Conclusies Landelijke Ledendag

Conclusies Landelijke leden dag 2014

Wees duidelijk en enthousiast, vertel dat jouw club een onderdeel is van wereldwijde organisatie, het grootste sociale netwerk ter wereld met 1.2 miljoen leden over ruim 200 landen en met meer dan 34175 clubs. De grootste goede doelen organisatie met hoge ethische waarden en normen.

Kijk vooral naar maatschappelijke betrokkenheid in plaats van hoogste in rang Denk ook aan diversiteit en daar horen dus ook zzp-ers en hoogopgeleide “huisvrouwen” (domestic engineers) bij. Want leden moeten, beschikbaar, betrokken en betrouwbaar zijn. (de drie B’s)

Voorkom dat een beeld ontstaat van een elitaire club als er alleen naar de hoogste in rang wordt gekeken.

Veel ‘hoogsten’ in rang zijn de laatste jaren van hun troon gevallen, waren zij wel ethisch bezig?

Veel ‘hoogsten’ in rang zijn zo druk dat zij niet aan de drie B’s kunnen voldoen.

Belangrijk is dat een Rotarian tijd en energie kan en wil steken in Rotary en haar projecten. Een Rotarian die niet vraagt om een tegenprestatie.

Door duidelijk te zijn over wat Rotary doet en wat van een Rotarian verwacht wordt. Naast lid zijn van een club is het ook een maatschappelijke betrokkenheid van belang.

Nieuwe leden moeten worden opgevangen en begeleid. Het liefst door twee mentoren als er één niet is, is er altijd wel die andere. Zorg dat nieuwe leden betrokken worden in het reilen en zeilen van de club, laat ze meedoen in een commissie of Avenue, zorg dat ze zich volwaardig en waardevol voelen. Nieuwe leden lopen niet zomaar weg, vaak ligt onduidelijkheid en weinig respect voor de veelal jonge leden daaraan ten grondslag. Nieuwe leden hebben veel te bieden aan de club. Zij brengen nieuwe ideeën, kennis en kunde en energie. Maar omgekeerd laten de oudere leden hen in hun ervaring delen . Laat hen vijf minuten praatjes, een bijeenkomst verslaan, deelnemen aan nieuwe ledenavonden, clubjes van zes of een dilemma bespreking organiseren. Vertel over de regels van de club, maak van het installeren een feest. Spreek ze aan op inactiviteit en leg uit dat een attendance % de mate van betrokkenheid weergeeft op wekelijkse bijeenkomsten en de overig clubactivteiten.

Respect en vertrouwen is het smeermiddel voor nieuwe leden Laat bijvoorbeeld de voorzitter samen met een mentor of een ander clublid in een gesprek nagaan of de neuzen nog in dezelfde richting staan.

Als nieuwe leden afhaken kan er sprake zijn van een mis match, een exit gesprek is dan van belang. Vraag door en neem geen genoegen met een algemeen antwoord dat iemand te druk is, als het vermoeden bestaat dat dit niet het geval is. Het waarom en hoe van vertrek is belangrijk om verder verloop te voorkomen; het moet een leermoment zijn voor bestuur en club.

Het programma van de club is van cruciaal belang. Het moet uitdagend, spannend en actueel zijn. Iedere bijeenkomst moet van topklasse zijn om te kunnen concurreren met andere aantrekkelijke tijdbestedingen. Zorg voor diversiteit, zowel in geslacht, leeftijd, kleur en cultuur. Alle clubleden doen mee, met een jaarlijkse eigen inbreng per lid. Elke week een 5 minuten praatje. Ga als er draagvlak voor is, bewust een project aan. Wees duidelijk over de consequenties. Zorg dat leden die niet altijd aanwezig zijn op clubbijeenkomsten, maar wel actief zijn als dat nodig is betrokken blijven en geef ze net zoveel aandacht als de andere leden. Bij een langdurige afwezigheid i.v.m. werk zorg voor een Skype gesprek met de leden als dat mogelijk is. Met andere worden, aandacht is hier het sleutelwoord. Ook als het even niet meezit door bijvoorbeeld het verlies van een baan, geldzorgen, dan stille hulp. Zorg voor geborgenheid en vertrouwen zonder daarover veel woorden vuil te maken. Een time out moet kunnen geef daarom dispensatie voor een van te voren afgesproken en maximale termijn. Wees duidelijk en gooi overbodige en veelal zelfbedachte/ontstane regels overboord als dit nieuwe leden blokkeert.

Rotarian ben je voor je leven. Diversiteit juist ook in leeftijd is van kernwaarde bij Rotary. Zolang leden, Rotarians dus, actief betrokken, beschikbaar en betrouwbaar zijn (3 B’s) dan zijn ook de oudere leden een lust voor de club. Leeftijd kan een rol spelen als men niet meer actief kan deelnemen activiteiten van de club en geen relevant netwerk meer heeft. Maar leeftijd mag nooit een criterium zijn, bijvoorbeeld “bij pensionering of bij het bereiken van 70 jaar, mag met geen lid meer zijn. Sommige clubs vragen vijf jaar na pensionering wat een ouder lid de komende vijf jaar binnen en buiten de club nog wil bijdragen. Oudere leden, mits zelf nog positief actief dragen in belangrijke mate bij in een goede sfeer in de club. Ervaring en wijsheid, maar ook de rust en geduld die ouderen in grote mate hebben kunnen de club alleen maar dienen. Oudere leden die zichzelf in de weg zitten en alles traineren wat er aan clubzaken wordt voorgesteld moeten geactiveerd en als dat niet lukt, op hun gedrag aangesproken worden. Ook hier geldt weer met respect en vertrouwen. Met een duidelijke koers die op draagvlak is gestoeld zal de keuze vereenvoudigen om actief lid te blijven.

We moeten ophouden over “het imago”, dat hebben wij ons zelf aangepraat. Onze identiteit is een andere, Rotarians doen goede dingen, zijn dienstbaar en helpen waar en wanneer nodig zonder eigen belang.

Het doorsnee Rotary imago is van de vorige eeuw, hands on projecten waren minder aansprekend. De portemonnee trekken was in die tijd het doekje voor het bloeden. Nu zijn Rotarians mensen die hard werken voor hun bestaan, no nonsens figuren, die naast hun vaak drukke baan ook tijd moeten vinden voor het opvoeden van hun kinderen, een gezinsleven en hobby’s. De huidige Rotarian wil concreet en duidelijk. Wat wordt er van mij verwacht, waar en wanneer moet het gedaan zijn. Duidelijk en zonder al te veel bla bla. Pragmatisch ook in de uitingen naar buiten.

Rotarians doen goede dingen. Daar zijn ze trots op, als je het ze vraagt, maar daarover communiceren, doen ze vaak niet of onvoldoende. Het is jammer, maar hoe kan Rotary overleven in een maatschappij waar communicatie het wiel is waarop de wereld draait. Waarbij alles ouder dan 1-3 maanden iets van eeuwen geleden is. Communicatie is een levensader zonder communicatie doe je niet mee. Zonder op de borst te kloppen over hoe goed we zijn of hoeveel goede dingen we doen, moeten we de buitenwereld kunnen laten weten wat we doen.

Gooi die websites open, gebruik de sociale media, vertel wat we doen, nodig uit, laat anderen weten hoe verrijkend en inspirerend Rotary is. Laat zien wat je doet, laat Rotary stralen.

Om goed te communiceren en om een goede PR te hebben is het gebruik van Twitter, Facebook, linkedin en een eenduidige, herkenbare actuele en aantrekkelijke website, van wezenlijk belang. Laat zien wat je doet, laat Rotary stralen.

Berichten over en weer, binnen de eigen club kan met de Rotary app. Dat is voor de fellowship gedachte perfect. Maar communicatie over de activiteiten van de club, door leden van de club, of met leden (volgers) van andere Rotary clubs, kan een dynamiek doen ontstaan die, actueel, onmiddellijk en indringend kan zijn. Met Twitter retweeten, met Faceboek ‘ liken’ , maar ook verwijzen naar de website of een YouTube filmpje. Daarvoor gebruik je de sociale media. Bijvoorbeeld in gesprek met een mogelijke nieuw lid vraag dan haar of zijn e-mailadres om een linkje te sturen over de YouTube film van je club of activiteit. En het gaat er niet om wie we zijn, maar wat we doen. Daar kun je ons op meten.

Wij hebben nauwelijks nog folders of andere geprinte boodschappen. Je kunt altijd naderhand vragen hoe hij of zij de informatie vond en eventueel nog aanvullen met materiaal.

Om goed gebruik te kunnen maken van Twitter en Facebook, en om te leren hoe e.e.a. werkt, kunnen jongeren, bijvoorbeeld kinderen van leden, gevraagd worden dat te komen uit te leggen. Een leuke inspirerende en leerzame bijeenkomst zal het resultaat zijn.