HELP!!

We willen onze nieuwe leden behouden

Het is die tijd van het jaar: een moment van reflectie en vooruitkijken. Goede voornemens worden gemaakt, bucketlists worden opgesteld en nieuwe plannen nemen vorm. Tegelijkertijd is dit ook de periode waarin soms moeilijke beslissingen worden genomen, of het nu gaat om persoonlijke groei, relaties of belangrijke doelen in het leven.

Onderwerpen kunnen zwaar van aard zijn, zoals loopbaanontwikkeling met vragen als, blijf ik bij deze werkgever of verbeter ik mijzelf bij een andere organisatie. Het is een moment om na te denken over het stellen van nieuwe doelen, of hoe je je tijd het beste kunt besteden. In die overwegingen kan ook het lidmaatschap van Rotary een rol spelen. Brengt het lidmaatschap voldoende voldoening? En past het wel echt bij me/ past het nog steeds bij me?

Het is natuurlijk niet alleen in deze periode van het jaar dat waakzaamheid is geboden. Het is überhaupt een goede praktijk om op gezette tijden bewust met Ledenbeleid bezig te zijn. Retentie is hierbij cruciaal met als speciale focus de nieuwere leden die nog niet de historie en de betekenisvolle relaties hebben opgebouwd binnen de club waardoor deze nog niet de juiste mate van intrinsieke waarde voor het lid heeft gekregen.

In een eerdere Maandbrief heb ik al melding gemaakt dat 50% van de nieuw geïnstalleerde leden van clubs opzeggen binnen 5 jaar. Wat ik er toen niet bij heb verteld is dat grofweg de helft van deze groep opzegt in de eerste  2 jaar van het lidmaatschap.

Het is enorme zonde om vroegtijdige uitstroom te hebben van leden waarvoor de club zoveel inzet heeft gepleegd om ze te werven en bij de club te betrekken. Natuurlijk zijn er tal van zaken die een club kan ondernemen om te proberen vroegtijdige uitstroom te voorkomen. Ik zal mij beperken tot een tweetal onderwerpen die hierbij vooral relevant zijn, namelijk:

Gezonde, vitale clubs kennen geen problemen

Deze kop is misschien niet zo genuanceerd, maar bevat een belangrijke kern van waarheid. In plaats van zich op specifieke zaken te richten als werving, onboarding, begeleiding etc., etc., kan men zich ook richten op het bouwen van een gezonde en vitale club, waarbij Clubbeleving op 1 wordt gezet en de ambitie bestaat om een zekere omvang te bereiken van bijvoorbeeld 35 leden of meer. Het kenmerk omvang lijkt een beetje plat als belangrijke factor, maar is toch cruciaal voor de vitaliteit van een club. Zaken als diversiteit qua achtergronden en beroepen, wat belangrijk is voor de dynamiek en de aantrekkelijkheid van de club, zijn nou eenmaal eenvoudiger tot stand te brengen in een grotere club. Ook heeft het hebben van een groter netwerk positieve uitwerking op, bijvoorbeeld, het vinden van goede sprekers en om aantrekkelijk te zijn voor sprekers als publiek.

Vanuit de Districtsledencommissie raden we clubs aan zichzelf te wegen op de volgende dimensies om de mate van Vitaliteit te bepalen: Sfeer; Service; Diversiteit; Toekomstgerichtheid; Imago; Flexibiliteit. De commissie is natuurlijk altijd bereid om deze onderwerpen op individuele basis door te nemen met besturen of ledencommissies van clubs. Schroom niet om contact met ons hiervoor op te nemen via leden@rotary-d1580.nl

Hoe dan ook zijn gezonde clubs aantrekkelijk om bij aan te sluiten en bij te blijven. Werken aan een gezonde club is dan ook een essentieel onderdeel van Ledenbeleid binnen een club.

Begeleiden, monitoren, leren

Het is belangrijk om dicht bij de recent geïnstalleerde leden te blijven. Iedereen heeft begeleiding nodig op het moment dat hij/ zij zich aansluit bij een nieuwe organisatie om een goede landing te bewerkstelligen. Het opspelden van een Pin en het daarbij verder te laten is geen optie. Door nieuwe leden goed te monitoren, leert de club ook veel over zichzelf vanuit een buitenstaandersperspectief, wat weer bij kan dragen aan bijsturing.

Ik geef onderstaande overwegingen mee als handvaten om een goed en passend begeleidingsprogramma op te zetten. Het zijn geen voorschriften of wondermiddelen, maar meer richtlijnen waarop verder kan worden gebouwd voor de eigen specifieke clubsituatie.

Kennis van Rotary

Laten we het maar zeggen zoals het is. Kennis over Rotary is belangrijk! Ik heb tijdens mijn omzwervingen regelmatig kunnen waarnemen dat de kennis over Rotary International beperkt kan zijn en dat dit invloed heeft op de betrokkenheid bij Rotary. Hoe kun je betrokken en trots zijn op een organisatie die je niet kent…

Het is aan te raden om in één of meerdere bijeenkomsten met nieuwe leden het belang, de historie, de structuur en de doelen van Rotary uit te leggen.

Het besef dat Rotary niet ophoudt bij de eigen club is belangrijk om over te brengen en te onderhouden

Regelmatige (groeps)gesprekken

Het concept groepsgesprekken behoeft nadere toelichting, want, is begeleiding of mentoring niet een individuele activiteit? Dat hoeft het niet te zijn en het is misschien de moeite waard om de huidige benadering van mentoring binnen de club tegen het licht te houden.

Als we naar traditionele benaderingen kijken, dan wordt een mentor toegewezen door het bestuur, of wordt het aanbrengende lid automatisch de mentor. De vraag is of dit een optimaal resultaat oplevert. Wat weten we over de inzet die de mentor bereid is te plegen? Hoe ziet de mentoring er inhoudelijk uit? Welke onderwerpen komen onder de aandacht? Is er wel voldoende distantie tussen mentor en nieuw lid als dit lid is aangebracht door de mentor; voldoende om ook moeilijkere gesprekken te voeren?

Het advies is om mentoring niet te beleggen op individueel niveau, maar bij een groep. Dit kan bijvoorbeeld de club ledencommissie zijn, maar een voor dit doel opgerichte commissie kan natuurlijk ook dienst doen.

Belangrijk is om te bepalen hoe vaak, dus, met welke regelmaat, de begeleidingsgroep bij elkaar komt met de nieuwe leden (0 tot bijvoorbeeld 5 jaar al naargelang omvang van de groep en relevatie). Eenmaal per jaar is een optie. Beter is om tenminste tweemaal per jaar bij elkaar te komen. Ruim voor de jaarwisseling en ruim voor het einde van het Rotaryjaar, zodat er nog de mogelijkheid is om bij te sturen en lidmaatschappen te redden.

Voordelen van groepsbegeleiding versus individuele begeleiding zijn:

-   De druk wordt verdeeld over meerdere personen i.p.v. de individuele mentor

-   Real time interactie waardoor meningen/ gedachten bij de nieuwe leden aangescherpt of gerelativeerd kunnen worden

-   Waardevolle input voor de ledencommissie/ begeleidingscommissie om de advisering richting clubbestuur aan te scherpen. Een inkomend clubvoorzitter deel te laten nemen aan deze commissie maakt het lijntje nog directer. Het direct en zichtbaar optreden om knelpunten aan te pakken bevordert het vertrouwen in het bestuur

-   Voorkomen van verkokering en verlies van informatie. Bij individuele begeleiding is het de vraag of de mentor tijdig en relevant aan de bel trekt bij problemen. Ook het verslagleggen van algemene indrukken i.p.v. individuele verslagen legt minder druk en vangt toch de nodige informatie

Op de valreep van het jaar hoop ik dat de bovenstaande gedachten behulpzaam zullen zijn. Mede namens de andere leden van de Districtsledencommissie wens ik alle lezers een gelukkig Nieuwjaar.

Harald Been
voorzitter District Leden Commissie D1580