standaard huishoudelijk reglement 2019
OPMERKING VOORAF
Het gebruik van de tekst van dit huishoudelijk reglement wordt aanbevolen. het is een Rotaryclub evenwel toegestaan in die tekst wijzigingen aan te brengen teneinde deze aan te passen aan de eigen omstandigheden. Die wijzigingen mogen niet in strijd zijn met de statuten van de club (de voor de Rotaryclubs in Nederland voorgeschreven standaard clubstatuten versie 2019, noch met de statuten of het huishoudelijk reglement van RI, Indien en voor zover opname van enig artikel op grond van voornoemde statuten en RI-huishoudelijk reglement vereist is wordt dat bij het betreffende artikel met het woord Verplicht aangegeven.
De gouverneurs raden de clubs aan bij het opstellen van een huishoudelijk reglement gebruik te maken van deze versie 2019; deze sluit beter aan bij de Nederlandse situatie.
INHOUDSOPGAVE
Huishoudelijk Reglement van de Rotaryclub 2
Artikel 3 - Verkiezing van bestuurders 2
Artikel 4 - Taak van de bestuurders 3
Artikel 5 - Clubbijeenkomsten, vergaderingen 4
Artikel 6 - Contributie 4
Artikel 7- Wijze van stemmen 4
Artikel 8 - Commissies 5
Artikel 9 - Taken van de commissieds 6
Artikel 10 - Financiën 7
Artikel 11 - Wijze van verkiezing van leden 8
Artikel 12 - Voorstellen 9
Artikel 13- Agenda van de clubbijeenkomst 9
HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE ROTARYCLUB
ARTIKEL 1. DEFINITIES (VERPLICHT)
In dit reglement wordt verstaan onder:
1. |
Bestuur: het bestuur van de club; |
2. |
Bestuurder: een bestuurder, lid van het bestuur van de club; |
3. |
Lid: een lid, niet zijnde een erelid, van de club; |
4. |
Quorum: het aantal leden dat tenminste aanwezig moet zijn voor een geldige stemming |
5. |
RI: Rotary International , wereldorganisatie van serviceclubs; |
6. |
Jaar: de twaalfmaands periode, te beginnen op één juli. |
De club wordt bestuurd door een bestuur waarvan in elk geval de voorzitter, de vorige voorzitter, de inkomend voorzitter, de secretaris en de penningmeester deel uitmaken.
NB: De club kan desgewenst aanvullend andere functionarissen in het bestuur opnemen, zoals bijvoorbeeld de commissaris van orde.
ARTIKEL 3 - VERKIEZING VAN BESTUURDERS EN BESTUURSTERMIJN
1. Met uitzondering van de voorzitter worden de bestuurders verkozen door de leden van de club tijdens een buitengewone clubbijeenkomst (jaarvergadering),te houden voor 31 december van elk clubjaar, als bedoeld in artikel 7, lid 2 van de statuten en treden zij in functie op 1 juli, onmiddellijk volgend op hun verkiezing. De voorzitter wordt verkozen tijdens een buitengewone clubbijeenkomst, als bedoeld in artikel 7, lid 2 van de statuten, die wordt gehouden in de negentiende maand voor de dag, waarop hij als voorzitter in functie treedt.
2. Het bestuur maakt de namen van de kandidaten voor de verschillende bestuursfuncties bekend tijdens een clubbijeenkomst, die niet later wordt gehouden dan een maand voor de dag van de clubbijeenkomst, waarin de verkiezing aan de orde is.
Vanaf die bekendmaking hebben de leden van de club gedurende veertien dagen het recht tegenkandidaten te stellen; de namen van de tegenkandidaten dienen schriftelijk bij de secretaris te worden ingediend.
Voor een bestuursfunctie is die kandidaat verkozen, die tijdens de clubbijeenkomst, waarin de verkiezing aan de orde is, de meeste stemmen op zich verenigt.
3. Bij een tussentijds ontstane vacature in het bestuur wordt zo spoedig mogelijk tijdens een clubbijeenkomst voorzien. Het bepaalde in lid 2 is alsdan van overeenkomstige toepassing.
4. Ingeval van een vacature van een reeds gekozen, doch nog niet in functie getreden bestuurder vindt het bepaalde in lid 3 overeenkomstige toepassing.
5. De leden van de club worden ten minste vijf dagen tevoren van het houden van een clubbijeenkomst, als hiervoor in dit artikel bedoeld, in kennis gesteld. Hetzelfde geldt voor een clubbijeenkomst, waarin een voorstel tot ontslag van een bestuurder aan de orde is.
6. De bestuurstermijnen van de voorzitter,diens directe voorganger en de inkomend voorzitter is één jaar. De bestuurstermijn van de secretaris en penningmeester is drie jaar en kan éénmaal met eenzelfde periode worden verlengd.
NB: Krachtens artikel 11 lid 5 onder a moet het huishoudelijk reglement een regeling bevatten omtrent de verkiezingsprocedure voor bestuursleden.
ARTIKEL 4 - TAAK VAN DE BESTUURDERS
1. |
Voorzitter |
2. |
Vorige voorzitter |
3. Inkomend voorzitter
De inkomend voorzitter maakt deel uit van het bestuur van de club en vervult die taken, die hem door de voorzitter worden opgedragen. Hij bereidt zich voor op zijn taken als voorzitter.
4. Secretaris
Tot de taak van de secretaris behoort: het bijhouden van de ledenlijst en van het attendanceregister tijdens de clubbijeenkomsten, het verzenden van oproepingen voor clubbijeenkomsten en voor bestuurs- en commissievergaderingen, het maken en bewaren van notulen van die bijeenkomsten en vergaderingen, het uitbrengen van de nodige rapporten aan Rotary International, waaronder het halfjaarlijks lidmaatschapsrapport (SAR), op de eerste januari en de eerste juli te zenden aan de secretaris-generaal van Rotary International, de wijzigingen daarin aan hem op te geven en verder die plichten te vervullen, die deze functie gewoonlijk meebrengt.
5. Penningmeester
De penningmeester voert het beheer over de geldmiddelen en bereidt de rekening en verantwoording voor, welke jaarlijks aan de leden van de club wordt afgelegd.
Verder vervult hij die plichten, die deze functie gewoonlijk meebrengt.
Bij zijn aftreden als penningmeester draagt hij aan zijn opvolger of aan de voorzitter alle onder zijn berusting zijnde gelden, boeken en bescheiden over.
6. Bestuursleden wonen de clubbijeenkomsten en bestuursvergaderingen bij.
NB1: Het Handboek voor Rotarians bevat informatie over bestuurstaken
NB2: Indien een commissaris van orde deel uitmaakt van het bestuur kan hier worden opgenomen:
7. Commissaris van orde
De commissaris van orde vervult de taken, welke deze functie gewoonlijk met zich meebrengt en verder die, welke hem door de voorzitter of het bestuur worden opgedragen.
ARTIKEL 5 – CLUBBIJEENKOMSTEN, VERGADERINGEN
1. De jaarvergadering als bedoeld in artikel 7 lid 2 van de statuten en artikel 3 lid 1 van dit huishoudelijk reglement wordt uiterlijk 31 december gehouden.
2. De wekelijkse clubbijeenkomsten worden gehouden op -dag om - uur.
Indien dag of uur van een bijeenkomst wordt gewijzigd of een bijeenkomst vervalt, wordt dit tijdig aan de leden bekend gemaakt. NB: Overeenkomstig artikel 7 lid b1 onder f van de statuten mag de club besluiten tot een andere frequentie van bijeenkomen, mits minimaal tweemaal per maand. Een dergelijk besluit moet in dit huishoudelijk reglement worden vastgelegd.
3. De bestuursvergaderingen worden gehouden op - van iedere maand. Indien de voorzitter of twee andere bestuurders dat gewenst acht(en), worden tussentijdse vergaderingen gehouden, mits deze tijdig door of namens de voorzitter worden bijeengeroepen.
4. Voor zover bij de statuten of dit huishoudelijk reglement niet anders is bepaald, worden besluiten van de leden van de club, van het bestuur en van commissies genomen tijdens een clubbijeenkomst respectievelijk vergadering van het bestuur of de desbetreffende commissie met gewone meerderheid van de stemmen van de aanwezigen.
5. De meerderheid van de leden van het bestuur of een commissie vormt het quorum, vereist voor de geldigheid van in een vergadering van het bestuur of een commissie te nemen besluiten. Het quorum voor besluiten van de club bedraagt ten minste één derde van het aantal clubleden, behoudens voor zover anders is bepaald in de artikelen 11 lid 5 onder d en artikel 12 lid 1 van de statuten..
NB1: De club is voor het overige vrij in het bepalen van de omvang van het quorum; dat kan bijvoorbeeld 2/3 of 3/4 van het aantal leden zijn.
NB2: Het huishoudelijk reglement moet krachtens artikel 7 lid 1 onder a van de statuten in elk geval dag en tijdstip van de clubbijeenkomst bepalen.
ARTIKEL 6 – CONTRIBUTIE (VERPLICHT)
De jaarlijkse contributie bedraagt ….. Betaling geschiedt door …..De contributie omvat de afdracht aan RI en aan het district (inclusief het abonnement op de Rotarian), de kosten van het clublidmaatschap en eventuele andere kosten.
ARTIKEL 7 - WIJZE VAN STEMMEN
Stemmingen tijdens clubbijeenkomsten of vergaderingen geschieden mondeling. Over personen wordt echter schriftelijk gestemd, indien de meerderheid der aanwezigen dit verlangt of - zo het een clubbijeenkomst betreft - het bestuur daartoe besluit. NB: Indien er een satellietclub is hier tevens een regeling over de stemprocedure van die satellietclub opnemen
1. Er zijn vaste commissie voor:
● |
clubzaken (club service); |
● |
Voorlichting en PR |
● |
Ledencommissie |
● |
Serviceprojecten (community service); |
● |
Rotary Foundation |
2. De clubvoorzitter is uit hoofde van zijn functie lid van alle commissies en heeft alle rechten, aan dat lidmaatschap verbonden.
3. Het bestuur benoemt de voorzitters en de overige leden van de commissies.
4. Indien het bestuur of de voorzitter van een der commissies, in lid 3 bedoeld, dat nodig oordeelt, kunnen een of meer subcommissies worden ingesteld, waarvan de leden door het bestuur in overleg met de voorzitter van de desbetreffende vaste commissie worden benoemd.
5. Ter bevordering van de continuïteit kunnen leden van een commissie voor een periode van langer dan een jaar worden benoemd en zal bij voorkeur een lid van de desbetreffende commissie als opvolgend voorzitter worden benoemd.
6. De commissie ledenbeleid bestaat uit ten minste drie leden, het lidmaatschap van de voorzitter van het bestuur ingevolge lid 9 niet meegerekend. Van de eerstbedoelde leden van die commissie wordt elk jaar een/derde deel benoemd, met een zittingsduur van drie jaar.
Bij wijze van overgangsmaatregel kunnen de leden van die commissie als volgt worden benoemd:
● |
een/derde deel voor een zittingsduur van één jaar, |
● |
een/derde deel voor een zittingsduur van twee jaar en |
● |
een/derde deel voor een zittingsduur van drie jaar. |
7. De voorzitter van de commissie voor clubzaken is verantwoordelijk voor al hetgeen betrekking heeft op clubzaken (club service), ziet toe op alle commissies, welke tot bevordering van bepaalde onderdelen van clubzaken zijn ingesteld, en coördineert de werkzaamheden van die commissies.
8. Elke commissie voert de taak uit, welke haar bij dit huishoudelijk reglement is toegewezen, en verder hetgeen haar wordt opgedragen door het bestuur of de voorzitter van het bestuur.
Behoudens speciale machtiging van het bestuur voeren de commissies geen plannen uit, voordat terzake aan het bestuur rapport is uitgebracht en dat rapport door het bestuur is goedgekeurd.
NB: Mogelijke subcommissies: jeugd, attendance, Vocational (beroepsethiek), programma, internationale zaken (International), onderling verkeer (fellowship) en clubberichten en verder voor alle andere onderdelen, ten aanzien waarvan het bestuur de benoeming van een commissaris wenselijk acht, zoals het geven van voorlichting aan de gemeenschap over geschiedenis, doel en werkzaamheden van Rotary.
ARTIKEL 9 - TAKEN VAN DE COMMISSIES
1. Ledencommissie
Deze commissie onderzoekt regelmatig de mogelijkheid van vervulling van openstaande classificaties en doet daartoe voorstellen aan het bestuur. Zij stelt een onderzoek in naar de persoon en naar de zakelijke, sociale en maatschappelijke reputatie van een voorgesteld lid en brengt het resultaat van dat onderzoek ter kennis van het bestuur. Zij maakt zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 31 augustus van elk jaar, een classificatieoverzicht van de plaatselijke gemeenschap, stelt aan de hand daarvan een lijst samen van de vervulde en niet-vervulde classificaties, herziet zo nodig in de club vertegenwoordigde classificaties en pleegt met het bestuur overleg over alle vraagstukken op het gebied van de classificatie.
2. Commissie serviceprojecten (community service).
Deze commissie ontwerpt en brengt plannen ten uitvoer, die de leden van de club kunnen leiden en steunen bij het vervullen van hun plicht jegens de locale gemeenschap. De voorzitter van deze commissie is verantwoordelijk voor hetgeen de club in het belang van de gemeenschap verricht. Hij ziet toe op en coördineert het werk van alle subcommissies, die voor afzonderlijke onderdelen van "maatschappelijke hulp" zijn ingesteld.
3. Rotary Foundation commissie.
Deze commissie onderhoudt contact met de districtscommissie Rotary Foundation en tracht het doen van jaarlijkse giften door de leden (al dan niet via de club) aan de diverse fondsen van Rotary Foundation te bevorderen en eventuele matching grants aan te vragen ter vermeerdering van de fundraisingsopbrengsten van de club voor specifieke doelen, die door de club zijn aangewezen.
4. Commissie internationale zaken (International service).
Deze commissie ontwerpt en brengt plannen ten uitvoer, die de leden van de club kunnen leiden en steunen bij het vervullen van hun plicht ten aanzien van internationale zaken. De voorzitter van deze commissie is verantwoordelijk voor de activiteiten van de club op internationaal gebied. Hij ziet toe op en coördineert het werk van alle subcommissies, die voor afzonderlijke onderdelen van "internationale zaken" zijn ingesteld.
5. Commissie voor beroepsethiek (Vocational service).
Deze commissie ontwerpt en brengt plannen ten uitvoer, die de leden van de club kunnen leiden en steunen bij het dragen van hun verantwoordelijkheid ten opzichte van de verhoudingen in hun beroep en bij het verhogen van het peil van het zaken- en beroepsleven. De voorzitter van deze commissie is verantwoordelijk voor hetgeen de club op dit gebied verricht en hij ziet toe op en coördineert het werk van alle subcommissies, die voor afzonderlijke onderdelen daarvan zijn ingesteld.
6. Attendance commissie.
Deze commissie moedigt de leden van de club met alle daartoe geëigende middelen aan tot het bijwonen van Rotarybijeenkomsten, met inbegrip van districtsconferenties, interstedelijke bijeenkomsten (Intercities), internationale conferenties en internationale conventies.
Verder stimuleert deze commissie meer in het bijzonder het bijwonen van bijeenkomsten van de eigen club en, bij verhindering, het bezoeken van andere clubs.
Zij licht de leden van de club in omtrent de voorschriften betreffende de opkomst en tracht de opkomst te verbeteren en de oorzaken van een minder goede opkomst weg te nemen.
7. Commissie voor onderling verkeer (Fellowship).
Deze commissie heeft tot taak het bevorderen van de goede onderlinge betrekkingen tussen en de vriendschap onder de leden van de club en in het algemeen het verrichten van hetgeen haar in overeenstemming met het doel van de club door de voorzitter of het bestuur wordt opgedragen.
8. Programmacommissie.
Deze commissie verzorgt de voorbereiding en de samenstelling van de programma's voor de gewone clubbijeenkomsten en voor de jaarlijkse buitengewone clubbijeenkomst.
9. Jeugdcommissie (Youth Service).
Deze commissie ontwerpt en brengt plannen ten uitvoer betreffende jeugdzaken, waaronder begrepen uitwisselingsprogramma’s, zomerkampen, RYLA (Rotary Youth Leadership Award), Ambassadorial Scholarships enzovoort.
10. Voorlichtings- en PR commissie.
Deze commissie heeft tot taak:
● |
toekomstige leden van de club voor te lichten over de rechten en plichten, verbonden aan het lidmaatschap van een Rotaryclub; |
● |
de leden en in het bijzonder de nieuwe leden een juist begrip bij te brengen van de rechten en plichten van de leden; |
● |
de leden voor te lichten over de geschiedenis, het doel en de werkzaamheden van Rotary; |
● |
de leden voor te lichten over de wijze, waarop Rotary International wordt bestuurd en de ontwikkelingen dienaangaande. |
● |
de website van de club actueel te houden en verdere publicaties te verzorgen waarbij de bekendheid van de club wordt gepromoot. |
1. Aan het begin van ieder clubjaar (lopende van 1 juli tot en met 30 juni) stelt het bestuur een begroting op van de vermoedelijke inkomsten en uitgaven gedurende dat jaar. Die begroting behoeft de goedkeuring van de leden van de club. Een begrote uitgave mag slechts worden overschreden, indien de begroting daartoe met goedkeuring van de leden van de club is gewijzigd.
De leden van de club worden ten minste vijf dagen tevoren van het houden van een clubbijeenkomst, waarin de begroting of een wijziging daarvan aan de orde is, in kennis gesteld.
2. Tijdens een clubbijeenkomst, welke in de maand september wordt gehouden, brengt het bestuur een jaarverslag uit over de gang van zaken in de club en over het gevoerde beleid.
Tijdens die clubbijeenkomst legt het bestuur de balans per het einde van het afgelopen clubjaar en de staat van baten en lasten betreffende dat clubjaar (de jaarstukken) aan de leden van de club ter goedkeuring over, tezamen met het schriftelijke verslag van de hierna bedoelde commissie. De jaarstukken worden ondertekend door alle bestuurders; ontbreekt de ondertekening van een of meer van hen, dan wordt daarvan onder opgave van redenen melding gemaakt.
De leden van de club benoemen jaarlijks tijdens de buitengewone clubbijeenkomst, bedoeld in artikel 7, lid 2 van de statuten, een commissie van ten minste twee leden. Die commissie onderzoekt de jaarstukken en brengt aan de leden van de club verslag van haar bevindingen uit tijdens de clubbijeenkomst, bedoeld in de eerste zin van dit lid.
Goedkeuring van de jaarstukken door de leden van de club strekt het bestuur tot décharge voor het bestuur over het afgelopen clubjaar, tenzij daarbij door de leden een voorbehoud wordt gemaakt.
De leden van de club worden van het houden van een clubbijeenkomst, waarin de behandeling van het jaarverslag, de jaarstukken en het verslag van de in de vierde zin van dit lid bedoelde commissie aan de orde is, ten minste vijf dagen tevoren in kennis gesteld.
3. De penningmeester stort alle gelden van de club op een door het bestuur aan te wijzen rekening.
4. Het clubjaar is met het oog op het innen van de contributie verdeeld in twee halfjaarlijkse termijnen, lopende van 1 juli tot en met 31 december en van 1 januari tot en met 30 juni. Betaling van de "bijdrage per lid" aan Rotary International geschiedt jaarlijks op de eerste juli en de eerste januari. Voor de berekening van het totaal van die bijdrage is het aantal leden op die data bepalend.
5. Het bestuur stelt de termijnen vast, waarbinnen de leden aan hun financiële verplichtingen dienen te voldoen.
ARTIKEL 11 - WIJZE VAN VERKIEZING VAN LEDEN
1. Indien een actief lid van de club een kandidaat-lid wenst voor te stellen, dient hij de naam van dat kandidaat-lid schriftelijk en vertrouwelijk aan de secretaris bekend te maken.
2. Het bestuur stelt vast of het voorstel in overeenstemming is met de statutaire vereisten voor wat betreft de classificatie en het lidmaatschap.
3. Het bestuur, gehoord de ledencommissiebeslist binnen dertig dagen na het indienen of zij het voorstel goed- dan wel afkeurt. De secretaris stelt de voorsteller van die beslissing op de hoogte.
4. Bij goedkeuring beslissen de voorzitter van het bestuur en de voorzitter van de commissie ledenbeleid in onderling overleg of het kandidaat-lid vóór of pas ná ballotage in de club wordt benaderd.
5. Kandidaat-leden die het bestuur aan de club heeft voorgedragen, worden in drie direct opeenvolgende wekelijkse bijeenkomsten afgeroepen.
6. Indien een gast aanwezig is, deelt de voorzitter mee dat het bestuur kandidaat-leden voorstelt en dat de leden de namen na afloop van de bijeenkomst aan de voorzitter of secretaris kunnen vragen. In het weekbericht dat, na de eerste keer dat een kandidaat-lid is afgeroepen, per e-mail of schriftelijk aan alle leden wordt toegezonden vóór de eerstvolgende bijeenkomst, staan alleen de kwalificaties en niet de namen van de kandidaat-leden. Indien de secretaris binnen een termijn van drie weken na de eerste 1afroep geen schriftelijke bezwaren van een lid heeft ontvangen, is het kandidaat-lid verkozen als lid. Is er wel sprake van (een) zodanig(e) bezwaar/bezwaren, dan beslissen voorzitter, inkomend voorzitter, secretaris, penningmeester en oud-voorzitter op grond van objectieve criteria bij meerderheid van stemmen of het/de ingebrachte bezwaar/bezwaren reden(en) is/zijn de verkiezingsprocedure te beëindigen.
7. Na de verkiezing draagt de voorzitter zorg voor installatie van het nieuwe lid, de secretaris verstrekt hem/haar een lidmaatschapskaart en meldt het nieuwe lid aan bij Rotary International en bij Lead. De voorzitter draagt zorg dat het nieuwe lid tijdens de installatie de daarbij behorende boeken en bescheiden ontvangt en wijst een lid aan om het nieuwe lid terzijde te staan in zijn/haar assimilatieproces.
8. Een andere club kan het voorstel doen het lidmaatschap van een lid van deze club over te doen gaan naar een andere club. De procedure tot toelating van dat lid tot de andere club verloopt volgens leden 1 t/m 6 van dit artikel.
NB: De procedure voor toelating verschilt in de praktijk soms van de bovenstaande procedure. Er zijn ook clubs die de ballotage schriftelijk doen plaatsvinden en, indien die geen bezwaren oplevert, het kandidaat-lid in beginsel als lid toelaat en een aantal bijeenkomsten laat bijwonen waarna het beslist of het toetreedt. Uiteraard dient een dergelijke regeling dan in het huishoudelijk reglement te worden opgenomen.
1. Voorstellen voor besluiten, waardoor de club zal worden gebonden, worden tijdens een clubbijeenkomst niet in behandeling genomen, voordat het bestuur deze heeft onderzocht.
2. Voorstellen, die tijdens een clubbijeenkomst aanhangig worden gemaakt en waarover het bestuur zich niet tevoren heeft kunnen beraden, worden, zonder dat daarover door de leden wordt beraadslaagd, naar het bestuur verwezen. Na beraad zal het bestuur het desbetreffende voorstel, vergezeld van zijn advies, aan de leden voorleggen.
ARTIKEL 13 - AGENDA VAN DE CLUBBIJEENKOMST
De agenda van een clubbijeenkomst is als volgt samengesteld:
● Opening;
● Begroeting van gasten;
● Ingekomen stukken en aankondigingen;
● Eventuele verslagen van commissies;
● Niet afgedane zaken;
● Nieuwe zaken;
● Spreekbeurt of andere programmapunten; en
● Sluiting.
1. Dit huishoudelijk reglement kan door de leden tijdens een clubbijeenkomst met een meerderheid van ten minste twee/derden van de stemmen van de aanwezige leden worden gewijzigd, mits de meerderheid van de leden aanwezig is en alle leden ten minste tien dagen voor die clubbijeenkomst schriftelijk van de voorgestelde wijziging in kennis zijn gesteld, onder de mededeling dat tijdens die bijeenkomst het voorstel tot die wijziging zal worden behandeld.
2. Een wijziging in dit reglement, waardoor het reglement in strijd komt met de statuten, is nietig.
Overal waar in dit huishoudelijk reglement de mannelijke vorm van een voornaamwoord is gebruikt, is daaronder mede de vrouwelijke vorm te verstaan.