Aanpak Ledenwerving

Aanpak ledenwerving Rotterdam Nieuwe Dag

Inleiding

Rotaryclub Rotterdam Nieuwe Dag bestond in 2019 25 jaar en had nog 13 leden. In één jaar is de club erin geslaagd het aantal leden te verdubbelen. De club is vernieuwd, jonger, meer divers, klaar voor de toekomst. In dit stuk delen wij de aanpak van onze succesvolle ledenwerving.

In het jaar 2019-2020 is een drietal mensen (Ernst Storm, Dorine Cleton en Josimar Barbolina) doende geweest om groot aantal nieuwe leden in één keer te werven. In juni 2020 zijn ongeveer 15 mensen komen kijken en in het najaar van 2020 zijn ze bijna allemaal geïnstalleerd als lid. Dit werk wordt nu voortgezet door de Ledencommissie. We streven naar uitbreiding van de club met nog eens 10 leden.

Team

Het eerste wat van belang is, is een team waar verschillende mensen, achtergronden en talenten samenkomen. In dit geval:

·	een door de wol geverfde én gepassioneerde Rotarian;

·	een netwerker / connector;

·	een projectleider.

Eén ding hadden ze alle drie gemeenschappelijk: het geloof dat het mogelijk was, dat de club het verdiende, de passie om het waar te maken én de bereidheid om voldoende tijd te investeren.

2.	Target

Zorg voor een helder doel:

·	minimum – maximum aantal nieuwe leden:

o	in dit geval tussen de 10 en 15 mensen ( t.o.v. 13 bestaande leden);

·	de “groepen” waaruit die zouden moeten komen:

o	bedrijven, haven, diversiteit, leeftijd, classificatie;

·	de termijn waarop deze mensen hun 1^e kennismaking met de club maken:

o	een termijn van een half jaar is zeker nodig, dit proces kost tijd.

3.	Projectmatige aanpak

Om een dergelijk doel waar te maken is het nodig om het aan te pakken als een project. Niet alleen de opzet, maar ook de bewaking. Zo hadden wij niet alleen al snel een spreadsheet in google-docs, waarin de acties werden bij gehouden, maar ook een lid van het team dat de voortgang bewaakte.

In dit overzicht werden namen, gegevens, data van contact, reacties, vervolgacties, uitnodigingen, aanwezigheid, inleveren van foto/persoonsgegevens voor lidmaatschap in beeld gebracht en bij elke teamvergadering doorgelopen. Zo ‘raakte niemand zoek’ of werden vervolgacties niet vergeten. Verder werden daardoor ook mensen niet tweemaal tevergeefs benaderd.

4.	Werving

De mensen om te benaderen werden op 3 manieren gevonden:

·	verzameld uit krantenartikelen, Google, LinkedIn, ‘oude lijsten’ e.d.;

·	via aanbreng van andere leden van de club;

·	via netwerk en relaties.

De basis van de lijst, de long-long-list, ontstond uit brainstormen en een overzicht van wat er zoal naar voren was gekomen. Hiervan werd een long-list gemaakt door:

·	te checken welke mensen en hoeveel daarvan pasten in ons ‘doel’;

·	te kijken welke contacten het meest interessant waren, het ‘makkelijkst’ te benaderen.

De rest van de long-long-list kwam op een reservelijst, te gebruiken als vanuit de long-list te weinig mensen interesse zouden hebben.

Vanuit de long-list werd een ‘werklijst’ gemaakt:

·	welke mensen gingen we het eerst benaderen?

·	waar lagen waarschijnlijk goede kansen?

·	óf wie wilden we juist graag in de club gezien het profiel

·	en opnieuw: een toets aan het doel (hoeveel per groep; geen dubbelingen, etc.)

·	wie ging wie benaderen? Waren er andere clubleden nodig om mensen te benaderen?

Daarnaast waren er voor de werving andere acties nodig:

·	het ‘voorhangen’ in de club van de long-list;

·	een datum voor een 1^e ontmoeting met de club;

·	een profiel van de club om uit te sturen naar geïnteresseerden;

·	een begeleidende brief om mee te sturen met het profiel.

Ook hier waren taakverdeling, deadlines en projectmatige bewaking van belang.

En dan uiteraard: de werving zelf…

Neem een kop thee of koffie:

·	ga bellen, als je tijd hebt om te luisteren en de energie en het enthousiasme om het goede verhaal te vertellen;

·	dring niet direct aan, heb de rust om het te laten bezinken, laat wel blijken dat je het erg leuk zou vinden als de ander komt en het voor de ander ook zeker meerwaarde zal hebben;

·	vraag of je informatie (het profiel) mag toesturen en je na een paar weken terug mag bellen of elkaar op een andere manier kunt spreken;

·	noteer reactie en vervolgacties in de spreadsheet.

Als mensen echt geïnteresseerd waren, werden zij op de hoogte gesteld van de beoogde datum van kennismaken. Daarna volgde daarvoor de uitnodiging met een helder programma.

5.	Kennismaking en andere acties

Vervolgens komt de datum van de 1^e kennismaking in zicht.

Zeker bij deze grote groep was het van groot belang dat:

·	mensen zich direct welkom zouden voelen;

·	vanaf de 1^e bijeenkomst contact zou ontstaan;

·	er ruimte zou zijn voor een goed gesprek;

·	alle clubleden betrokken waren bij het ‘welkom in de club’.

Vóór de eerste bijeenkomst waren alle potentiële nieuwe leden al ingedeeld in ‘mentoren-groepen’ en was de mentoren-instructie gedeeld met de leden.

Op de dag zelf kregen de geïnteresseerden een badge in een bepaalde kleur, de tafels hadden kleuren en de tafelvoorzitter (vaak ook mentor) had een set ‘tafelvragen’ als hulpmiddel voor het gesprek.

Na die 1^e bijeenkomst hielden de mentoren contact met de geïnteresseerden.

6.	Lid worden en onderdeel zijn van de club

Als zoveel mensen tegelijk lid worden, is het misschien nog wel meer van belang, dat ze direct onderdeel worden van de club. Drie maanden na de eerste ontmoeting was de clubbijeenkomst waarop de nieuwe leden geïnstalleerd werden. Op diezelfde bijeenkomst hielden de voorzitters van de verschillende commissies een korte pitch over hun plannen en projecten. Vervolgens konden de nieuwe leden kennismaken en in gesprek gaan met de verschillende commissies.

Na die bijeenkomst werd ieder nieuw lid onderdeel van een commissie en van een mentorgroep. Gelukkig, want zeker midden in de corona-crisis is het niet makkelijk om je echt lid van een club te voelen met uitsluitend digitale bijeenkomsten.

De ledencommissie hield nog steeds de vinger aan de pols: gaat alles goed, zijn er geen dreigende ‘uitvallers’, is er voldoende contact? Maar inmiddels neemt de commissie fellowship die taak over.

In het programma van onze bijeenkomsten werd de keuze gemaakt voor meer werk- en levensberichten dan gebruikelijk van zowel ‘oude’ als ‘nieuwe’ leden. Zo leren de leden elkaar snel kennen en geniet iedereen van een diverse enthousiaste club.

7.	Lessons learned

Het is een hele klus om zoveel leden te werven en het is van belang de hele club mee te krijgen in het proces. Het is handig om het bestuur daar een uitdrukkelijke rol in te geven, leden op de hoogte houden, vinden van mentoren, begeleiden van mentoren, contact met de commissievoorzitter, etc.

De ledencommissie had hierin wat veel ‘hooi op de vork’ genomen.

Uiteindelijk bleek dat uit de eigen / directe netwerken de meeste nieuwe leden kwamen. En die nieuwe leden brengen nu ook alweer nieuwe kandidaten aan. Toch is het goed om ook op een hele andere manier naar potentiële leden te kijken: wie zouden we graag bij onze club willen hebben en kunnen we mogelijk benaderen? Zo blijft er altijd een long-list om verder te blijven werven. Daardoor zijn er mensen binnengekomen die anders niet gevonden waren. Het is goed om met z’n allen ook buiten je eigen netwerk te kijken.

Met de versoepelingen in het vooruitzicht, zijn we nu bezig met het benaderen van een volgende groep kandidaten. We kijken uit naar deze nieuwe ontmoetingen.