Beschrijving taak en tijd voor de functies DG, DGE, DGN en de club

Hieronder volgen diverse aantekeningen over de taken en de daarvoor benodigde tijd voor de functies van Districts Gouverneur (DG) en Inkomend Districts Gouverneur (DGE). Daarnaast een vermelding betreffende de genomineerde inkomend gouverneur (DGN).

Taken gouverneur (m/v)

De taken van de Gouverneur  staan voor een gedeelte expliciet in de Manual of Procedure vermeld, te weten:

• Verantwoordelijkheid voor het oprichten van nieuwe clubs en clubvarianten in het district.
• Versterken en bijstaan van alle clubs in het district.
• Bevorderen van goede betrekkingen tussen de clubs in het district en tussen de clubs en Rotary International.
• Contacten onderhouden met alle clubs in het district. E.e.a. is maatwerk op basis van inzichten en wensen van clubs, Gouverneur en Assistent-Gouverneur
• Voorzitten van de stafvergaderingen in het district en uitvoering geven aan alle hieruit voortvloeiende taken.
• De ‘maandbrief’ opstellen en laten versturen.
• De vragen die door de Board van Rotary International gesteld worden beantwoorden.
• DGE behulpzaam zijn bij de planning en voorbereiding van PETS en Districts Assembly.
• Het (laten) organiseren en voorzitten van de districtsconferentie.
• Aan de avond voorafgaande aan de conferentie (of PETS) een Governor’s diner organiseren. De DG nodigt uit en kan tevens een aantal sleutelfiguren uit het district en uit de organisatie van de districtsconferentie uitnodigen.
• Deel uitmaken en vergaderingen bijwonen van het landelijke Gouverneursberaad en de Raad van Gouverneurs.
• “Performing such other duties as are inherent in his responsiblity as the officer of RI in the district”

Vereisten

1. lid van een Rotaryclub of Rotaractclub in district 1580 en in het jaar dat hij of zij Gouverneur wordt zeven jaar lid geweest van een of meer Rotaryclubs of Rotaractclubs. 
2. Binnen zijn of haar lidmaatschap de functie van clubvoorzitter voor een volledige termijn vervuld
3. Bereid en in staat  de verplichtingen en de verantwoordelijkheden verbonden aan het Gouverneurschap uit te voeren en de clubs en de districtsstaf te inspireren en te motiveren 
4. In staat is voldoende tijd aan het Gouverneurschap te besteden. Het gaat er met name om dat zelf de tijd kan worden ingedeeld die aan het gouverneurschap wordt besteed. 

Tijdsbeslag

Voor de  DG, DGE en DGN is het handig door een strakke planning en goede organisatie van de eigen werkzaamheden het tijdsbeslag binnen redelijke perken te houden, al kost het natuurlijk wel heel wat tijd.

De DG dient er rekening mee te houden dat gedurende de eerste zes maanden van het Rotaryjaar door de (persoonlijke of digitale) clubbezoeken meer tijd zal vergen dan het tweede half jaar.

Ook is het belangrijk dat de DG steeds bereikbaar en in principe beschikbaar is en om die reden zelf kan beschikken over zijn/haar eigen agenda.

Kostenaspect

• Kosten van DG en DGE worden vergoed. Voor de DGE bestaat een districtsbudget, zo ook voor de DGN.
• De opleiding van de DGE in de USA komt voor rekening van R.I.
• Voor de DG komt de vergoeding deels van R.I.  (wordt bekend gemaakt in mei voorafgaand aan benoeming) en deels uit het districtsbudget.
• Het is niet de bedoeling dat de  DG, DGE en DGN uit eigen middelen bijdragen aan activiteiten voor Rotary.

Kosten en verplichtingen voor de CLUB die de Gouverneur voordraagt:

Van de Rotary club die de Gouverneur voordraagt wordt verwacht dat deze :

• De installatie van hun gouverneur tijdens een clubbijeenkomst organiseert (met partners bij voorkeur) en daarbij de leden van de districtsstaf en hun partners uitnodigt.
• De organisatie van de districtsconferentie i.s.m. de District Organisatie Commissie ter hand neemt (eventueel in samenwerking met een of meer clubs in de naaste omgeving) waarvoor een bedrag in de districtsbegroting is opgenomen. Verder is het gebruikelijk dat de gouverneur een beroep kan doen op zijn club in bijzondere omstandigheden (bv chauffeursdiensten).

DGE  District Governor Elect – Inkomend Gouverneur

Van de inkomend gouverneur (DGE) wordt verwacht:

• Regelmatig contact met de DG.
• Bijwonen Districts Conferentie /Assembly waarin de voordracht voor de DGE wordt behandeld.
• Bijwonen overdracht Gouverneurschap (meestal in club DGE) in het DGE jaar.
• Bijwonen 3 à 4 dagen Zone Instituut, waarin ook GETS. (Governor Elect Training Seminar)
• Bijwonen 5 opleidingsdagen in Amsterdam.
• Bijwonen 5 opleidingsdagen in U.S.A.(verplicht) meestal voorafgegaan door een week “homestay” (facultatief).
• Bijwonen vergaderingen Districtstaf (maandelijks).
• Bijwonen Regionaal Bestuurs Contact (momenteel 5 bijeenkomsten in het najaar).
• Opstellen van begroting voor het DG-jaar (wat ook inhoudt dat al enige plannen voor dat jaar gemaakt zijn).
• Mede opstellen van het districtsbeleidsplan voor het DG-jaar.
• In samenwerking met de Assistenten-Gouverneur organiseren van “PrePets” en “PostPets”-avonden: bijeenkomsten van de inkomende voorzitters van de 5 regio’s, inhoudend 5 avonden Rotary- basisvorming.
• PETS (President Elect Training Seminar) leiden en mede voorbereiden van Assembly.
• Contacten leggen met de collega’s van de andere Nederlandse districten.

Onder de 7 Gouverneurs, verenigd in het “Gouverneursberaad”, bestaat een taakverdeling waarbij aan verschillende multi-district stichtingen en -commissies leiding wordt gegeven. De DGE neemt als waarnemer deel aan de vergaderingen van die stichtingen en commissies, al naar gelang de “portefeuille”.

De DGE tracht zich een indruk te vormen van wat er in het district leeft.

DGN  District Governor Nominee – Kandidaat Inkomend Gouverneur

Voordracht door commissie van vigerend gouverneur bijgestaan door een benoemingscommissie.

Van de kandidaat wordt verwacht dat hij/zij door het bijwonen van de bestuurlijke activiteiten in het district ervaring opdoet. In overleg en op advies van de DG zal de DGN de bestuurlijke agenda van het district volgen in de periode van de kandidaatstelling die loopt vanaf voordracht tot verkiezing tot DGN ten tijde van de District Assembly (de huishoudelijke vergadering van D1580). Na de D-Assembly wordt de DGN verwacht bij o.a. de Districtsconferentie en de Gouverneursoverdracht.

Tijdens de Gouverneursoverdracht, meestal eind juni, wordt de huidige DGE benoemd tot DG.

Formeel gaan de benoemingen in per 1 juli van het nieuwe Rotaryjaar.

De DGN is dan DGE geworden (Inkomend Gouverneur.)