Global Grant, adviezen bij de start

1.

Realiseer je dat je geen Global Grant aanvraagt, maar een projectvoorstel voor een Global Grant indient. Dit indienen gebeurt niet bij het District, maar rechtstreeks online bij de Rotary Foundation in Evanston.

2.

Het hele proces voor het indienen van een projectvoorstel is in wezen niet moeilijk, maar vergt wel veel leeswerk. Immers, de meesten doen dit voor het eerst.

3.

Volhouden is het toverwoord!

4.

Werk bij het ontwikkelen van het projectvoorstel met zijn tweeën. Zo zie je niet zo gauw zaken over het hoofd.

5.

Alle informatie staat op de website van D1610 onder tabblad The Rotary Foundation, Gobal Grants.

6.

Het proces geschiedt geheel online bij het ‘Grant Center’ op rotary.org en kan elk moment onderbroken worden. De ingevulde gegevens blijven behouden. Je kunt ook weer gegevens wissen of verbeteren. Ook de hostclub kan gegevens invullen. Zo wordt het projectvoorstel een voorstel van twee partijen.

7.

Elk project krijgt een uniek Grant ID.

8.

De Foundation Staf in Evanston opent pas het projectvoorstel, wanneer het projectvoorstel gesloten wordt door de indieners en geaccordeerd wordt door oa de gouverneur. Voor die tijd doet Evanston dus niets.

9.

Een aantal essentiële zaken:

9.1.

Er is een ‘international’ club en een ‘host’club. De international club initieert, de hostclub voert uit.

9.2.

Toon de noodzaak van het project aan via een ‘community assessment’. Zie rechterkolom.

9.3.

Bepaal nauwkeurig welke area of focus het beste past. Kies er één. Lees goed het Area of Focus-beleid. Zie rechterkolom.

9.4.

Volg nauwkeurig de ‘Six steps to sustainability’. Zie rechterkolom.

10.

Wanneer je een project op het oog hebt, is het van groot belang een hostclub te vinden. Immers een hostclub voert het project uit.

11.

Goede kontakten met de hostclub zijn van ‘levensbelang’.

12.

Laat de hostclub teksten corrigeren of liever laat de hostclub teksten maken.

13.

Levert de bedoelde club zelf ook een substantiële bijdrage? Dan is er sterke reden om een project goed te laten slagen.

14.

Van belang is dat de hulpvraag met alle aspecten goed gedocumenteerd en onderbouwd met specifieke offertes wordt ingediend.

15.

Kijk kritisch naar alle aspecten die voor TRF van belang zijn.

15.1.

community assessment

15.2.

sustainability

15.3.

financiële onderbouwing

15.4.

voldoende management ondersteuning zowel op club als gemeenschapsniveau

15.5.

timeline met meetmomenten

15.6.

betalingswijze aan de onderdelen van het project tijdens uitvoering

15.7.

een dedicated account waarop eenduidig ontvangsten en betalingen worden geboekt

15.8.

regelmatig rapportage van voortgang

15.9.

controle op uitvoering en financiële verantwoordelijkheid

15.10.

werkzaamheid en zelfredzaamheid in de gemeenschap

15.11.

eventueel eigendomsrechten etc.

16.

Van de site van D1610 Global Grants is een Excel-bestand te downloaden om te achterhalen hoeveel de Global Grant zal zijn. Zie rechterkolom ‘Global Grant calculator’.

17.

Dit Excel-bestand geeft ook de bijdrage van het district weer (DDF).

18.

Neem zo nodig contact op met de voorzitter of de penningmeester van de TRF-commissie voor nadere toelichting hierop. Mailadressen staan op de site onder TRF.

19.

Begin aan de ‘achterkant’: zoek op http://www.matchinggrants.org/ een project dat jouw club aanspreekt.

20.

Het is van belang dat je een club uitkiest die reeds ervaring heeft opgedaan met matching en global grants (bewezen 'track record'). Veel van het werk wordt namelijk gedaan door de hostclub en het is belangrijk dat dat goed is georganiseerd in die club zelf.

21.

De betrokken hostclub kan zelf inzicht verschaffen in hun eerdere projecten.

22.

Het hoofkwartier van The Rotary Foundation in Evanston adviseert ten sterkste een een ‘preliminary review’ te laten uitvoeren. Mail een ‘request for a preliminary review of an application’ aan het begin van het proces naar grants@rotary.org. Een review geeft aanwijzingen voor de slagingskansen voor het verkrijgen van een Global Grant en bespaart daardoor veel tijd.

22.1.

De Rotary Grants stafleden zijn rechtstreeks per mail te benaderen via grants@rotary.org. De naam van het betreffende staflid is te vinden in de lijst van de Rotary Grants staff onder District 1610, zie link hieronder.

22.2.

Schrijf het projectvoorstel op één kantje A-4 eerst in het Nederlands. Vervolgens in zijn geheel laten vertalen door een native-speaker. Dit levert een betere tekst op dan meteen in steenkolen Engels het voorstel schrijven.

22.3.

Goede ervaringen met Evanston. Lever maximaal één A-4 aan ter advisering van het projectvoorstel (preliminary review). Wijzig daarna het projectvoorstel en mail net zo lang terug totdat Evanston een mail stuurt met ‘this is good’ of iets dergelijks. En bewaar deze mail!

22.4.

Neem eventueel hiervoor contact op met de voorzitter van de TRF-commissie.

22.5.

Het betreffende Rotary Grants staflid kan ook aangeven of er reeds door betrokken club een eerdere toekenning is geweest welke succesvol is afgesloten.

22.6.

Hou het simpel. Daarmee voorkom je misverstanden tussen de Rotary Foundation in Evanston en jullie.

23.

Bedenk dat in Evanston professionals werken. Zij toetsen jullie projectvoorstel aan alle regels die er zijn; alle documenten zijn te vinden in de rechterkolom:

23.1.

terms and conditons

23.2.

community assessment

23.3.

area of focus

23.4.

sustainabilty

23.5.

duidelijke inzet door Rotarians van de hostclub

24.

Is er een Rotarian uit je club die ervaring heeft met het aanvragen van subsidies in Brussel of Den Haag: vraag hem/haar om te helpen.

25.

Ons Engels kan grammaticaal perfect zijn, maar dit wil niet zeggen dat de bedoeling goed overkomt. Is er hulp mogelijk van een native speaker uit je club?

26.

En hou het simpel!

1.

Open Rotary.org en log in bij myrotary

2.

The Rotary Foundation > Grant Center (‘How to use the Grant Center’ zie rechterkolom)

3.

Apply for a Grant

·

Six steps to sustainability, zie ook rechterkolom

·

Onderstaand Excel-bestand is te downloaden, zie rechterkolom ‘Global Grant calculator’.