Privacyverklaring
Laatste wijziging: 14/11/2022
Verantwoording
Stichting Rotary Kinderkamp, secretariaat gevestigd Pieter Theeuwenlaan 11, 5591 EJ Heeze, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze verklaring. Primair doel is het kunnen organiseren van een vakantiekamp voor de (pleeg)kinderen wiens ouders/verzorgers deze gegevens hebben verstrekt. Stichting Rotary Kinderkamp neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en heeft passende organisatorische en technische maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.
Persoonsgegevens die wij verwerken
Stichting Rotary Kinderkamp verwerkt onderstaande persoonsgegevens, nadat uw (pleeg)kind(eren) in samenspraak met u en namens u door de contactpersoon van een van de Nederlandse Rotaryclubs is/zijn aangemeld voor deelname aan het Rotary Kinderkamp. Wij verzamelen niet meer gegevens dan nodig zijn voor het goed en veilig kunnen organiseren van het Rotary Kinderkamp.
Persoonsgegevens van de ouders/verzorgers, van de aangemelde (pleeg)kinder(en) en van de Rotary contactpersonen:
- Voor- en achternaam
- Adresgegevens
- Telefoonnummer
- E-mailadres
Bijzondere persoonsgegevens van aangemelde (pleeg)kind(eren):
- Geboortedatum
- Geslacht
- Gezondheid en medische kenmerken
- Gedragskenmerken
- Naam huisarts
- Burgerservicenummer (BSN)
- Onderwijsinstelling
Overige persoonsgegevens van aangemelde (pleeg)kind(eren):
- Informatie die u actief verstrekt aan ons, mondeling, in correspondentie en/of telefonisch.
- Foto’s van groepsactiviteiten waarop uw (pleeg)kind(eren) kunnen staan en waarvoor u ons toestemming heeft gegeven; er worden geen namen van kinderen aan de foto’s gekoppeld. De foto’s kunnen op een besloten fotopagina en/of op onze website worden geplaatst.
Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken
Stichting Rotary Kinderkamp gebruikt uw persoonsgegevens om:
- Een vakantiekamp te kunnen organiseren voor uw (pleeg)kind(eren).
- Voor het kamp een groepsindeling te kunnen maken die aansluit bij de mogelijkheden en de belevingswereld van uw (pleeg)kind(eren).
- De begeleiding ter plaatse op de hoogte te brengen van o.a. gedrag, medicijngebruik en dieetvoorschriften.
- Het kunnen beoordelen of deelname aan het vakantiekamp geen onverantwoorde (medische) risico's met zich meebrengt.
- Het kunnen inschakelen van medische hulp in geval van ziekte of calamiteiten gedurende het vakantiekamp.
- U te kunnen bellen of e-mailen indien dit gedurende het vakantiekamp of binnen twee jaar daarna nodig is.
Bij deze verwerkingen kunnen ook derde partijen zijn betrokken waarbij een verwerkingsovereenkomst van toepassing is. Een dergelijke overeenkomst bevat de afspraken ter bescherming van de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens en de omschrijving en toestemming tot verwerking van de persoonsgegevens voor een afgesproken verwerkingsdoel.
Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
Stichting Rotary Kinderkamp bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij bewaren uw gegevens tot twee jaar na afloop van de deelname aan het vakantiekamp met als doel:
- Controle of uw (pleeg)kind(eren) in de twee voorgaande jaren niet aan het kamp hebben deelgenomen.
- Indien nodig contact te kunnen opnemen met (pleeg)ouders/verzorgers en Rotary contactpersonen over aan de deelname van het kamp gerelateerde zaken.
Voor foto’s is geen bewaartermijn vastgesteld; de foto's dienen een historisch doel.
Delen van persoonsgegevens met derden
Stichting Rotary Kinderkamp verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor het goed en veilig organiseren van het vakantiekamp of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Alle personen die van de gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Stichting Rotary Kinderkamp. In dat geval moeten wij de deelname aan het kamp door uw (pleeg)kind(eren) echter noodgedwongen annuleren wegens het ontbreken van essentiële gegevens.
U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar ons secretariaat. We reageren zo snel mogelijk, maar altijd binnen vier weken, op uw verzoek. Om misbruik te voorkomen kunnen we u vragen om u te identificeren.
Op grond van de privacywetgeving heeft u ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens tegen deze verwerkingen van persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijziging van deze privacyverklaring
Stichting Rotary Kinderkamp behoudt zich het recht voor om te allen tijde deze privacyverklaring te wijzigen. Wij adviseren u dan ook om deze verklaring regelmatig op wijzigingen te controleren.