doelen.

Events

Uitgedragen wordt dat het samenkomen van Rotarians als zodanig al een functie heeft afgezien van het doel en de inhoud. Des te meer natuurlijk als we een inspirerend thema hebben of een leerzame bijeenkomst organiseren.

De bedoeling is om zo veel mogelijk leden van die inspiratie deelgenoot te laten zijn. We zullen dus ons best moeten doen om onze events breed uit te dragen en enthousiast “te verkopen”.

De site van RI geeft voorbeelden van het thema People of Action:

Together, we ….. Connect

Together, we ….. Inspire

Together, we ….. Take action

Contacten onderling

We stellen vast dat contacten leggen en onderhouden ondanks alle beschikbare middelen nog te wensen over laat. Gepoogd wordt om een soort van chatfunctie aan de website van het district toe te voegen. Wensen en meningen hieromtrent worden graag vernomen.

Onderzocht zal worden welke contacten onderhouden (kunnen) worden met personen die al met Rotary in aanraking zijn geweest. Uitwisselingsstudenten, Ryla deelnemers, sprekers in de clubs, zijn daar potentiele leden bij?

Discon

De Discon is een gelegenheid om doel en functie van Rotary te tonen. In 2019 zal het wederom een dag worden (16 maart) met een maatschappelijk thema dat een brede groep zal aanspreken op een locatie die op zich al inspirerend is. De Staart van Apenheul in Apeldoorn. Buitenstaanders zullen ook welkom zijn. Gedurende het gehele jaar zal aandacht aan het evenement worden gegeven. Clubs worden opgeroepen met een afvaardiging te komen. Deze ontmoetingsplaats voor Rotarians vanuit het district verdient de warme aandacht van allen.

PR / Communicatie

Hoe maken we een goed verhaal waarin we beschrijven wat Rotary doet en waar we voor staan. Wees je er van bewust wat onze boodschap is en aan wie je deze wilt overbrengen.

Het kan een goed idee zijn om een voorbeeld te beschrijven. Persoonlijk, met relevantie en emotie. Een cheque tonen is niet de manier, maar als lid enthousiasme uitdragen en een voorbeeld zijn helpt beter dan meters tekst. Toch zullen ook geschreven uitingen nodig zijn om te laten zien wie we zijn.

Houd er rekening mee dat aansprekende beelden voor de doelgroep niet altijd die foto’s zijn die wij van een activiteit schieten met onze telefoon.

Het communicatieplan zal na gereedkomen op de site van het district geplaatst worden. Betere contacten tussen Rotarians en meer contact met de buitenwereld is het uitgangspunt daarvan.

De website wordt voortdurend geupdated en geëvalueerd. Momenteel wordt aan aanvullend systeem van intranet beproefd. Het onderwerp heeft de aandacht van het DB.

Over Facebook, en het gebruik er van, zal nadere informatie volgen. Het middel wordt nog te weinig gebruikt om onze boodschap uit te dragen.

De gouverneur schrijft regelmatig een Nieuwsbrief waarin hij thema’s en items van belang aansnijdt.

Financiën

Het doen van het goede kost geld. De meeste middelen die we als Rotarians verzamelen worden uitstekend besteed. Het District doet zuinig waar het kan. Het is ten slotte vrijwilligerswerk voor ons allemaal. Kosten worden vergoed binnen een strikt kader, dat openbaar is.

Er is een penningmeester die de kosten bewaakt en een auditcommissie die de financiën controleert.

In de District Assembly wordt o.a middels de jaarrekening aan de leden verantwoording afgelegd en daar wordt verteld wat de plannen voor het volgende jaar zullen betekenen. Het budget wordt ter goedkeuring voorgelegd. Zo mogelijk wordt de DGN dan voorgesteld.

Voor zover de kosten landelijk gemaakt worden zoals voor de ledenadministratie alsmede voor het Magazine en voor landelijke publiciteit wordt door het Gouverneursberaad in het toezicht voorzien. Nauwlettend wordt nut en noodzaak van door de RAN begrote kosten getoetst.

Internationaal

Rotary is meer dan de verzameling van 69 clubs in ons district. Er zijn meer dan 1,2 miljoen leden in 35400 clubs in 537 districten! Degenen die buiten de grens van het district kijken zijn zonder uitzondering van mening dat dat een toegevoegde waarde heeft. Deel van de taak van de gouverneur is om leden dat zicht op de buitenwereld aan te bieden en om Rotarians meer te laten zijn dan clubleden.

In juni 2019 is de Internationale Conventie dichtbij in Hamburg. Reden te meer om nu wel eens een keer naar zo’n festijn toe te gaan. We zullen dit zeker benadrukken.

Als een club in ons district een contactclub in het buitenland zoekt zal de gouverneur daarin graag ondersteunen.

Er is al sprake van uitwisseling van studenten in diverse clubs in ons district. Dat willen we graag doorzetten en andere clubs daarvoor enthousiasmeren.

In Rotary is ook een programma op basis van friendship exchange. Dit mag zeker aandacht van het District krijgen.

Tijdschema / Agenda

De gouverneur bezoekt de clubs. Dat is zijn taak en alle voorgangers die zich daarover hebben uitgesproken vinden dat het leukste van hun functie. De clubs krijgen de keuze hoe zijn het bezoek willen zien. Ook de vraag of clubs met een andere club samen de gouverneur willen ontvangen kan naar eigen wens worden beantwoord. Wel van belang is een gesprek dat de gouverneur met het bestuur van de club wil houden. Daar moet tijd voor worden gevonden.

Bronnen

Voor verdere bestudering van de thema’s hierboven kan een ieder terecht op de site van Rotary.org. Ook op de Nederlandse site en op die van het district zijn interessante documenten opgenomen.

Voor leden die in hun club aan de gang willen is Rotary Club Central een prima startpunt. Maak een analyse van de club en werk die uit voor de strategie hoe verder te gaan.

Voor alle functionarissen van de clubs is apart een (engelstalig) handboek op rotary.org beschikbaar. Dit is dan bijvoorbeeld voor de voorzitter, de secretaris, de penningmeester, de RTF functionaris en de ledencommissaris.

De regels die gelden voor alle clubs en dus voor alle leden zijn te vinden in het Manual of Procedure. Daarnaast zijn in de Code of Policies de nadere uitwerking en toelichting vastgelegd. Bij twijfel nakijken!

Voor reacties zijn de gouverneurs van nu en straks graag beschikbaar.

Apeldoorn 1 maart 2018

Wim Bénard Gouverneur 2018-2019

Ries Schouten Gouverneur 2019-2020

Paulus Jansen Gouverneur 2017-2018

Bijlage 1 Functionarissen

Functionarissen zullen te vinden zijn op de site van het District

Adresgegevens van alle Rotarians op App ‘Rotary in Nederland’

Bijlage 2 Agenda met maandthema’s

Juli Start nieuwe Rotary jaar, Be The Inspiration

Voorbereiden activiteiten

Augustus Leden

Voorbereiden bijeenkomsten

September Basis educatie en analfabetisme

Clubbezoeken van de gouverneur

RLI training

Oktober Economische ontwikkeling

Regionaal Bestuurscontact (RBC)

Internationale Institute

November Foundation

Prepets door DGE

District Assembly

December Ziektepreventie

Vinden nieuwe functionarissen komende jaar

Januari Vocational

District Seminar Vocational

Februari Vrede en conflictbeheersing

RLI Trainingen

TRF Training

Maart Water

Pets

Discon

April Moeder en kind

RBC

Ryla

Mei Jeugd

RBC

Juni Fellowship

Internationale Conventie