Veelgestelde vragen

Om het u en ons makkelijker te maken hebben wij hieronder een aantal veelgestelde vragen en bijbehorende antwoorden verzameld.

Algemeen

Onze club wil graag een kind laten deelnemen, maar onze club heeft geen connecties om een kind uit de doelgroep te kunnen selecteren. Hoe pakken we dat aan?
Voor de selectie zoeken clubs vaak contact met maatschappelijke instanties in hun omgeving, zoals o.a. Jeugdzorg, Stichting Leergeld, Humanitas, Leger des Heils, voedselbanken en scholen, die veel kinderen uit de bovengenoemde doelgroep kennen.

Wat zijn de kosten voor een club om een kind aan het Rotary Kinderkamp te laten deelnemen?
Rotaryclubs in heel Nederland kunnen ieder maximaal twee kinderen aanmelden voor het kamp en betalen daarvoor een bedrag van € 500,- per kind als bijdrage in de kosten. Leden van die clubs brengen zelf de kinderen van huis naar de boot in Lauwersoog en halen ze na het kamp weer op.

Worden er uitzonderingen gemaakt op de leeftijdsgrenzen?
Wij laten uitsluitend kinderen toe van 9 t/m 11 jaar (peildatum is 1 augustus van het betreffende kampjaar) en moeten daar streng in zijn. Kinderen buiten die leeftijdscategorie (zowel jonger en ouder) vinden onvoldoende aansluiting in de groep en bij een groot deel van de activiteiten en vragen daarom onevenredig veel aandacht van de leiding van het kamp.

Is het noodzakelijk dat de kinderen een zwemdiploma hebben?
Het hebben van een zwemdiploma hebben wordt aanbevolen. Uit veiligheidsoverweging stellen wij een limiet aan het aantal deelnemertjes dat geen zwemdiploma heeft. Dit om er zeker van te zijn dat leiding van het kamp voldoende oog kan houden op minder geoefende zwemmers.

Onze club heeft voor deelname een kind op het oog dat extra aandacht vraagt, d.w.z. het is niet zwakbegaafd maar niet erg slim, waardoor het wel aansturing nodig heeft. Is een dergelijk kandidaatje wel op zijn plaats in het Rotary Kinderkamp?
Bij uw afweging kunt u kijken naar het onderwijs dat het kind volgt. Kinderen uit normaal basisonderwijs maar ook speciaal basisonderwijs kunnen we wel aan, afhankelijk van de gedragskenmerken. Om een optimale begeleiding van alle kinderen te kunnen garanderen, hanteren we de regel dat maximaal 10% van de deelnemers speciaal (basis)onderwijs mag volgen. Kinderen uit speciaal onderwijs die, vooral als ze zwakbegaafd zijn, eenvoudige opdrachten niet begrijpen en daardoor moeilijk zijn te corrigeren, vragen te veel aandacht (soms zelfs één op één). Een dergelijke begeleiding kunnen we in het Rotary Kinderkamp niet bieden.

Kunnen er ook vluchtelingenkinderen worden aangemeld?
Vluchtelingenkinderen kunnen worden aangemeld, mits ze een legale status hebben, er een zorgverzekering voor hen is afgesloten en ze over een BSN nummer beschikken. Verder is het absoluut noodzakelijk dat ze de Nederlandse taal redelijk spreken en begrijpen.

Mogen twee kinderen uit hetzelfde gezin worden aangemeld of is er dan kans op ongewenste groepjesvorming?
Twee kinderen uit hetzelfde gezin aanmelden is geen probleem. De deelnemertjes trekken in het kamp op in groepjes. Elk groepje staat onder leiding van een ‘meester’ en een ‘juf’. Bij de indeling wordt erop gelet dat kinderen uit hetzelfde gezin in verschillende groepjes worden ingedeeld. 

Kinderen aanmelden

Hoe moet ik inloggen om het ‘webformulier aanmelden’ te kunnen invullen?
Om dit webformulier te kunnen invullen moet u inloggen met uw Rotary inloggegevens. Zodra u het webformulier opent, ziet u eerst een inlogscherm. U dient uw in LeAd bekende e-mail adres en het u bekende wachtwoord in te voeren. Dat zijn dezelfde gegevens die u gebruikt om in te loggen bij LeAd (de Rotary ledenadministratie) en bij de Rotary app op uw smartphone. Geef NOOIT uw Rotary inloggegevens aan iemand anders.

Waarom moet ik inloggen om het ‘webformulier aanmelden’ te kunnen invullen?
Omdat wij (bijzondere) persoonsgegevens verwerken, zijn wij conform de privacywetgeving AVG verplicht te controleren of u door de ouders/verzorgers bent gemachtigd deze gegevens aan ons over te dragen. Op het webformulier vragen wij u als Kinderkamp contactpersoon van uw club dan ook expliciet te verklaren dat de ouders/verzorgers u deze machtiging d.m.v. een handtekening op het ‘verzamelformulier voor aanmelden’ hebben verstrekt. Aan de hand van de inloggegevens kunnen wij de identiteit van u als KInderkamp contactpersoon vaststellen.

Ik heb een aanmelding gedaan. Krijg ik daarvan een ontvangstbevestiging en wanneer?
Een ontvangstbevestiging wordt automatisch verstuurd naar het bij de aanmelding door u opgegeven e-mail adres. Controleer of u het e-mail adres juist hebt ingevoerd. Bij typfouten in uw e-mail adres kunnen wij u niet bereiken.

Ben ik na de ontvangstbevestiging van de aanmelding verzekerd van plaatsing van een kind?
De ontvangstbevestiging is nog geen bevestiging van plaatsing. Op basis van de bij de aanmelding verstrekte gegevens controleren wij of aan alle voorwaarden is voldaan en of de actuele groepssamenstelling nog ruimte biedt. Zo kan het aantal kinderen zonder zwemdiploma, onderwijsniveau of de verhouding jongens/meisjes afwijzing noodzakelijk maken.  Het kan ook zijn dat het aantal aanmeldingen het aantal beschikbare plaatsen heeft overstegen. In dat geval worden de kinderen op een wachtlijst geplaatst. Binnen maximaal acht weken na aanmelding krijgt u bericht of het kind mee kan. U ontvangt dan ook de factuur, die binnen 30 dagen moet worden voldaan. Bij tijdige betaling van het factuurbedrag is de plaatsing van het kind verzekerd. Is er niet betaald nadat de betalingstermijn is verlopen, dan wordt een al geplaatst kind teruggezet naar de wachtlijst en vervangen door een ander kind van de wachtlijst.

Wat kan ik invullen in het veld ‘Eventuele opmerkingen/vragen’ van het ‘webformulier aanmelden’?
Dit veld is bedoeld voor zaken die u nergens anders kwijt kunt. Het veld is niet bedoeld voor opmerkingen m.b.t. medische zaken en/of dieetwensen. Vul deze in bij de daarvoor bestemde velden.

Er zijn wijzigingen gekomen in de door mij bij de aanmelding verstrekte gegevens. Hoe kan ik dit kenbaar maken?
U kunt een e-mail sturen naar de coördinatoren. Wij verzoeken u wijzigingen tot het uiterste te beperken, bijvoorbeeld door vooraf binnen uw club goede afspraken te maken m.b.t. contactpersonen tijdens het kamp, etc. Bedenk dat iedere wijziging veel extra werk en kans op fouten met zich meebrengt omdat mutaties handmatig door de coördinatoren in de geautomatiseerde administratie moeten worden aangebracht. 

Kinderen op de wachtlijst

Een door mij aangemeld kind staat op de wachtlijst. Hoe groot is de kans dat het alsnog mee kan en wanneer hoor ik dat dan?
Dat is heel verschillend. Soms vallen er relatief veel geplaatste kinderen alsnog uit. Ook worden op de wachtlijst geplaatste kinderen soms teruggetrokken. Als er al plaats vrij komt, kan dat zelfs enkele dagen vóór vertrek gebeuren. Wij brengen u dan direct op de hoogte! Het heeft geen zin om bij ons naar de status van de wachtlijst te informeren, want ook voor de coördinatoren blijft het koffiedik kijken. Hou bij plaatsing op de wachtlijst naar kind en ouders/verzorgers in ieder geval een flink aantal slagen om de arm.

Als een door mij aangemeld kind afvalt, kan ik dan zelf een ander kind als invaller laten deelnemen?
Nee, in dat geval wordt de opengevallen plaats door ons gevuld met een kind van de wachtlijst.

Als een door mij aangemeld kind afvalt, wordt de deelnemersbijdrage dan gecrediteerd?
Als uw club vóór 1 juni onverhoopt een al geplaatst kind moet afmelden, wordt geprobeerd de opengevallen plaats op te vullen met een kind van de wachtlijst. Indien dit lukt crediteren wij de deelnemersbijdrage na afloop van het kamp. Bij afmelding na 1 juni is creditering om organisatorische reden niet meer mogelijk.

Verblijf op het kamp

Slapen de jongens en meisjes apart en met hoeveel slapen ze op een kamer?
Voor de jongens en meisjes zijn er gescheiden slaap- en doucheruimtes. Iedere slaapruimte telt ca. 8 bedden.

Worden er foto’s gemaakt tijdens het kamp en hoe kunnen die worden bekeken?
Op een online fotopagina worden iedere kampdag foto’s geplaatst. De ouders/verzorgers krijgen voorafgaand aan de kampweek een link naar de besloten fotopagina toegestuurd. Een compilatie van de foto’s kan na de kampweek ook op onze website worden geplaatst. Er worden geen namen van kinderen bij de foto’s geplaatst. De foto’s zullen door Stichting Rotary Kinderkamp nimmer voor andere (commerciële) doeleinden worden gebruikt.

Waarom mogen de ouders/verzorgers tijdens het kamp geen rechtstreeks telefonisch contact met de kinderen hebben?
We hebben slechte ervaringen met direct contact. Kinderen die geen heimwee hebben of het inmiddels te boven zijn, kunnen dat gevoel bij het horen van het thuisfront weer plotseling ontwikkelen. Gevolg is dat ouders/verzorgers én kind overstuur zijn. Alleen in bijzondere gevallen, zoals een verjaardag, worden ouders/verzorgers en kind telefonisch met elkaar in contact gebracht.

Waarom mogen de kinderen geen telefoon meenemen naar het kamp?

• Lang niet ieder kind heeft een eigen telefoon. Het is dan lastig het principe van ‘gelijke monniken, gelijke kappen’ te hanteren. Jaloezie en afgunst liggen op de loer. Het groepsgevoel komt onder druk te staan.
• Het is onze plicht er op toe te zien dat kinderen social media, zoals WhatsApp, Facebook, Instagram, e.a. niet gebruiken voor het openbaar maken van privacygevoelig materiaal dat andere kinderen, op welke wijze dan ook, kan schaden. Wij kunnen dat onmogelijk controleren en daarom is het meenemen van een telefoon niet toegestaan. 
• Samen activiteiten ondernemen en aandacht hebben voor elkaar staan voorop! Het is een kamp zonder internet en computerspelletjes. Wij willen voorkomen dat een kind tijdens het kamp ‘opgaat’ in zijn telefoon en vervolgens buiten de groep komt te staan. Als een kind, tegen de regels in, een telefoon bij zich heeft bergen we deze gedurende het kamp op in een kluis.

Kinderen met heimwee krijgen soms een heimweepilletje. Wat is dat precies?
Zeker de eerste nacht hebben sommigen kinderen heimwee. Door dan met ze te praten en ze over thuis te laten vertellen (hun speelgoed, hun huisdier, enz.) worden ze vaak weer rustig. Maar als ze niet in slaap kunnen komen krijgen ze van de leiding een heus heimweepilletje. Dat is niets anders dan een onschuldig vitamine C tabletje, maar de mythe eromheen doet wonderen. Niet aan de kinderen verklappen dus...

Welke maatregelen neemt Rotary voor de veiligheid van de kinderen tijdens het kamp?

• Er is conform de regels van Rotary International een gedragscode opgesteld, waarin de omgang tussen leiding onderling, tussen leiding en kinderen en tussen kinderen onderling is vastgelegd.
• Zowel de studentenleiding als de coördinatoren moeten een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) overleggen.
• Aan de hand van de bij de inschrijving gevraagde (medische) gegevens van de kinderen wordt vooraf door een kinderarts beoordeeld of deelname aan het kamp geen onverantwoorde risico's met zich meebrengt.
• De kinderen moeten zijn ingeënt volgens het Rijksvaccinatieprogramma.
• De identiteit van Rotaryleden die de kinderen ophalen in Lauwersoog wordt gecontroleerd.