Notulen District Assembly 2023
District Assembly
Datum: vrijdag 10 november 2023
Plaats: Zoom-vergadering
Aangemeld waren 25 leden, waaronder het Dagelijks Bestuur o.l.v. DG Bert Meijer.
1. | Gouverneur Bert Meijer heet allen welkom. | |
2. | Mededelingen: | |
- | In het gouverneursberaad is het klachtenreglement goedgekeurd. Landelijk zijn 3, niet zijnde Rotarians, benoemd in de klachtencommissie en daarnaast zijn er 2 vertrouwenspersonen. Aantal vertrouwenspersonen wordt op termijn uitgebreid tot 7. Ieder district 1 vertrouwenspersoon, die geen klachten uit eigen district mogen behandelen. | |
- | In het kader van 100 jaar Rotary in Nederland is het nog een goed idee om een puzzel te kopen zo voor Sinterklaas of voor de kerstdagen. 1 puzzel is 1 boom voor het voedselbos | |
3. | Toelichting jaarstukken 2022-2023 door penningmeester Gert Willem Kok welke vooraf is toegestuurd naar de clubs. | |
4. | Toelichting jaarstukken 2022-2023 door penningmeester Gert Willem Kok welke vooraf is toegestuurd naar de clubs. - 171 minder leden dan begroot € 4.800; Door Stichting Beheer is voor de laatste keer een bijdrage van € 10.000 overgemaakt aan het District. En verder dat er nog een vordering op de balans staat van € 20.500 op TRF op de balans. | |
5. | Verslag Auditcommissie m.b.t. de jaarstukken 2022-2023, toegelicht door Jan Garretsen, voorzitter auditcommissie. Het advies van de auditcommissie is: | |
- | De auditcommissie adviseert de procedures mbt de beheersing van de begrote kosten aan te scherpen en zo nodig binnen de RAN aan de orde te stellen om zo (ook voor de penningmeester) grip te krijgen op de kosten van het landelijk werk. | |
- | Een adequatere vastlegging van de bestuursbesluiten zodat rechtmatigheid van gedane uitgaven beter kunnen worden getoetst en vastgesteld. Bestuursbesluiten over financiën zullen in de notulen DB schriftelijk worden vastgelegd. | |
- | Tav de ten onrechte uitgekeerde grant aan RC Neede adviseert de auditcommissie iedere toegekende grant in de toekomst mede te laten ondertekenen door de gouverneur van het district. | |
6. | Decharge DB voor financieel beheer 2022-2023 De gouverneur dankt de auditcommissie voor hun inzet. De aanwezigen verlenen decharge aan de penningmeester. | |
7. | PDG Wim Gerards noemt de hoogtepunten uit zijn jaar. Rotary helpt Turkije met Shelterboxen, de bijzondere bijeenkomsten met RI in Praag en Basel en de International Convention in Melbourne. Van de vele projecten te horen en de vele clubs te mogen bezoeken, dat waren hele inspirerende ervaringen. Om Rotarians bewust te maken dat de TRF-bijdrage, vanuit moreellidmaatschap, vanzelfsprekend is heeft positief bijgedragen aan het district en is overgenomen door mijn opvolgers. Last but not least: het project 100 jaar Rotary! Vanaf het begin in het Olympisch Stadion tot aan de overdracht naar D 1550 was het een fantastisch project. Ook de ontmoetingen met Holger Knaack in Amsterdam en met Jennifer Jones in Lelystad waren zeer bijzonder en gaven verbinding. Het was hiermee voor hem een meer dan bijzonder jaar waar hij dankbaar en met plezier op terugkijkt. | |
8. | Voorstellen Henri van het Erve als DGN (DG 2025-2026) Henri presenteert zich kort naar aanleiding van gestelde vragen. Hij voelt zich vereerd om in clubjaar 2025-2026 de rol van DG te mogen vervullen. En dankt allen voor het in hem gestelde vertrouwen. | |
9. | Informatie COL door Wim Bénard. Zie bijlage 1 voor volledige inhoud. Het afgelopen jaar zijn er 26 Resoluties ingediend en zijn er 7 aangenomen. De aangenomen resoluties worden in het komende jaar in de Board besproken en de uitkomst komt dan in het najaar. Wim wordt bedankt voor zijn inspanningen. | |
10. | Informatie TRF door Peter Weda. Zie bijlage 2 voor de volledige inhoud. Naast deze inhoudelijke toelichting meldt Peter dat er zijns inziens een onjuist bedrag in de jaarrekening staat als uitgaven voor de District Grants. Daarover vindt nog nader overleg plaats buiten deze Assembly tussen het bestuur en de TRF commissie. | |
11. | Rondvraag Toegezegd wordt na een vraag dat de RYLA Crossborder op de agenda van het overzicht van activiteiten komt te staan. | |
12. | Sluiting door DG Bert Meijer De voorzitter sluit de Assembly en dankt allen voor hun bijdrage en aandacht. |
Bijlage 1: | District 1560 Verslag COL/COR Zoals bekend is er elk jaar in oktober een digitale COR waarbij over verzoeken aan de Board wordt gestemd. Er worden voorstellen gedaan vanuit de hele wereld. Gisteren bleek de uitslag van dit najaar te zijn dat van de 26 Resoluties er 7 zijn aangenomen. De aangenomen resoluties worden in het komende jaar in de Board besproken en de uitkomst komt dan in het najaar. Een paar voorbeelden van nu aangenomen resoluties: - De board wordt verzocht de maximale leeftijd voor toetreden tot Rotaract op 30 jaar te stellen - De board wordt verzocht om ons op de hoogte te brengen van de stand van zaken met de Pilot Projecten voor het wijzigen van de structuur van Rotary - De board wordt verzocht ons te informeren over beloofde kostenbesparingsmaatregelen Niet gehaald - Een programma op te stellen voor kinderen onder 12 jaar - Meer diversiteit bij inbound studenten bevorderen - Maak een tool om de clubs hun ecologische footprint te laten verlagen Het kan geen kwaad om de standaard statuten van de clubs eens te bekijken. Dat kan in het Nederlands op de site van Rotary NL. Er komen nog steeds problemen op tafel die er in bestaan dat een notaris niet wil meewerken aan het wijzigen van de statuten. Als je ideeën hebt over te wijzigen regels van Rotary dan kun je dat aan mij te laten weten. We kunnen er dan samen naar kijken en eventueel een concreet voorstel formuleren. Wil je meer weten? De site van RI Org bevat alle voorstellen en de uitkomsten van de stemmingen. Wil je meepraten. Graag, bel me of mail me. Wim Bénard PDG, chair COL/COR |
Bijlage 2: | District 1560 verslag DTRF Ontwikkelingen District 1560 TRF 2022- 2023 : Donaties aan het Annual Fund : $131,397. End Polio Now : $ 22,478. ------------- : total $ 156,013. |
- | Gemiddelde donatie aan het AF: $59,11. Dit is na Covid, de hoogste donatie in 4 jaar. |
- | 11 clubs doneren $100,- of meer per clublid (EREY) |
- | 18 clubs persisteren als “Non Giving Clubs” (4 jaar aaneengesloten of langer niet doneren) |
- | De TRF commissie heeft een informatiebijeenkomst georganiseerd voor club TRF officers. Opkomst plm. 30 leden. |
- | DG en DRFC hebben een verzoek verstuurd naar de clubs om te doneren en een reminder plus telefonische benadering clubs door District TRF commissie leden. |
- | Actieve betrokkenheid bij EPN donatie District uit DDF $11.000,- |
- | Actieve en financiële betrokkenheid 7 clubs bij een GG van Rc Amsterdam: plastic fabriek in India. DDF bijdrage van ons District: $30,000.- |
- | Begeleiding en aanvragen van 10 succesvolle District Grants |
- | Begeleiding van 2 succesvolle projecten via het Disaster Fund (Oekraïne). |
- | Bericht van Evanston: We zijn als District 100% in compliance! |
Plannen 2023- 2024: Vergadering District TRF commissie op 29 september, voorbereiding en besluitvorming plannen 2023- 2024. | |
- | Oktober, namens DG en DRFC: versturen van het verzoek om te doneren aan TRF aan alle clubs en aan alle Rotarians van ons District. |
- | November e.v. : begeleiden en aanvragen van de District Grants 2023-2024. Beschikbaar budget: $28,312. |
- | Aandacht en beleid voor de 18 “ Non Giving Clubs”: PETS, persoonlijke benadering, clubbezoek etc. i.o.m. de DG |
- | Monitoring en begeleiding aanvragen GG |
- | Donatie uit DDF aan EPN |
- | Vacatures TRF commissie: leden en de functie van DRFC. |
DDF balans 2023- 2024: 1 juli 2023, beschikbaar : $150,271. Indien de toegezegde bijdragen worden gerealiseerd is voor 2023- 2024 beschikbaar voor bijdragen aan GG en bijdragen aan andere projecten zoals bv IHE : $ 80,959. Peter Weda, DRFC 4 sept 2023. |