AVG

Privacy statement Rotary Club Houten-Castellum 

Dit privacy statement is voornamelijk gericht op de diensten die Rotary Club Houten-Castellum (hierna te noemen RCHC) online verricht en/of aanbiedt via zijn informatiesystemen en interne en externe media. 

In het kader van de door RCHC verleende diensten, ontvangt, verzamelt en administreert RCHC persoonsgegevens van zijn leden. RCHC verklaart dat zij deze persoonsgegevens uitsluitend verzamelt en administreert om uitvoering te geven aan de binnen Rotary geldende doelstellingen en het dienaangaande faciliteren van de Rotarydistricten en daaraan verbonden Gouverneurs, de Rotaryclubs en Rotaryleden. 

RCHC respecteert de privacy van personen wiens persoonsgegevens door haar worden verzameld en geadministreerd en beoogt een zorgvuldige omgang met die persoonsgegevens. RCHC spant zich er voor in om geldende wettelijke regelgeving, waaronder de Wet bescherming persoonsgegevens, de Telecommunicatiewet en de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming na te leven. 

RCHC behoudt zich het recht voor om dit privacy statement aan te passen om de conformiteit met geldende en toepasselijke wet- en regelgeving te waarborgen. 

WAAROM VERWERKEN WIJ UW GEGEVENS 

RCHC verwerkt jouw persoonsgegevens op grond van een uitvoering van een (lidmaatschaps)overeenkomst) zijnde jouw lidmaatschap van een Rotaryclub in Nederland. 

OVER WELKE PERSOONSGEGEVENS GAAT HET? 

Persoonsgegevens worden bij aanvang van het lidmaatschap door jouw clubsecretaris ingevoerd aan de hand van het inschrijfformulier. Op dat moment zijn de persoonsgegevens elektronisch vastgelegd in de systemen van RCHC. 

 De minimaal noodzakelijke gegevens die ingevoerd worden zijn: 

• naam 
• adres 
• woonplaats 
• email adres 
• telefoonnummer 
• geboortedatum 
• geslacht 
• beroepsclassificatie 

In het ledensysteem op de webpagina van RCHC kun je na inloggen jouw persoonsgegevens inzien en beheren. 

 RCHC zal niet meer persoonsgegevens verzamelen dan redelijkerwijs nodig is om haar diensten te kunnen verrichten voor de Rotarydoelstellingen. RCHC bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt, en in elk geval zo lang als specifieke regelgeving vereist. RCHC heeft deze termijn vastgesteld op 7 jaar. 

WAT DOEN WE MET JOUW GEGEVENS? 

Volgens de wetgeving, in het bijzonder de AVG, mag RCHC alleen persoonsgegevens verwerken als daarvoor één van de wettelijke grondslagen geldt. RCHC hanteert de volgende rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens: 

 A.   na verkregen toestemming van degene van wie wij persoonsgegevens verwerken; 

 B.   in het kader van de totstandkoming en/of uitvoering van een overeenkomst; 

 C.   om de wet na te leven (waaronder boekhoudkundige verwerking, fiscale verplichtingen en      verplichtingen in het kader van gerechtelijke bevelen of andere dwingende wet- en regelgeving); 

 D.   in verband met de gerechtvaardigde belangen van RCHC, waarbij RCHC erop let dat de impact op jouw privacy zo beperkt mogelijk is. 

RCHC voert een ledenadministratie ten behoeve van de leden van Rotary in Nederland. De volgende verwerkingsdoelen zijn van toepassing: 

• lidmaatschapsadministratie  
• delen van ledengegevens met Rotaryleden 
• contributie-inning en facturering 
• financiële verwerking van declaraties en kostenfacturen van leden 
• Rotary specifieke informatievoorziening naar jou via post, mail of telefoon 
• analyse en rapportage van trends, ledensamenstelling, demografie en lidmaatschapsretentie 

JE RECHTEN OP JOUW PERSOONSGEGEVENS 

 Controleren en aanpassen 

Je kunt zelf jouw gegevens controleren en aanpassen door in te loggen op jouw persoonlijke profielpagina op de website van RCHC. Je kunt daar ook jouw privacy-instellingen aanpassen, waaronder de mogelijkheid onderdelen te blokkeren voor weergave aan andere Rotaryleden. Jouw contactgegevens zijn ondanks blokkade wel beschikbaar voor het uitvoeren van de verwerkingsdoelen, voor beheer door jouw club en districtssecretaris en in beheer bij Rotary Club Nederland en RCHC. 

Wijzigen of verwijderen 

Je kunt ook middels een schriftelijk verzoek aan de secretaris van RCHC (secretaris@rchc.nl) de geadministreerde persoonsgegevens opvragen, laten wijzigen, of laten verwijderen (behoudens de informatie welke onder de fiscale bewaarplicht valt). Tevens laten wij onze leden en aspirant-leden een verklaring ondertekenen voor gebruikmaking van foto’s en naamgebruik ten behoeve van externe uiting vanuit de club. Die verklaring wordt éénmalig ondertekend maar kan te allen tijde worden aangepast na aanvraag hiertoe bij het bestuur van RCHC. 

Leden die het Rotarylidmaatschap opzeggen, kunnen ervoor kiezen dat hun persoonsgegevens per direct worden geblokkeerd en na de verplichte bewaartermijn worden verwijderd, dan wel om statistische en historische redenen langer worden bewaard. 

Klacht 

Je bent tevens gerechtigd om een klacht in te dienen over het gebruik van jouw gegevens bij de Autoriteit Persoonsgegevens. 

INZAGE DOOR DERDEN 

RCHC zal persoonsgegevens niet delen met derden buiten Rotary zonder toestemming van het Rotarylid. RCHC zal meewerken aan een wettelijk of strafrechtelijk verzoek tot inzage van persoonsgegevens. 

DOORGIFTE NAAR ROTARY INTERNATIONAL 

Rotary is onderdeel van Rotary International, een in de USA gevestigde vereniging. Bij Rotary International worden alle Rotaryleden geregistreerd. Dit om redenen van lidmaatschapsregistratie, contributie-inning, statistisch onderzoek en verenigingsfuncties. Hiervoor heeft Rotary International een minimum aan gegevens nodig te weten, zoals naam, geboortedatum, geslacht, classificatie en club waartoe je behoort. 

Rotary International heeft voor de verwerking van jouw (en alle Europese) persoonsgegevens een verklaring van conformiteit voor AVG opgesteld. Daarmee voldoet de doorgifte aan Rotary International aan de AVG. Je dient voor de doorgifte van mutaties evenwel expliciet toestemming te geven via de website van Rotary Nederland.