Oss voor Imba

EVALUATIE OSS VOOR IMBA

Aanleiding:

Tijdens een fireside van Rotaryclub Oss-Maasland (RCOM) op 21 januari 2009 met de opdracht ‘brainstorming voor nieuwe projecten’ werd de eerste aanzet geformuleerd voor een breed opgezet project waarin vooral de Osse jeugd zou worden betrokken, activiteiten met als uitgangspunt ontwikkelingswerk en milieu aandacht zouden krijgen en waaraan alle leden van de club zouden deelnemen.

Al eerder werd door Lou Pinckaers, voorzitter van de Stichting Imba Children’s Home, aan John van Boekel gevraagd mee te denken over een vorm van fundraising voor de leefgemeenschap Imba in Zimbabwe. Vanaf 2004 ontwikkelden Marijke Acket en Ronald van der Laan hier een businessplan dat uiteindelijk moest voorzien in de opvang van weeskinderen en de exploitatie daarvan, via opbrengsten uit voorzieningen zoals een kippenfarm, bakkerij, paddenstoelen kwekerij, etc. Een terrein van ruim acht hectaren werd verkregen en via de huidige pijlers Imba Nederland en Imba Zimbabwe wordt de doelstelling als volgt gedefinieerd:

IMBA is een onafhankelijke, particuliere organisatie. IMBA zet zich in voor kansarme kinderen in Chitungwiza en Seke, voorsteden van Harare, de hoofdstad van Zimbabwe. IMBA laat kinderen opgroeien in een veilige gezinssituatie. Daarbij betrekt IMBA intensief familie van deze kinderen in de lokale gemeenschap.

Samenwerking:

Nader contact over de doelstellingen en behoefte aan fundraising voor Imba resulteren in een opzet onder de naam ‘Oss voor Imba’. In mei 2009 wordt een eerste voorstel ingediend bij het bestuur van RCOM. Met enkele kanttekeningen wordt dit voorstel tijdens een bijeenkomst clubzaken op 26 augustus 2009 aangenomen.

Inmiddels hebben enkele contacten op voorzittersniveau plaats gevonden met de intentie te verkennen of dit project samen met Rotaryclub Oss (RCO) kan worden uitgevoerd. Er is al vaak over een mogelijke samenwerking gesproken, waarbij de jubilea in 2010 van RCO (45 jaar) en RCOM (25 jaar), alsmede het feit dat een aantal leden van RCO tevens bestuurslid van Imba Nederland is, argumenten kunnen zijn voor een gezamenlijke acceptatie van dit project.

Op 2 september gaat RCOM akkoord met een mogelijke samenwerking, het project wordt op maandag 4 oktober gepresenteerd bij RCO en enkele dagen later ontvangen we bericht dat er unaniem voor samenwerking is gekozen in het project ‘Oss voor Imba, met het verzoek het voorgestelde tijdspad te verlengen.

Doelstelling:

Met aanvankelijk ‘fundraising’ als uitgangspunt, wordt de doelstelling na overleg als volgt geformuleerd:

1. Het mobiliseren van alle inwoners, bedrijven, instanties, verenigingen en scholen van de gemeente Oss om deel te nemen aan acties met als uitgangspunt fundraising voor Imba.

Een actie met een vergelijkbare opzet als landelijk eerder is georganiseerd, met een rechtstreekse follow-up via de televisie voor Foster Parents, Unicef, Donorregistraties, maar in dit geval dus alleen voor de gemeente Oss;

2. adoptie van Imba om gedurende een langere periode te voorzien van content en daadwerkelijke begeleiding op het gebied van leren, werken, zorg, sport en cultuur. Een koppeling en wisselwerking om niet alleen vanuit Nederland naar Zimbabwe diensten aan te bieden, maar evenzeer mogelijkheden te scheppen dat staf en bewoners van Imba ons deelgenoot maken van hun leefwijze.

Organisatie:

Om dit ambitieuze project te realiseren zijn een tweetal uitgangspunten belangrijk voor beide Rotaryclubs:

1. alle Rotarians van RCO en RCOM ( samen 90 leden) hebben hun medewerking toegezegd en zullen worden betrokken via indeling in een van de hierna vermelde commissies;

2. The Four Avenues of Service:

zijn de pijlers waar Rotary op rust en moeten samen met het begrip ‘fellowship’ de basis vormen voor het succes van ‘Oss voor Imba’.

Een zogenaamde Pre Commissie (Sylvia Schalken | Lou Pinckaers | Rob Beek | John van Boekel) gaat vervolgens de presentatie van dit project voorbereiden, welke zal plaatsvinden op 16 december 2009 in restaurant ’t Putje, aan de leden van beide clubs. Besloten wordt tot het volgende organigram:

De leden van beide clubs zijn evenredig verdeeld over de diverse commissies, voorzitters en secretarissen zijn niet ingedeeld en van de mogelijkheid te kiezen voor een andere commissie wordt slechts door één Rotarian gebruik gemaakt. Nieuwe leden worden later in overleg aan een commissie toegevoegd en één lid geeft te kennen geen medewerking te verlenen aan dit project.

Tijdspad:

De eerste maanden van 2010 worden benut om per commissie te inventariseren welke activiteiten kunnen worden ontplooid, targets worden hieraan gekoppeld en een totaalplan wordt opgemaakt. Op 21 april 2010 vindt in ’t Putje de kick-off van Oss voor Imba plaats, waarbij 75 Rotarians aanwezig zijn, het voltallige bestuur van de Stichting Imba Children’s Home en vertegenwoordigers van de lokale media. Enthousiaste reacties

volgen op:

De maanden tot de zomervakanties zullen worden gebruikt om de conceptplannen nader uit te werken, afspraken te maken met aan commissies gerelateerde doelgroepen en te bevorderen dat in september het project in volle omvang in gang wordt gezet.

De aanvankelijk geplande slotmanifestatie in De Groene Engel in december 2010 wordt – op verzoek van enkele scholen die participeren - in eerste instantie verschoven naar 22 januari 2011 en vervolgens naar 21 mei 2011 omdat de verkoop van 10.000 loten stagneert.

Recessie:

De voortvarende start wordt in de maanden dat een definitief beroep wordt gedaan op inzet en medewerking van alle leden, teleurstellend onderbroken. Tijdig geplande vergaderingen van de respectievelijke commissies worden door te weinig leden bezocht, terwijl vooral het aantal leden dat zonder enig bericht afwezig blijft, verontrustend is. Er wordt een merkbare verminderde animo geconstateerd en interne pogingen hierin verandering te brengen hebben meermalen een averechtse uitwerking ten gevolge.

Om deze impasse te doorbreken volgt een bijeenkomst met deputaties van de besturen van beide clubs en het CT in het City Hotel op 1 juli 2010. Besloten wordt dat tijdens de reguliere clubbijeenkomsten Imba telkens als agendapunt zal worden behandeld, dat per commissie geïnventariseerd zal worden wie actief wil meewerken en dat rapportage volgt door de diverse voorzitters. Beide clubs hebben zich – met unanieme steun van alle leden – gecommitteerd aan dit project en een voortgang, ook met minder actieve deelnemers, ligt voor de hand.

Er komt per commissie een rapportage aan het DB waarin acties en targets voor fundraising worden vermeld, welke inhoudelijke support met betrekking tot content zal worden verricht en welke leden hieraan een daadwerkelijke bijdrage gaan leveren.

Target:

De vastgestelde target van € 100.000,00 tijdens de CT vergadering van 2 juni wordt middels de hiervoor genoemde rapportage bevestigd. Indien dit eindresultaat wordt behaald zullen Wilde Ganzen en NCDO het bedrag verdubbelen. Enerzijds een verantwoordelijkheid om extra voorzieningen in Zimbabwe mogelijk te maken, anderzijds een positieve motivatie om als Rotaryclubs het euro ton binnen te halen.

Commissie activiteiten:

Op maandag 13 september 2010 vond een follow-up plaats in ’t Putje waarbij ongeveer zestig Rotarians aanwezig waren. Alle recente ontwikkelingen worden besproken en de commissies gaan vanaf nu aan de slag met het benaderen van de diverse doelgroepen voor fundraising, het verzamelen van goederen in natura en het realiseren van contacten uit de Osse samenleving met Imba in Zimbabwe.

Commissie Leren:

Alle onderwijsinstellingen in de gemeente Oss worden geïnventariseerd, daarna bezocht door leden van deze commissie en al snel is er een duidelijk beeld van scholen die hun medewerking willen verlenen. Aan alle leerlingen wordt klassikaal voorlichting gegeven over de leefomstandigheden in Zimbabwe en het doel van het project. Sponsorlopen, markten en fietstochten worden merendeel gepland in december en het voorjaar van 2011. Mede om deze reden wordt - zoals eerder vermeld - de slotmanifestatie verplaatst naar mei van dit jaar.

Aanpak en begeleiding van de commissie, alsmede een bijzondere betrokkenheid en inzet van docenten en duizenden leerlingen van basisscholen, VO en VWO opleidingen, overtreffen alle verwachtingen en zorgen voor een enorm grote bijdrage aan het eindresultaat.

Commissie Vrije Tijd:

Via subcommissies worden de disciplines cultuur, muziek en sport benaderd. De belangrijkste impulsen komen uit de sportieve sector met een door de commissie georganiseerd Jeu de Boules Toernooi en belangrijke sponsorbijdragen vanuit de Osse Golf- en Tenniskampioenschappen. Muziekinstrumenten worden verzameld en opgeknapt, ruim 50 kilo’s vreemde valuta worden ingezameld en getransporteerd naar Engeland en met inbreng van schilderijen van kunstenaars van K26 uit Oss, sculpturen van Zimbabwaanse collega’s en leerlingen van basisscholen uit Oss en Zimbabwe die elkaars portretten schilderen wordt de multiculturele creativiteit zichtbaar.

Commissie Wonen:

Een brede brainstorming resulteert uiteindelijk in een mailing naar Osse bedrijven voor de tijdelijke verhuur van Zimbabwaanse kunst voor een tweetal perioden. De response is – met uitzondering van enkele kleine sponsorbedragen – nihil en bij gebrek aan verdere ideeën wordt besloten deze commissie te integreren in ‘Werken’.

Commissie Werken:

De verkoop van 10.000 loten a raison van € 5,00 in de vorm van een fraai ringbandcahier had absolute prioriteit om de financiële doelstelling te realiseren. Binnen korte tijd waren ongeveer 4.500 stuks afgenomen door bedrijven en instanties. Een tweetal potentiele grote orders vond geen doorgang en in verband met te weinig verkochte loten kon de geplande trekking geen doorgang vinden vanwege bepalingen in de loterijvergunning met betrekking tot kosten en opbrengst. De afname van 2.500 loten door ZorgGoedBrabant (de Imba ringbanden werden geschonken aan leerlingen van basisscholen die aan sponsorlopen hadden deelgenomen) betekende een belangrijke impuls en medio mei waren alle loten verkocht.

Commissie Publiciteit & Vormgeving:

Verzorgde ontwerp huisstijl Oss voor Imba via logo en briefhoofd, alsmede grafische ontwerpen voor Valuta Actie, Imba Gallery, busjes Geef aan Imba en power point presentaties. Via de Media Kalender werden alle activiteiten ter kennis van lokale media gebracht en afspraken gemaakt voor publiciteit, met loyale medewerking van de Osse redactie van het Brabants Dagblad en Omroep Maasland | DTV. De website www.ossvoorimba.nl werd vanuit deze commissie opgezet en beheerd. Tevens werden door bemiddeling van leden van P & V twee flinke subsidies bij externe instanties aangevraagd en toegekend.

In verband met het overlijden van Emile Smeets in oktober 2010 werden vanaf dat moment de taken als voorzitter van de commissie P & V waargenomen door Koen Wiedhaup

Emile Smeets †

Emile begon - zoals ook aan andere vergelijkbare klussen - met inzet, kennis van zaken en enthousiasme aan het project ‘Oss voor Imba’ en bij de start op 21 april dit jaar gaf hij al aan om fysieke redenen waarschijnlijk niet daarbij aanwezig te kunnen zijn. Hij kwam toch, gaf een prima presentatie aan bijna honderd aanwezigen en liet weten wat eerder naar huis te gaan omdat de pijn hem teveel werd.

Niemand in onze omgeving had toen maar enig idee dat dit de voortekenen waren van een ongeneeslijke ziekte waaraan hij op 22 oktober 2010 op veel te jonge leeftijd is overleden. Een groot verlies voor de Rotaryclub Oss, de activiteiten voor IMBA en voor anderen in onze stad die altijd op zijn onvoorwaardelijke inzet en medewerking mochten rekenen.

Commissie Financiën:

Realiseerde de notariële oprichting van de Stichting Oss voor Imba, administreerde alle gemaakte kosten en verzorgde de facturering van sponsoring, kunstaankopen en bestellingen voor loten na verkregen info vanuit de commissies. Maandelijks werd in een financieel overzicht de stand van inkomsten en uitgaven bekend gemaakt.

Eventuele kasgelden werden alleen door leden van deze commissie geïnd, gecontroleerd en afgestort op de bankrekening van Imba. Gedurende de gehele periode van het project was sprake van een kwalitatieve en alerte verslaggeving en kon hiervan inzage worden verkregen en gebruik worden gemaakt.

Coördinatie Team:

De voorzitters van de zes commissies en leden van het Dagelijks Bestuur – samen het CT vormend – vergaderden zestien keer. Korte effectieve bijeenkomsten met een hoge attendance van de leden, met regelmatig extra aanwezigheid van vicevoorzitters van de commissies en Rotarians met een specifieke inbreng, een en ander afhankelijk van de agendapunten. Belangrijke steun werd gevraagd en ongevraagd ontvangen van Marijke Acket en Ronald van der Laan, die in cc de notulen ontvingen. In alle opzichten een hecht college dat gestructureerd vergaderde, communiceerde en een stimulerende rol vervulde bij de vele activiteiten.

Dagelijks Bestuur:

Getalsmatig weliswaar de kleinste eenheid van het organigram, in de praktijk dagelijks betrokken bij Imba en alles dat organisatie en evenementen betrof. Meer dan dertig bijeenkomsten op diverse locaties, een intensief mailverkeer en frequent gebruik van mobieltjes betekenden de noodzakelijke begeleiding op de achtergrond zodat verrassingen en problemen werden voorkomen.

Vanuit het DB werd tevens de actie met de busjes ‘Geef aan Imba’, de inrichting en exploitatie van de Imba Gallery – met assistentie van partners van Rotarians - en de slotmanifestatie op 21 mei 2011 in De Groene Engel georganiseerd, alsmede de uitgave van een tiental Imba Nieuwsbrieven.

Goederen in natura:

Niet alleen door leden van beide Rotaryclubs, vooral ook door spontane aanbiedingen van inwoners, scholen en bedrijven kan een volledig gevulde container van veertig voet worden verscheept naar Zimbabwe.

Speciaal vervaardigde schroefloze marktkramen, sportartikelen, muziekinstrumenten, alle benodigde onderdelen voor een complete bakkerij, kantoor inrichting, schoolbanken en –stoeltjes, Engelstalige boeken, vijfenderig fietsen, televisies, computers, en een separaat getransporteerde broedmachine voor 1.000 eieren zijn onderweg naar de leefgemeenschap in Zimbabwe. De Osse Overslag Centrale zorgt niet alleen voor het transport, de ‘one-way-container’ kan ter plaatse worden gebruikt als bibliotheek of bergruimte.

Financieel overzicht:

Hieronder een overzicht van de inkomsten en uitgaven, met de aantekening dat het afgeronde bedragen betreft en dat gebruik is gemaakt van ‘verzamelposten’ met een vergelijkbare intentie:

Inkomsten:

Loterij | 10.000 loten á € 5,00 € 50.000,00

Subsidies | Gemeente Oss | SBG | Kuijte Warong “ 17.500,00

Matching Grant “ 10.100,00

Golf | Tennis | Jeu de Boules “ 8.500,00

Valuta actie “ 1.775,00

Busjes Geef aan Imba “ 2.080,00

Imba Gallery | Koninginnemarkt “ 7.360,00

Rotaryclub Oss “ 5.000,00

Rotaryclub Oss-Maasland “ 8.000,00

Globe Travel Team | Vosjes voor Imba “ 1.740,00

Diverse sponsors | bedrijven | instanties | Particulieren “ 17.500,00

Scholen “ 43.500,00

NCDO “ 50.000,00

Wilde Ganzen “ 53.780,00

Totaal inkomsten € 276.835,00

Uitgaven

Publiciteit & Vormgeving € 14.950,00

Vrije Tijd “ 1.550,00

Werken “ 30.285,00

Leren “ 600,00

Algemeen “ 4.450,00

Totaal uitgaven € 51.835,00

Resultaat Oss voor Imba: € 225.000,00

Slotmanifestatie:

Op zaterdag 21 mei 2011 vond in De Groene Engel te Oss de slotmanifestatie plaats van het project “Oss voor Imba’. Ongeveer 250 personen waren aanwezig bij een gevarieerd programma waaraan medewerking werd verleend door een lerarenorkest, de Talentenklas van de Stichting Oss Cultureel en afgevaardigden van scholen en verenigingen die cheques kwamen aanbieden. Presentator Rob Beek intervieuwde Marijke Acket en Ronald van der Laan , de journalist Dan Wildeman die een aantal dagen in Zimbabwe verbleef, de heer Henk Ariens die namens NCDO aanwezig was en Daniel Dzobo en JohnMutumburanzou, respectievelijk directeur en manager child development van Imba Zimbabwe. Op een groot scherm werden tussenstanden van ontvangen euro s geprojecteerd. Hoogtepunt was de aanbieiding van een cheque van (op dat moment) € 219.486,00 aan Imba Nederland en Imba Zimbabwe.

Status Quo:

Vragen en kritische opmerkingen waren in april 2011 aanleiding voor de vervaardiging van het document “Status Quo Imba Zimbabwe’, tot stand gekomen in samenwerking met en onder goedkeuring van Stichting Imba Nederland, Stichting Oss voor Imba enFounders Imba Zimbabwe. Duidelijkheid wordt onder meer verschaft over

Besteding en verantwoording:

Op 30 juni 2011 werd de overeenkomst ondertekend ‘inzake besteding en verantwoording van de opbrengst van het project Oss voor Imba’ door:

In deze overeenkomst wordt onder meer vermeld dat de volledige opbrengst zal worden aangewend voor met name genoemde voorzieningen, op welke wijze in dit verband het betalingsverkeer zal geschieden en dat gedurende een termijn van drie jaar digitale rapportage over de voortgang op Imba zal worden verstrekt aan RCO en RCOM, subsidiegevers, redactie Brabants Dagblad en DTV | Omroep Maasland en alle scholen welke hebben meegewerkt aan dit project.

Bij de planning van de voorzieningen was aanvankelijk uitgegaan van een koers van € 1.00 = $ 1.24. Met het openen van een dollarrekening door Imba Nederland in juli 2011 bleek dat bij de koers van dat moment

(€ 1.00 = $ 1.42) er kan worden beschikt over een bedrag van ongeveer $ 321.000,00 ofwel $ 40.000,00 meer dan in eerste instantie was voorzien.

Conclusies:

De tweeledige doelstelling van het ambitieuze project ‘Oss voor Imba’ zoals weergegeven op pagina 1 van deze evaluatie, is gerealiseerd. Die conclusie mag worden getrokken door de deelname van vele inwoners, bedrijven, instanties, scholen en verenigingen in de gemeente Oss, waardoor de target van

€ 100.000,00 ruimschoots werd overschreden, terwijl de intentie om Imba voor een langere periode van content en daadwerkelijke begeleiding te voorzien, via een aantal scholen in werking is gezet.

Het deelgenoot maken van de leefwijze in Zimbabwe door staf en bewoners kan geschieden via informatie in de digitale nieuwsbrieven voor de komende drie jaar, zoals vastgelegd in de overeenkomst van besteding en verantwoording.

Toetsing van de uitgangspunten zoals omschreven onder de kop ‘Organisatie’ op pagina 2 geven het volgende beeld:

1. De toegezegde medewerking door alle Rotarians is niet geëffectueerd.

2. Ten aanzien van ‘The Four Avenues of Service’ het volgende:

Aanbeveling:

Bij een toekomstig project met enige volume, al dan niet in de vorm van samenwerking door beide Rotaryclubs, is het gewenst vooraf duidelijke afspraken te maken inzake de medewerking van de leden. Absoluut noodzakelijk om gedurende het tijdspad van het project irritatie te voorkomen en het begrip ‘fellowship’ in ere te kunnen houden.

Dank:

Met oprechte dank aan allen die op welke wijze dan ook hebben bijgedragen aan het succes van het project ‘Oss voor Imba.

Oss, augustus 2011,

John van Boekel.