Jaarplan 2022-2023

Het thema voor dit jaar is een combinatie van ons beider eerdere thema’s: “iedereen aan boord” en “het is aan ons”. Beide thema's zijn van alle tijden, dus als goed Duo-voorzitters wordt het: “Met ons aan boord”. Met dank aan Mark voor weer een geslaagd logo ontwerp.

Ons beider eerste Vz-jaar werd gekenmerkt door de Corona lockdowns en laten we hopen dat we dat een beetje achter ons hebben gelaten en het allereerste Duo-VZ's jaar voor onze club een “normaal” jaar gaat worden.

“Met ons aan boord” heet niet voor niets “ons”, het is niet aan VZers of KB of een individueel lid, maar aan ons allen om leuke club te zijn, projecten te draaien en plezier met elkaar te hebben etc. Dat creëert verantwoordelijkheid en dus geen vrijblijvendheid. We investeren met zijn allen door de handen uit de mouwen te steken en dat levert fellowship en vriendschappen open blije gezichten bij degene waar we de projecten voor doen.

Daarmee zijn we zichtbaar in en om Zeist en zijn we People in Action zoals al vaker aan de orde is geweest.

“Aan boord” is samen in onze club iedereen aan boord houden, met een basishouding van in gezamenlijkheid mooie projecten uitvoeren. Nieuwe leden aan boord krijgen en ook proberen we mensen aan boord te krijgen met minder kansen (Sailwise, Meerklank, watertappunt Vollenhove etc).

ATTENDANCE - VIRGINIE

Dit is al jaren een terugkerend thema omdat het zo belangrijk is voor het samen-gevoel. Einde van het vorig jaar werd die iets minder. Dat lijkt veroorzaakt te zijn door de post-corona-drukte van vorig jaar. We waren erg enthousiast, zeker toen Corona wat op de achtergrond kwam. Dat enthousiasme en de wil om projecten op te pakken moeten we zeker niet verliezen maar tegelijkertijd moeten we ook kritisch blijven bij het oppakken van projecten. Daarom willen we graag van iedereen respons op de A4tjes die worden/zijn uitgedeeld (hier komen we later op terug).

We gaan ervan uit dat de basishouding voor wat betreft de attendance blijft zoals hij altijd is geweest. “Je bent er tenzij". Aanwezigheid op de clubavonden is niet voor de statistieken, maar is essentieel voor goede clubbeleving, betrokkenheid, samenhorigheid en wij-gevoel(?)…En als er maar 8 mensen meedoen aan een project of activiteit kan het zeer geslaagd zijn voor deze 8, maar het moeten natuurlijk niet altijd dezelfde 8 zijn. Je hoeft niet overal aan mee te doen maar wel zo regelmatig dat het gevoel bestaat dat we het samen als club doen.

En inmiddels hebben we geleerd dat je op afstand ook mee kunt doen. Als je niet fysiek aanwezig kan zijn, maar wel tijd beschikbaar kan maken, bel gerust in of, bij genoeg animo, zetten we een Zoom-link op. Hiermee blijf je op de hoogte van de activiteiten en kan je toch genieten van die spreker of van datgene wat op het programma staat.werkt echt. Ieders betrokkenheid blijkt in ieder geval uit maximale aanwezigheid bij Levensberichten, jobtalks, Bring a Friend-avonden etc. De programma-cie zorgt voor een gevuld en veelzijdig programma door het jaar heen en maakt dit voor allen beschikbaar via de Open Whatsappgroep en via de Rotary app afmelden! Die laatste app symboliseert ook het “aanwezig, tenzij”-principe. Iedereen staat altijd op aanwezig en men meldt zich af als hij/zij niet kan.

Betrokkenheid wordt ook bevorderd als de verslagjes/weekberichten gelezen worden, juist ook als je er niet hebt kunnen zijn. Job gaat iedere week iemand vragen om een KORT verslagje volgens een vast template te maken (liefst tijdens de bijeenkomst) en houdt de schrijvers bij zodat het niet steeds dezelfde zijn. Vervolgens komt het verslagje binnen een paar dagen op website en ontvangt iedereen een linkje in open groep. Neem de moeite het te lezen (kost maar 5 minuten);het wordt niet voor niets gemaakt en je blijft op de hoogte

ONDERDEEL VAN ROTARY INTERNATIONAL - ERIC

Ieder van ons is lid van RoS en is daarmee onderdeel van Rotary International en Rotary NL. Je bent lid van je lokale club maar dus uitdrukkelijk ook onderdeel van het grote geheel. De uitgangspunten van Rotary zijn puur en universeel toepasbaar, en de 4-way test geldt voor ons allen.

Dit jaar heeft Rotary International de allereerste vrouwelijke President, Jennifer Jones, en zij draagt h wereldwijde motto “Imagine Rotary”Rotary NL viert dit jaar zijn 100-jarig bestaan, waarop we later in het jaar nog terugkomen.

En onderschat de kracht vanRotary niet; Rotary heeft een zetel in de VN en is ook in staat om polio (bijna) de wereld uit te helpen, hetgeen menig NGO niet lukt.

Daarnaast proberen we ook de lokale verbinding te houden met club Zeist en hebben wegezamenlijke activiteiten in het zomerprogramma gehad en zullen we de 3e dinsdag van September samen organiseren met een beschouwing van Paul Schnabel op de Troonrede. In afwijking van voorgaande jaren zal het Gouverneursbezoek, op onze clubavond, plaatsvinden met zowel club Zeist als Bunnik.

Iedere Rotaryclub ondersteunt ook een internationaal project en dat is evenals vorig jaar het sanitatie-project in Arusha.

Een twinningclub in het buitenland is ook onderdeel van het bredere Rotary-gevoel. Reeds een aantal jaar hebben wij Rotary Gent Prinsenhof als twinningclub, waar hele leuke en gezellige bijeenkomsten uit voortvloeien.

ORGANOGRAM - VIRGINIE

Evenals vorig jaar, willen we dit jaar ook weer met een kernteam werken; dit zijn de personen die in de paarse vakjes zijn aangegeven: Cokky en Hans Ho (als inkomend VZ's) Jan (penningmeester), Stefan, (als uitgaand VZ), Erika (als secretaris), Annemiek (goede doelen-projecten), Arnout (programma en orde), Marjolijn (Fellowship), Karin (Leden), en Bregtje, (Communicatie).

Het bewaren van een geprinte versie van het organogram is niet meer nodig!

Ga naar de ROS Opengroepsapp; open deze en klik op de tekst ROS-Open groepsapp (bovenaan de pagina) en dan opent zich een nieuwe pagina waar het middenkader geopend kan worden en dan zie je ondermeer Organogram 22/23.

Een aantal projectteams zijn nog beperkt voorzien van man- en womanpower en dit is bewust gedaan om ruimte te laten om het team uit te breiden indien specifieke expertise benodigd is. Of gewoon extra handjes om een en ander te realiseren. Dit creëert meer flexibiliteit en denk hieraan als je met je project bezig bent.

We gaan proberen om zo optimaal mogelijk gebruik te maken van onze duo-VZ's rol door één van ons als eerste aanspreekpunt te houden voor de cie's; die staan vermeld achter de cie-benaming. Onderling houden we elkaar natuurlijk goed op de hoogte.

FUNDRAISING/GOEDE DOELEN - ERIC

- Autunno 4 november 2022

- golftoernooi

- wijnacties

- Slotbier doorlopend en misschien acties voor eindejaars-en kerstpakketten, houd het in de gaten

- Gala & Veiling 2023 datum staan nog niet vast maar plannen worden binnenkort door Hans Ve aan de club voorgelegd en dan komt ook de vraag van de handjes

- A4D 30 mei t/ 2 juni 2023: bedoeling is om 1 avond te gaan lopen voor onze goede doelen. Binnenkort gaat overleg van start. Bregtje en Marjon gaan zich hiermee bezighouden

De Avond4daagse, A4D, is een nieuw project-initiatief van Marjon en Bregtje dat we gaan oppakken; we gaan proberen geld op te halen gedurende een wandelavond en zullen dit gebruiken om speeltoestellen voor mindervalide kinderen te kunnen bekostigen

- WvW 2 november as en 15 maart

Dit Rotary jaar zullen we Wandelen voor water, WvW, weer oppakken met minimaal 2 scholen (die hebben dit al toegezegd) en het door de kinderen opgehaalde geld ten goede laten komen aan Wash (sanitatie-project) in Tanzania

Fondsenwerving incl stichtingen: heb je ideeën laat het dan Cokky en Erika weten.De Stakeholdersmanagement-bedoelingen zijn vorige week uiteengezet. Stuur adressenlijsten die je in je bezit hebt, losse contacten, leads naar bedrijven etc etc door aan Mathieu.

GOEDE DOELEN PROJECTEN - ERIC

De Goede doelen projecten zijn zowel projecten waar we funding voor nodig hebben maar we leveren ook alleen handjes (en in een enkel geval, doen we beiden).

Wij zijn een actieve club en hebben zodoende een groot aantal projecten in de planning staan. Eind vorig Rotary-jaar hebben we gemerkt dat er periodes zijn waarin wel erg veel projecten tegelijk worden uitgevoerd, hetgeen veel (misschien wel Te veel) van eenieder vergt.

Het is dan ook goed om de projecten te evalueren en we zullen iedereen in de gelegenheid stellen om aan te geven met welke projecten men misschien geen connectie heeft of juist met veel enthousiasme mee door wil gaan. Hierbij betekent een project goedkeuren ook een betrokkenheid waar we op rekenen. Zo kan het zijn dat we projecten handhaven, omdat een beperkt aantal leden erg enthousiast is en het wil organiseren, maar ook dat we projecten die jaren hebben meegelopen, misschien nu moeten worden geschrapt. Zodoende is de evaluatie niet alleen gebaseerd op meeste stemmen gelden, maar op individuele interesse of betrokkenheid.

Natuurlijk mag de evaluatie ook gebruikt worden voor suggesties over de projecten of nieuwe projecten.

In zijn algemeenheid zullen projecten die we ondersteunen voor minimaal 2 jaar op de agenda blijven om continuïteit te borgen.

Uitzondering op de 2-jaar regel zijn de thema-projecten van de voorzitters en worden uitgevoerd in het betreffende Rotary-jaar. Onze projecten voor dit jaar zijn het realiseren van een Watertappunt in Vollenhove, naast de basisschool Op Dreef en de tuinaanleg bij VSO Meerklank aan de Laan van Eikenstein.

Voor het Watertappunt hebben we al een Districtsgrant toegewezen gekregen van €5.000,-.

PROGRAMMA - ERIC EN VIRGINIE

Het Duo-voorzitterschap geeft ons de gelegenheid om een aantal taken te verdelen. Zoals eerder aangegeven hebben we ons verdeeld als eerste aanspreekpunten voor de cie's en zo ook zal het leiden van de clubavonden worden verdeeld; deze zullen we om de beurt oppakken.

De programma-cie zal ook dit jaar weer zijn best doen om een mooi en gevarieerd programma te maken. Naast een aantal vaste onderdelen als jobtalks en levensberichten van onze inkomend voorzitters, is er voldoende ruimte voor goede sprekers, thema-avonden, debatavond, borrel-avonden, bedrijfsbezoek etc etc.

Hier ligt een taak voor ons allen om input te leveren aan de cie; heb je leuke suggesties voor een clubavond of weet jij een spreker van het kaliber Hans van Breukelen? Laat het weten.

Wil je weten wat er allemaal op het programma staat? Ga naar de ROS-Openroepsapp; open deze en klik op de tekst ROS-Open groepsapp (bovenaan de pagina) en dan opent zich een nieuwe pagina waar het middenkader geopend kan worden (druk op “meer”) en dan zie je ondermeer Programma 22/23 (de meest actuele versie).

Dan kunnen jullie zien dat week 1,2,4 van de maand in principe in Figi zijn, de 3^e dinsdag van de maand is borrelavond (uitzondering volgende week…). En de 5^e avond zal buiten de deur zijn.

In aanloop naar ons 30-jarig Lustrumjaar in sep 2023, zal iedere oud VZ, die nog lid is van de club of erelid is, 1 clubavond vullen waarbij men terugkijkt op het eigen VZ-jaar. Niet met een slide-show maar bijvoorbeeld door te laten zien hoe het project is afgelopen, een spreker van toen nog eens uit te nodigen of een ander aansprekend onderwerp van zijn/haar jaar voor het voetlicht brengen dat zinvol is om nog eens op te halen. De avonden hoeven niet helemaal gevuld te worden; 10min kan ook genoeg zijn en dan is er ruimte voor iets anders.

Het Running diner is afgeserveerd, helaas! Daar zijn we op uitgekeken … maar goede vervanging! MMM☺=MalleMolenMaaltijd!

FELLOWSHIP - ERIC

Minstens zo belangrijk als de goede doelen is de onderlinge interactie in de club middels leuke activiteiten. Fellowship is de smeerolie van de club!

Een kerstdiner is reeds gepland op een reguliere dinsdag 13 december en de nu al legendarische MMM zal op zaterdag 11 februari plaatsvinden dus zet al vast in agenda! Onderdeel van fellowship is ook de uitwisseling met twinningclub Gent; zo wordt er op zondag 8 januari weer een nieuwjaarsconcert in Gent georganiseerd waarvoor we weer van harte zijn uitgenodigd (absoluut een keer de moeite waard om mee te maken).

We hebben we ook een aantal ski enthousiastelingen, die een lang ski-weekend organiseren. Wietse zal hier te zijner tijd zeker op terug komen.

En na een succesvolle tocht dit voorjaar staat de rally ook nog in de planning voor komend voorjaar, onder aansturing van Paul en Nico T. Uiteraard bij voldoende belangstelling.

Kortom genoeg activiteiten om elkaar onder andere omstandigheden beter te leren kennen en een band te creëren.

En als we elkaar beter kennen, zullen we ook naar elkaar moeten omkijken als er leuke- en minder leuke zaken in de persoonlijke sfeer plaatsvinden; ook dat is Rotary. Nadat Lief & Leed jarenlang door Cordula is verzorgd, zal dat dit jaar door Annemiek en Marjan worden voortgezet. We zullen duimen voor meer Lief dan Leed!

ORDE - VIRGINIE

Scato houdt zijn rol als orde-commissaris.

Daarnaast zal Scato de wekelijkse programma aankondigingen, op vrijdag, gaan verzorgen (met dank aan Mark die dit de aflopen jaren met veel passie heeft gedaan) tezamen met de betaalverzoeken. Waarbij gezegd mag worden dat we hiermee een prima werkend systeem hebben.

Qua kosten gaat er wel iets veranderen. Figi heeft aangegeven ons de maaltijden niet meer te kunnen bieden voor het gebruikelijke bedrag van € 23,--. Een prijsverhoging is al eerder aan de orde geweest maar wij vonden dat de kwaliteit dan eerst beter moest worden. Daarop zijn we wekelijks gaan evalueren hetgeen een zeer positief effect heeft opgeleverd. De geluiden einde afgelopen RoS-jaar waren veel positiever. Daar gaan we mee door. Figi gaat binnenkort een kleine verbouwing doorvoeren op de BBG bij het GrandCafe, daar waar we vorige week hebben gezeten. Als de verbouwing klaar is kunnen we die ruimte gebruiken. Het KB heeft overleg gehad over de prijs en vindt unaniem een prijsverhoging naar € 26,50 (gezien alle prijsontwikkelingen en de verbeteringen afgelopen jaar) redelijk. Tegelijkertijd begrijpen we dat dit best fors is en daarom hebben wij namens het KB het volgende voorstel. We gaan voor dit jaar akkoord met € 26,50 per maaltijd. Omdat RoS als clubbelang heeft bij een vaste stek om bij elkaar te komen met mogelijkheden voor een flexibele opkomst, gaan we vanuit de contributie/vereniging een vast bedrag per bijeenkomst en pp betalen zodat de tikkies ipv € 26,50 naar € 21,-- kunnen. We evalueren dit jaar regelmatig en aan het einde van het jaar maken we de balans op. Deze week zal Erika een mail/app sturen met iets meer uitleg met het verzoek te laten weten als het op serieuze bezwaren stuit of als er nog vragen zijn.

Dat betekent ook dat we bijvoorbeeld de Abrona-cadeautjes, Ryla en Vlielandkamp en dergelijke niet meer uit de clubkas/vereniging gaan betalen maar uit de Stichting.

Het KB denkt dat het mes op deze manier aan 2 kanten snijdt. De financiële last per week van de aanwezigheid gaat naar beneden en aan de andere kant wordt het financiële systeem van de club overzichtelijker en zuiverder.

De clubkas/vereniging wordt dan vanaf nu alleen nog maar gebruikt voor afdrachten aan Rotary International etc, en maaltijden voor snuffelaars, bijdrage presidentsnight, bedels etc etc en alle Goede-Doelen-Projecten worden betaald uit de stichting en alle inkomsten uit Fundraising Projecten komt ook binnen op de stichting.

COMMUNICATIE - ERIC EN VIRGINIE

In vergelijking met vorig jaar is de Communicatie-cie afgeslankt. Dit is een bewuste keuze. Zeker niet vanwege het gebrek aan noodzaak, maar meer ingegeven door het feit dat Bregtje met haar cie vorig jaar een stevige basis heeft gelegd voor de manier waarop wij ons willen presenteren en dit heeft verwoord in ons RoS-motto “Help de ander stralen”.

Dit zullen wij verder uitdragen en de communicatie-cie staat dan ook paraat om iedere cie bij te staan in hun communicatieactiviteiten. Maak hier gebruik van!

En mocht de communicatie-cie handjes te kort komen dan zal zij niet schromen om extra troepen in stelling te brengen.

LEDEN - VIRGINIE

De leden-cie is in constant proces om potentiële leden te benaderen en te interesseren in het lidmaatschap van onze club. Het is noodzakelijk dat we constant een shortlist hebben, zodat we het leden-aantal op peil kunnen houden. Daarnaast zal de cie er ook voor zorgdragen dat nieuwe leden hun plekje binnen onze club krijgen en zich helemaal happy voelen. Ieder nieuw lid zal dan ook een buddy toegewezen krijgen om dit proces te vergemakkelijken en de binding met de club te verzorgen. Daarnaast ligt hiereen rol voor elk lid om hier zijn steentje aan bij te dragen.

Al een aantal jaren hebben we focus op verjonging van de club, door in principe een leeftijdgrens van maximaal 50 jaar aan te houden voor nieuwe instroom. Hierdoor hebben wij nu een behoorlijk evenwichtige opbouw in leeftijd en zullen dit beleid zoveel als mogelijk handhaven.

Met ons aan boord helpen wij de ander stralen!

Dat we er een mooi jaar van mogen maken.