Selectiecriteria en procedure community service

Commissie Community Service Rotaryclub Harderwijk

Doelstelling, selectiecriteria en procedure m.i.v. 1 februari 2016*

*Document is geaccordeerd door het bestuur dd 02-12-2015 en toegelicht aan de leden tijdens de club-bijeenkomst van 13-01-2016. Nadien zijn geen reacties van leden ontvangen. Status: definitief m.i.v. 1-2-2016.

Inleiding

Rotary is een wereldwijde serviceorganisatie op basis van fellowship/kameraadschap. De leden steunen op verschillende manieren hun medemens zonder onderscheid van ras, geloof of politieke overtuiging. Dit wordt gedaan vanuit één visie: “Service above Self”, ofwel dienstbaarheid boven eigenbelang. Het doel van Rotary is de voortrekkers in hun beroepsgroep en de zakenwereld samen te brengen om met elkaar in een prettige, open sfeer humanitaire diensten te verlenen.

Rotary International kent vijf pijlers waarop de organisatie berust, de zogeheten Avenue Services. Een van deze pijlers is de Community Service (CS). Het doel van Community Service is “het dienen van de lokale gemeenschap, zowel persoonlijk als door de club, zo mogelijk in samenwerking met bestaande organisaties”. Dit doel wordt bereikt door (lokale) projecten te ondersteunen. De ondersteuning kan gebeuren door individuele of collectieve inzet van de clubleden, zo mogelijk in samenwerking met bestaande organisaties. Deze ondersteuning kan bestaan uit een financiële bijdrage, het leveren van kennis, of actieve inzet (handen uit de mouwen). Ook moet het een verbreding van inzicht van de leden opleveren alsmede de fellowship bevorderen.

De commissie PR en Communicatie informeert in de pers/media over deze bijdragen.

De Commissie Community Service telt tenminste drie leden, waaronder een voorzitter. De periode van lidmaatschap is drie jaar. Per clubjaar wordt één lid vervangen.

Begroting Community Service

De Commissie CS beschikt over een eigen, door de leden van de RC-Harderwijk vastgestelde begroting. Voorafgaande aan de opstelling van de begroting voor het nieuwe clubjaar vindt overleg plaats tussen de penningmeester en de leden van de Commissie CS. De jaarrekening van CS wordt eveneens door de leden vastgesteld.

De begroting bestaat uit een aantal vaste posten als bijvoorbeeld: Rotary Foundation, Jobrotary, RYLA en Reservering lustrumgift. Indien tijdens het lopende clubjaar deze concreet benoemde posten uit de begroting van CS komen te vervallen, dan kunnen vrijkomende bijdragen een andere bestemming krijgen. Indien het begrote bedrag niet of niet volledig wordt uitgegeven, kan dit bedrag in de begroting voor het nieuwe clubjaar worden opgenomen. Een en ander in overleg met de penningmeester en/of het bestuur.

Daarnaast kent de begroting ook een bedrag voor giften aan kleinschalige projecten. De leden van de Commissie CS bepalen op basis van consensus de besteding hiervan. Rotaryleden kunnen hiervoor voorstellen aandragen. Toekenning vindt plaats op basis van de hierna genoemde selectiecriteria. Indien de commissie CS geen consensus bereikt, wordt het bestuur gevraagd een besluit te nemen, al dan niet gehoord hebbende de leden van de commissie CS en/of de leden van de RC Harderwijk.

Financiële middelen buiten de begroting

Naast bedragen, opgenomen in de begroting van CS, kunnen er financiële middelen beschikbaar worden gesteld voor andere doelen die onder CS vallen. Deze financiële middelen kunnen worden ingebracht vanuit bv de Commissie Fundraising of een stichting gelieerd aan de RC Harderwijk, zoals de Stichting Christmal Carol Harderwijk. De Commissie CS stelt in dit geval een groslijst van mogelijke projecten op. Dit kan een (groter) jaarproject zijn of een meerjarenproject. Leden kunnen hierbij hun inbreng hebben. Per jaar vindt een selectie plaats en wordt een doel gekozen.

Tenslotte kunnen financiële middelen beschikbaar komen vanuit een door de Commissie CS (mede) georganiseerde activiteit/project, veelal gericht op één specifiek doel bijvoorbeeld de Voedselbank Harderwijk.

Bron: www.rotary.nl

Selectiecriteria voor projecten

1.	Projecten moeten maatschappelijke relevant zijn voor de Harderwijkse samenleving. Deze kunnen tevens ten goede komen aan bezoekers aan de stad of inwoners van omliggende gemeenten. Projecten worden bij voorkeur gerealiseerd op Harderwijks grondgebied.

2.	Zonder bijdrage van de RC Harderwijk is het project moeilijk of niet te realiseren.

Procedure

1.	De aanvraag dient ontvangen te zijn voordat het project van start gaat.

2.	De aanvraag moet onderbouwd zijn, waarbij inzicht wordt gegeven in:

a)	Wat zijn de totale kosten van het project?

b)	Waaruit bestaat de gevraagde bijdrage: financiële middelen, kennis, fysieke bijdrage?

c)	Is er in het verleden voor het project een aanvraag ingediend bij de RC Harderwijk en wat was het resultaat?

d)	Is ook een bijdrage aan andere instanties gevraagd en wat was het resultaat?

3.	De commissie CS beoordeelt of de bijdrage zal bestaan uit een financiële ondersteuning en/of het leveren van kennis en/of een fysieke bijdrage. In de laatste twee gevallen moet dit ook leiden tot verbreding van het gezichtsveld van de leden en het bevorderen van de fellowship.

Bij toekenning van een bijdrage biedt de vragende partij binnen twee maanden na uitvoering een beknopte schriftelijke verslaglegging aan van (het verloop van) het project. Hierin is opgenomen of het doel is bereikt en wat de (concrete) bijdrage van de Rotaryclub Harderwijk hierin is geweest. Dit kan mede gebruikt worden door de Commissie PR &Communicatie.

5.	In geval van een financiële bijdrage:

a.	Er wordt slechts een bijdrage toegekend aan activiteiten, diensten of gebruiks-/exploitatiegoederen (geen meerjarige afschrijving). Geen bijdrage wordt toegekend aan vastgoed (aard- en nagelvast) en investeringsgoederen waarop meerjarig wordt afgeschreven.

b.	Als uitgangspunt geldt een maximale bijdrage per aangevraagd project tot 50% van het benodigde totaalbedrag, met een maximum van € 500,- per jaar.

c.	Voor nieuwe activiteiten, diensten of gebruiks-/exploitatiegoederen kan voor maximaal drie jaar een aanvraag worden ingediend. Per jaar dient een aanvraag te worden ingediend, waarna wordt beoordeeld of toekenning voor dat jaar plaatsvindt.

d.	Het totaal te besteden bedrag wordt overeenkomstig de vastgestelde begroting per clubjaar (juli tot en met juni van het volgende jaar) toegekend in twee tranches:

I.	maximaal 70% van het totaal te besteden bedrag in de periode juli t/m januari

II.	overige deel van het bedrag in de periode februari tot en met juni.

6.	De Commissie CS kan in bijzondere gevallen, gemotiveerd afwijken van bovengenoemde criteria. Hierdoor blijft maatwerk mogelijk (hardheidsclausule).