Online tools

Nu (bijna) iedereen thuiswerkt, hebben veel Rotaryclubs hun toevlucht al gezocht tot de online vergadertools. En ja, dat is even wennen. Door elkaar praten is een no-go, anders zitten we in een kippenhok. Heen en weer schuiven met je koffie? Niet als je de mute-knop niet hebt ingedrukt. Enzovoorts.

Voor de clubs en commissies die nog niet online vergaderen, hebben we de meest gebruikte tools op een rij gezet. Voor alle gebruikers hebben we -om aangenaam te vergaderen- e.e.a. in kaart gebracht.

Online vergadertools

De meest gebruikte vergadertools vind je hieronder. Meestal is er wel iemand in de club of commissie die ergens goede ervaringen mee heeft en de anderen op weg kan helpen.

Skype

Je installeert Skype op je computer en je moet een account aanmaken. Met grotere groepen werkt de niet-betaalde Skype minder goed, omdat er een grote bandbreedte vereist is om een goede gesprekskwaliteit te waarborgen. Als er een Skype-voor-bedrijvenaccount is, gaat het wel beter.

Zoom

Bevelen we aan. Met de gratis versie kun je tot honderd deelnemers vergaderen. In principe veertig minuten. Daarna moet je betalen. Vaak is er wel iemand binnen een club die een betaald abonnement heeft dat gebruikt kan worden. Onze ervaring is verder dat er ook in het gratis account meestal gewoon doorvergaderd kan worden na de veertig minuten.

Tip: let er bij gebruik van Zoom - zoals trouwens altijd bij online activiteiten - wel op dat je niet klikt op een verkeerd linkje klikt.

Whereby

Werkt prima tot vier personen. Je hoeft je niet te registreren. Je kunt gewoon een link naar alle deelnemers sturen. Met ieder gesprek maak je een nieuwe link aan. Te gebruiken via computer, laptop, smartphone en tablet.

Facetime

Werkt prima een-op-een.

WebEx

WebEx is te vergelijken met Zoom. Er is een gratis en een betaalde versie.

Tips om mee te geven bij het versturen van de uitnodiging

Vraag mensen

·	zo veel mogelijk vanaf de computer in te loggen,

·	in een rustige omgeving te gaan zitten, waar ze niet gestoord worden,

·	zo mogelijk een rustige achtergrond te kiezen,

·	zo mogelijk met oortjes/koptelefoon in te bellen.

De do’s-and-don’ts bij het vergaderen

Zo, het programma is gekozen, de link verstuurd en langzaamaan druppelt iedereen de virtuele omgeving in. En nu?

Voor de organisator

Laat iemand die het programma kent de introductie doen:

·	Leg uit waar de mute-knop zit en vraag iedereen om die te gebruiken zolang zij niet zelf praten. Elk achtergrondgeluid zorgt er namelijk voor dat je in beeld komt en dat wil je niet. Je wilt de spreker in beeld hebben.

·	Bij de meeste programma’s kun je chatten. Leg uit dat dat zowel met de hele groep kan, als naar één persoon. Leg uit waar de functie zit, en hoe die werkt. Je zou kunnen afspreken dat iedereen de vragen voor de spreker via de chat verstuurt en dat één persoon het woord geeft aan de anderen.

·	Leg de overige functies in het programma uit.

Voor de deelnemers

·	Zit op tijd klaar met je oortjes in/koptelefoon op om de link van de meeting te activeren.

·	Gebruik je pc of laptop, want daarmee heb je meer of makkelijker functies (chatten, mute zetten, etc.) dan op je mobiel.

·	Ga in een rustige kamer zitten, want ieder achtergrondgeluid komt door, als je microfoon aanstaat.

·	Zet dan ook zo veel mogelijk je microfoon op mute, als je niet spreekt.

·	Niet door elkaar praten, de voorzitter geeft spreekbeurten, of de presentator stelt gericht vragen

·	Als je iets tussendoor wilt zeggen, stuur je een chat om ‘de beurt’ te vragen.

·	Houd de aandacht bij de spreker en geef hem of haar af en toe gebarenfeedback (duim, zwaai, lach, verzin iets), want die goede man of vrouw zit anders ook maar in een zwart gat te praten.

·	Ga niet rondlopen, koffiezetten, neuspeuteren of andere dingen doen die je in een reguliere vergadering ook niet zou doen.

·	Kijk ajb recht in de camera, check even hoe anderen je zien (neusgaten zijn niet het meest aantrekkelijke deel).