TOOLKIT VOOR LEDENBELEID EN COMMUNICATIE

INLEIDING

Het op een gewenst peil brengen en houden van het ledenaantal van je Rotaryclub vraagt constante aandacht. Niet iedere club in ons district heeft te kampen met het verlies van- en moeite met het vinden van nieuwe leden, maar de meeste clubs vragen zich vroeger of later wel eens af hoe ze deze uitdaging het beste kunnen aanpakken. En waar begin je dan?

Rotary gaat de laatste jaren in verhoogd tempo mee met zijn tijd. Zo zijn er meer mogelijkheden waar we ons wellicht niet van bewust zijn, maar die de gerichte zoektocht naar nieuwe leden zeker kunnen vergemakkelijken. Ook zijn er ervaringsdeskundigen, bijvoorbeeld clubs die succesvol  zijn in dit traject. De Commissie Ledenbeleid heeft bij alle clubs geïnformeerd naar hun ervaringen in samenwerking met de Commissie Communicatie 1580 alle antwoorden verwerkt in een Toolkit. Het gaat om suggesties die zoekende clubs wellicht kunnen helpen. De Toolkit zal regelmatig met nieuw opgedane kennis worden aangevuld.

Het is ook goed om hier te vermelden dat iedere club zich te houden heeft aan de laatste statuten van Rotary International. Het is ook zo dat deze statuten in vele van de artikelen de mogelijkheid geven om af te wijken van het gestelde in een artikel door de wijziging op te nemen in het Huishoudelijk Regelement van de club. Dit geeft een grotere vrijheid dan de meesten van ons denken!

AAN DE SLAG MET DE TOOLKIT!

MAAK OM TE BEGINNEN EEN ANALYSE VAN JE CLUB

• Maak (bijvoorbeeld) een SWOT/Disc-analyse
• Wat kenmerkt je club en wat heb je te bieden aan nieuwkomers?
• Hoe kijkt de buitenwereld tegen de club aan en ben je daar tevreden over?
• Wat vraag je van bestaande- en van nieuwe leden?
• Hoe staat het met de leeftijdsopbouw in je club? Dit kun je vinden in LEAD. Dus in welke leeftijdsgroepen heb je zeker nieuwe leden nodig?
• En met de aan-/afwezige classificaties? (van iedere classificatie mag je vijf leden hebben.
• Hoe is het gesteld met de voor Rotary zo kenmerkende diversiteit in de club? Denk hierbij bijvoorbeeld aan de culturele achtergrond, gender etc.
• Heb je een aantrekkelijk programma voor de bestaande leden, maar ook voor de nieuwe leden die je zoekt?
• Is het tijdstip van de bijeenkomsten nog steeds goed voor iedereen en ook dus voor nieuwe leden die misschien nog een jong gezin hebben en hun carrière moeten opbouwen?
• Wat is de frequentie van de bijeenkomsten en past dit nog? (bijvoorbeeld eenmaal per week of eenmaal per twee weken; eenmaal een vroege avond met diner en eenmaal een latere avond met een spreker van buiten)
• Hoe ga je om met het meten van de attendance? Gaat het eigenlijk niet meer om betrokkenheid van de leden dan om wekelijkse aanwezigheid? Hoe regelt jouw club dit?
• Zijn de kosten van het lidmaatschap een probleem? Dit zou voor nieuwe leden een probleem kunnen zijn.
• Hoe staat het met de regionale samenwerking, bijvoorbeeld bij projecten? Heeft je club contacten met Rotaract en andere serviceorganisaties? Misschien is het wel tijd voor een fusie met een club uit de regio.
• Als de club in twee delen uiteenvalt kun je kiezen voor het oprichten van een satellietclub. Dat is een club (minimaal acht leden) binnen de moederclub met een eigen bestuur, een eigen programma en de bijeenkomsten op een andere tijd. Wel blijft de moederclub degene aan wie de contributie moet worden afgedragen. De leden van een satellietclub zijn Rotarians, in tegenstelling tot de leden van de past Rotarians.
• Heb vooral aandacht voor de begeleiding van nieuwe leden. Denk aan het mentorschap, aan het snel betrekken van nieuwe leden bij concrete activiteiten en aan de evaluatie met het nieuwe lid en het bestuur. Denk ook aan de exitgesprekken met leden die vertrekken.

LIDMAATSCHAP

We kennen twee soorten Rotarians: de actieve leden en de ereleden. Wat de actieve leden betreft zijn er meerdere mogelijkheden, bijvoorbeeld:

1. Partner/duo lidmaatschap
   De partner of een ander familielid kan ook lid worden. Men kan ervoor kiezen afwisselend met het familielid aanwezig te zijn of tegelijk.
   
   
2. Bedrijfslidmaatschap
   Een bedrijf levert twee, drie of meer leden vanuit verschillende beroepsgroepen. Het contact levert het bedrijf de mogelijkheid aan de maatschappelijke taak te voldoen en geeft de medewerkers een breed netwerk.
   
   
3. Lidmaatschap voor een proefjaar
   Soms voor jonge leden aantrekkelijk.
   
   
4. Geen lid maar wel vriend
   Een vriendenclub is een andere mogelijkheid. Oud leden die geen tijd meer hadden, mensen met belangstelling die toch geen lid willen worden, mensen met wie de club in contact kwam via een project en die geïnteresseerd zijn, zij kunnen toetreden tot de vriendenclub. Deze groep ontvangt periodiek een email met het wel en wee van de club, waaronder de projecten (misschien willen sommigen een steentje bijdragen?), met het programma (nodig ze voor sommige avonden uit). Ook vrienden die zich af en toe willen inzetten bij een project kunnen plaatsnemen in de vriendenclub. Een overweging kan zijn een jaarlijkse bijdrage te vragen. Zorg dat men zich welkom en thuis voelt. Wie weet komen er af en toe ook nieuwe leden uit voort! De leden van de vriendenclub zijn dus geen Rotarians.

LEDENWERVING

Wat vraag je van nieuwe leden en wat bied je ze? Heb je een profiel? Zorg dat alle leden van de club weten wat de kernwaarden van de club zijn en maak hier een pitch over. Zo voorkom je dat aan aspirant leden verschillende informatie wordt verstrekt.

Hoe werf je nieuwe leden? Vooraf een verkennend gesprek met een aspirant lid wordt ook door Rotary International aanbevolen. Laat ook een aspirant lid vaker dan driemaal een bijeenkomst bijwonen als hij/zij nog geen beslissing kan/wil nemen.

Kijk eens naar de procedure die je nu volgt om een nieuw lid voor te hangen en hoeveel tijd dat kost. Meestal kan dat korter en dat mag ook. Laat een aspirant lid niet te lang in spanning of hij/zij welkom is!

Het belangrijkste is en blijft de werving via de leden zelf. Soms moeten we de knop omzetten en met “Rotary ogen” ogen kijken naar de mogelijke leden die men in het dagelijks leven tegenkomt. Laat de leden eenmaal per jaar een shortlist opstellen, getoetst aan het opgestelde profiel.

Stuur je programma ook naar de andere clubs in de regio en naar de vriendenclubleden. Nodig ze uit bij sprekers die interessant zijn.

Hou een of tweemaal per jaar een open avond voor belangstellenden. Zorg voor een bekende spreker en laat Rotarians en een Rotaracter kort maar bevlogen uitleggen wat de club doet. Zorg dat dit ook via de plaatselijke media bekend wordt gemaakt.

Bij elk project heb je te maken met mensen van de ontvangende organisatie. Ga met ze in gesprek, zet ze op de vriendenlijst en/of vraag of ze belangstelling hebben om lid te worden.

Heb contact met “toeleverende” organisaties zoals Rotaract; De Junior Kamer; De Ronde Tafel etc.

Zien en gezien worden!

Wees trots op je lidmaatschap van Rotary en wat de club doet en draag dat ook vooral zo uit naar anderen!

Vertel dit op uitnodigende wijze via de Social Media (website, Facebook, Twitter, plaatselijke pers etc.) Waar we vroeger nogal terughoudend waren in de pers en er alleen met een foto met cheque in wilden verschijnen, is het nu tijd te laten zien dat we maatschappelijk betrokken zijn en dat het bij Rotary niet altijd alleen om geld gaat, maar zeker ook om hands on projecten en het delen van alle kennis en de netwerken die we in huis hebben.

Zorg er dus voor dat je gezien wordt en dat je te vinden bent voor belangstellenden op een zodanige wijze dat ook voor jongere aspirant leden duidelijk is wat je te bieden hebt als club!

LEDENBEHOUD

• De kenmerken van een levendige club zijn o.a.:
• de persoonlijke en maatschappelijke betrokkenheid van de leden
• de onderlinge vriendschap
• het plezier
• de diversiteit van de leden
• het delen van de kennis/netwerken
• de acties/projecten (het service gedeelte)
• een attractief programma (interessante gastsprekers, excursies en projecten) i
• een goede sfeer
• een duidelijke organisatie, met o.a. een toekomstplan en met flexibiliteit, zodat iedereen weet waar hij/zij aan toe is

Een nieuw lid moet een mentor hebben die hem/haar helpt de weg te vinden in Rotary in het algemeen en in de club. Over de taken van de mentor, wie de mentor aanstelt, welke taken hij/zij heeft en voor welke periode, is het verstandig een kort protocol op te maken. Zorg ook voor een evaluatie met de mentor, het nieuwe lid en het bestuur een paar maanden na de toetreding van het nieuwe lid. Op dat moment heeft een nieuw lid nog een “verse” kijk op de club en mogelijk suggesties voor verbeteringen.

Het is belangrijk alle, maar zeker ook nieuwe leden direct mee te laten doen in commissies. Dit zorgt voor betrokkenheid.

Evaluatie is een belangrijk onderdeel om te zien of de leden tevreden zijn of dat het tijd is voor veranderingen. Het oude, voor het leven lidmaatschap lijkt aan slijtage onderhevig: leden willen of moeten het lidmaatschap al dan niet tijdelijk kunnen afbreken door tijd- of een ander gebrek. Biedt in zo’n geval een time-out aan of een andere oplossing waarmee wel het contact blijft bestaan.

Als leden toch de club verlaten zorg dan voor een exitgesprek met twee leden van het bestuur. Doorpraten heeft meestal zin, omdat men vaak geneigd is het vertrek te wijten aan gebrek aan tijd en dat niet altijd de echte oorzaak van het vertrek is. Dit is een belangrijk leermoment, dus haal er uit wat erin zit!