Draaiboek Badeendjesrace Sassenheim

Draaiboek Badeendjesrace

Rotaryclub Sassenheim

Vrijdag 30 augustus 2024 Tijdens De nacht van Sassenheim.

VERSIE van 30 oktober 2024

INHOUDSOPGAVE:

1.	Algemene informatie Badeendjesrace park Rusthoff

·	Omschrijving

·	Overwegingen

·	Aandachtspunten

·	Medewerking

2.	Certificaten

·

Online

·

Verkoop

3.	PR en Communicatie

4.

Financiën

5.	Belangrijke telefoonnummers

6.	Badeendjes huren, ophalen en wegbrengen

7.	Werkzaamheden

Bijlagen:

1.	Plattegrond park Rusthoff

2.	Overzicht sponsoren

3.	Overzicht hoofdprijzen

4.	Veiligheidsplan

5.	Vergunning Gemeente Teylingen

1.	ALGEMENE INFORMATIE BADEENDJES RACE

Datum : Vrijdag 30 augustus 2024 tijdens de Nacht van Sassenheim.

Plaats : Park Rusthoff in en om het eiland.

Locatie park : voor en vanaf de brug staat de brandweer te spuiten

Aanvang : 19.00 uur

Vergunning : Afgegeven d.d. 11 juni 2024

Omschrijving:

De Badeendjesrace is een initiatief van de Rotaryclub Sassenheim. Het doel is enerzijds het organiseren van een leuke activiteit voor de inwoners van de gemeente Teylingen en anderzijds het ophalen van geld om een aantal goede doelen te kunnen realiseren.

De Badeendjesrace werd op 30 augustus 2024 in samenhang met de Nacht van Sassenheim georganiseerd.

Overwegingen

·	Evenement is te klein als stand-alone evenement, dus samen met een ander evenement in het park of het dorp.

·	Samen met Nacht van Sassenheim in overleg met winkeliersvereniging. 19.00 uur is een goede tijd om te starten.

·

Samen met bijvoorbeeld een voorjaarsactiviteit in park Rusthoff in overleg met Evenementencommissie park Rusthoff. Mogelijk is het paviljoen in gebruik voor het evenement, maar indien mogelijk kunnen in paviljoen ’t Sassennest hapjes en drankjes voor deelnemers, sponsoren en andere vrijwilligers geserveerd worden. Anders een eigen locatie regelen.

·	Verkoop eendjes-certificaten bij voorkeur online met een beperkt aantal hard-copy exemplaren.

·	Er is een online-systeem ontwikkeld waarbij direct de certificaatnummers aan de koper wordt gekoppeld. Dit geldt niet voor de hard-copy exemplaren.

·	Live muziek is van toegevoegde waarde.

Evaluatie- en aandachtspunten n.a.v. de race van 30 augustus 2024

·

Dit jaar kwam de opbrengst ten goede aan een aantal maatschappelijke organisaties die actief zijn binnen Teylingen met als hoofdthema’s bestrijding van armoede onder gezinnen in Teylingen en bestrijding van eenzaamheid onder jongeren binnen Teylingen. Dit werd door het publiek heel positief ontvangen. Echter vanuit de club werd de suggestie gedaan te kiezen voor een duidelijker gedefinieerd doel.

·	Alle evenementen in park Rusthoff lopen via de Evenementencommissie van het park, aanvraag tijdig indienen via de website https://parkrusthoff.nl/evenementencommissie

Maak afspraken met de over gebruik van het paviljoen en elektriciteit.

·	Vraag tijdig vergunning aan bij de gemeente, toestemming van het Stichtingsbestuur van park Rusthoff is noodzakelijk Zie punt hierboven).

·	Vraag voldoende dranghekken aan, minimaal 75 stuks (150mtr).

·	Bij kansspelen is er tot een bepaald bedrag aan prijzengeld (op dit moment €1.500) alleen een melding noodzakelijk is. Boven dit bedrag gelden andere regels. Het bepalen van de waarde van een prijs is lastig.

·	Een veiligheidsplan is noodzakelijk, voorbeeld bijgevoegd EHBO-vereniging Sassenheim wil graag meewerken.

·	Overweeg het afsluiten van een evenementenverzekering.

·	Huren van de eendjes: zie hoofdstuk 6

·	Het is niet wenselijk dat leden van Rotary Club Sassenheim een of meer van de hoofdprijzen winnen. Afspraken maken over het winnen dan wel voorkomen van winnen van prijzen door eigen leden is noodzakelijk.

·	Regelen finishboot: boot moet stabiel en groot genoeg zijn voor minimaal drie personen. Omtzigt Watersport heeft zowel in 2013 als in 2024 een boot verzorgd. Overleg wel met bestuur park over het te water laten.

·	Tijdig een drone en eventueel een fotograaf regelen.

·	Brandweer: Stichting Historisch Brandweer Materieel Katwijk heeft de race verzorgd. Brandweer Hollands Midden post Sassenheim had ook haar medewerking toegezegd, echter verhinderd door andere verplichtingen.

·	Zorg voor een goede geluidsinstallatie en een goede “opperspreekstalmeester”.

·	Het optreden van het dweilorkest “De Feesttoeters” was van grote toegevoegde waarde en heeft zeker bijgedragen aan het grote succes.

·	Overleg met de organisatie van de Nacht van Sassenheim dat park via de Rode Loper hoofdingang goed bereikbaar is. Afgelopen keer stonden vanwege de Nacht van Sassenheim kramen pal voor de ingang.

·	Paviljoen ’t Sassennest is uitermate geschikt voor ontvangst van sponsoren en andere gasten. Het is een besloten ontvangst, dus er mag dan alcohol geserveerd worden. Wel vooraf goede afspraken maken met de vrijwilligers van het paviljoen en duidelijk communiceren naar de sponsoren en gasten.

·	Park Rusthoff wordt met zonsondergang afgesloten en de verlichting in park Rusthoff gaat automatisch uit 1 uur na zonsondergang. In overleg met bestuur park Rusthoff is het mogelijk om het park later af te sluiten.

Medewerking is verleend door:

Rotaryclub Sassenheim

Evenementencommissie Park Rusthoff

Paviljoenbeheerders Sassenest

Dweilorkest de Feesttoeters (gratis - Krijn) Groot succes!

Gemeente Teylingen.

Brandweer – Historisch Brandweer Materieel Katwijk (Peter Steenvoorden, 06 24 52 51 25 pemsteenvoorden@gmail.com)

Roel de Klerk verhuur (0252 - 21 73 86) Via Gerrad Rutgrink (levering kiepwagen)

Omtzigt watersport (0252 – 23 26 04) Via Vincent Quist (ter beschikkingstellen finishboot)

Zwemvereniging Sassenheim (ZVS) gebruik opblaasbare waterpoloveld

Foome, Focus on Online Marketing. Teylingerlaan 9, 2171CB Sassenheim. Via Krijn van Dijk

2.	CERTIFICATEN

Er zijn 6.000 certificaten verkocht, ieder eendje heeft een uniek nummer. 5.000 van de 6.000 certificaten zijn verkocht via internet. Via het inschrijfformulier werden willekeurige nummers aan de koper gekoppeld. 1.000 loten als hard-copy waren beschikbaar voor vrije verkoop maar betalen wel via QR-code.

Wellicht volgende keer 5.500 certificaten online verkopen en de resterende 500 later.

Certificaat werden verkocht voor €2,50 per stuk en vijf voor € 10,00. De suggestie is gedaan om ook certificaten in pakketten te verkopen, bijvoorbeeld 50 of 100 certificaten in één pakket. Daar kan een speciale prijs voor vastgesteld worden.

Er is dit jaar gekozen voor 100 prijzen, tien hoofdprijzen werden na afloop van de race bekendgemaakt. Door clubleden en ons netwerk zijn prijzen ter beschikking gesteld, dit is ervaren als zeer positief. Wel werd de suggestie gedaan om te kiezen voor kwaliteit i.p.v. kwantiteit; minder maar hoogwaardiger prijzen.

Het is wenselijk dat bij speciale prijzen, bijvoorbeeld deelname aan een specifiek evenement, de schenker van de prijs geïnformeerd wordt over de winnaar. Op die wijze is bekend of de winnaar gebruik zal maken van zijn prijs.

Nadat alle certificaten verkocht waren werd het mogelijk om geld te doneren zonder een certificaat te kopen. Wellicht is het goed om al vanaf het begin de mogelijkheid te geven om aan het goede doel te doneren zonder certificaten te kopen. Dit kan wel tot gevolg hebben dat het lastiger is om alle certificaten te verkopen.

Verkoop certificaten in Sassenheim.

Het zwaartepunt lag bij de online verkoop van certificaten. Verkoop van de certificaten op de site is ingeregeld door Foome (Focus on Online Marketing Experience) uit Sassenheim. Het is een bestaande WordPress module die is aangekocht. Een volgende keer moet dit weer geactiveerd worden, of Foome dit weer wil doen en of de oude module nog bestaat. Anders zijn er voldoende alternatieven.

Ter ondersteuning van de verkoop van certificaten werd een Badeend (Duckie genoemd) van 2,5m aangeschaft. Tevens was er promotiemateriaal beschikbaar in de vorm van kleine plastic badeendjes en flyers met informatie over de actie.

Op alle zaterdagen van augustus werden in het centrum van Sassenheim van 11.00 tot 14.00 uur certificaten verkocht door leden van de club. Ondersteuning van de actie door Duckie en de kleine plastic badeendjes bleek cruciaal voor de verkoop van certificaten. Kinderen wilden op de foto en ouders konden worden aangesproken.

Succesvol was de verkoop van certificaten tijdens het Oldtimer Festival in park Rusthoff. Met toestemming van de organisatie konden wij op de Rode Loper bij de hoofdingang van het park, hard-copy certificaten verkopen. Twee statafels ter ondersteuning. De 5.000 digitale certificaten waren reeds verkocht.

Eind juni werd de start van de actie gegeven en werd voor het eerst de publiciteit gezocht. Het niet hebben van promotiemateriaal (kleine badeendjes en flyers) werd als een groot gemis ervaren.

De gele polo’s waren ook heel belangrijk, helaas waren er niet voldoende voorhanden extra polo’s bestellen.

3.	PR EN COMMUNICATIE

Er zijn meerdere persberichten gemaakt en verstuurd naar de redacties bij start van de actie, tussenstand en verslag van de race.

Regelmatig zijn posts geplaatst op FaceBook en Instagram. Hierop is ook succesvol geadverteerd met een beperkt budget van €100.

Posters van de Badeendjesrace door eigen leden verspreiden onder de winkeliers en middenstand.

Peter Melman had aangeboden om zijn winkel te gebruiken als verkooppunt van het laatste aantal fysieke certificaten.

Grote gele badeend was zowel voor PR als voor verkoop van de certificaten een groot succes.

Alle digitale uitingen zijn beschikbaar bij Krijn van Dijk / Gaaf bureau.

4.	FINANCIËN:

Resultaat

Kosten:

Huur eendjes € 750

Promotiemateriaal/ website € 700

Brandweer € 200

Prijzen € 0

Catering, paviljoen € 436

Kramen € 35

Kosten mollie € 200

Evenementenverzekering € 290

Totaal aan kosten € 2,611

Inkomsten:

Sponsorpakketten brons 7x á € 100 € 700

Sponsorpakketten zilver 10x á € 200 € 2.000

Sponsorpakketten goud 26x á € 300 € 7.800

€ 10.500

Verkoop eendjes los á € 2,50

5 stuks voor € 10,00 dus 6000 eendjes geeft € 12.061

Totaal aan inkomsten € 22.561

Resultaat € 19.950

Sponsorpakketten:

Zo’n evenement is niet mogelijk zonder sponsoring; drie soorten sponsoring:

·	Leveren van een of meer prijzen,

·	Leveren van diensten tegen gereduceerd tarief of gratis,

·	Aankoop van een sponsorpakket; Goud, Zilver en Brons.

Tegenprestatie:

·	Plaatsen van sponsordoeken aan de dranghekken rond het parcours met hierop de naam van de sponsor. Goud geeft het grootste logo.

·	Vermelden van namen bij sommige soorten van publiciteit

·	Hapje en drankje voorafgaand en tijdens evenement.

Alle leden van de club worden geacht hun best te doen om sponsoren aan te brengen.

Zie hoofdstuk 11 voor overzicht van de sponsoren.

5.	BELANGRIJKE TELEFOONNUMMERS:

NOODNUMMERS

Brandweer politie en ambulance SPOED 112

Brandweer (geen spoed) 088-2465000

Politie (geen spoed) 0900-8844

Diaconessenziekenhuis 071-5178178

Doktersdienst Voorhout 0252-240212

Nummers Rotarians van de organisatie:

1.

…

2.

…

3.

…

4.

…

5.

…

6.	Badeendjes huren, halen en terugbrengen

Eigenaar: Lions Club Dokkum Noordoost Friesland

https://lionsnof.nl/onze-acties/badeendjesrace/

6000 eendjes + buizenstelsel: €750,- (plus borg €500,-)
3000 eendjes + buizenstelsel: €400,- (plus borg €300,-)

Contactpersoon
Berend Bakker
0615415955

Badeendjes worden gebracht in negen grote Kliko-bakken. Tijdelijk opgeslagen in ’t Onderdak.

Ophalen en wegbrengen wordt in overleg met hen gedaan. Mogelijk dat Wesseling Transport wil assisteren.

7.	WERKZAAMHEDEN

Donderdag 29 augustus 2024 :

·	Met gemeente afgesproken dat dranghekken donderdagochtend bij het paviljoen geplaatst worden.

·	Dranghekken plaatsten langs parcours.

·	Sponsordoeken ophangen. Palen voor sponsordoeken in de grond.

·	Duiker afsluiten

·	Parcours in elkaar, in het water leggen en het parcours fixeren met touw en palen in de grond en het water.

Vrijdag 30 augustus 2024:

·	Finishboot wordt gebracht door Omtzigt Watewrsport.

·	Badeendjes bij ’t Onderdak vanuit de Kliko-bakken in de kiepwagen van De Klerk storten.

·	Kiepwagen wordt op het Eiland net na de brug geplaatst.

·	Lege Kliko-bakken gebruiken als vuilnisbak grote afvalzakken aanschaffen

·	Zorg voor voldoende visnetten om na afloop de badeendjes uit het water te vissen.

·	Ophangen van Beachflags en ander promotiemateriaal

·	Locatie waar de Opperspreekstalmeester staat gereed maken.

·	Geluidsinstallatie installeren en testen.

·	Overleggen met brandweer over juiste locatie voor spuiten en op welke wijze de kinderen kunnen helpen.

·	Overleggen met de Feesttoeters waar ze spelen en programma doornemen.

·	Finishboot dient vlak voor de race via twee lijnen naar de kant gefixeerd te worden bij de finish. Op deze wijze kant de notaris de eendjes uit het water halen.

·	Opblazen en in het water leggen van waterpoloveld. Dient als achtervang van de eendjes die door de finish zwemmen. Was niet echt noodzakelijk.

Finishprocedure:

·	Onder toeziend oog van Ron de Ruiter.

·	Middels drijvers worden de eendjes naar de finish geleid.

·	Finishboot ligt bij finish met Ron en minimaal twee assistenten.

·	Ron haalt de badeendjes in de juiste volgorde uit het water, nummer wordt opgelezen en gecontroleerd en genoteerd.

·	De eerste tien worden doorgegeven aan Rotarian in paviljoen met het digitale spreadsheet met overzicht van de nummers van de verkochte eendjes en de daaraan gekoppelde namen.

·	Vervolgens worden de volgende negentig nummers in volgorde van passeren finishlijn genoteerd.

Uitvoering van het evenement:

16.00 uur Zwemvereniging brengt waterpoloveld

17.30 uur Historisch Brandweer materieel arriveert

17.00 uur Paviljoen geopend

18.00 uur Duckie loopt door het dorp om mensen naar het park te krijgen

18.15 uur Sponsoren welkom in paviljoen

18.30 uur Feesttoeters aanwezig

18.30 uur Duckie naar het park

18.50 uur Finishboot bij de finish plaatsen

19.00 uur Welkomstwoord door voorzitter Rotary Club

19.10 uur Eendjes te water, start race

n.b. Ordebewaking was niet noodzakelijk.

Opruimen

Na afloop helpen alle aanwezige Rotaryleden mee met opruimen. Zorg dat er geen eendjes gejat worden.

EHBO:

Vrijwilligers van EHBO-vereniging Sassenheim zijn aanwezig van 18.30 uur tot 20.30 uur en zullen verblijven in en om het Sassenest.

Bijlage 1. Plattegrond park Rusthoff:

Sassenheim, 27 februari 2024

Bijlage 2. Overzicht sponsoren

Bijhouden wie welke sponsor heeft aangebracht.

Alle prijzen zijn geschonken door ondernemers. Middels persoonlijke benadering en een concreet idee wat ze als prijs ter beschikking konden stellen gingen velen makkelijk akkoord.

Bijlage 3 OVERZICHT PRIJZEN

Hoofdprijs:

1.	Hof van Saksen - weekend/midweek - 4-6 personen - luxe wellness Boerderij

2 – 10e prijs:

2.	Melman Casual & Business - kleding bon €125

3.	De Tol - 123 deal voor 4 personen

4.	Op eigen wijze - diner voor 4

5.	Olympia charters - 1 dag sloep 8p

6.	Peter Melman - kleding bon €125

7.	Hemels - lunchbon voor gezin

8.	Artistic hair Warmond - was en knip beurt

9.	Notariskantoor de Ruiter - 4x entree Corpus Experience

10.	Have Fun Events Elektrische step- of E-choppertour voor 4p voor een dag

11- 100^e prijs

Diverse prijzen gedoneerd door bedrijven en individuen.

De prijzen kunnen bij Peter Melman worden ingeleverd en na de trekking door de winnaars worden opgehaald.

Bijlage 3. VEILIGHEIDSPLAN BADEENDJESRACE PARK RUSTHOFF

Rotary Club Sassenheim organiseert in park Rusthoff een Badeendjesrace, waaraan het bestuur van de Stichting Beheer park Rusthoff haar toestemming heeft gegeven.

De organisatie beschouwt veiligheid van de bezoekers en deelnemers als uitermate belangrijk. Dit veiligheidsplan omvat maatregelen om de kans op en de gevolgen van mogelijke scenario’s van onveilige situaties tot een minimum te beperken. Dit plan heeft als doel om een gestructureerde en gecoördineerde reactie te waarborgen bij incidenten of noodsituaties tijdens het evenement.

Vergunning.

Op 3 mei 2024 is bij de gemeente Teylingen een evenementenvergunning aangevraagd, op dit moment is deze nog niet afgegeven.

Evenementdetails

·	Evenement: Badeendjesrace

·	Locatie: Park Rusthoff te Sassenheim

·	Datum en tijd: 30 augustus 2024 tussen 18.00 uur en 20.00 uur.

·	Verwacht aantal bezoekers: 600- 800

Risicoanalyse

De mogelijke risico’s waar rekening mee gehouden worden zijn;

·	Bezoekers die in het water vallen, en dan met name het risico van kinderen die in het water vallen.

·	Gezondheidsproblemen bij bezoekers en deelnemers, zoals flauwvallen, hiitestress, verwondingen.

·	Weersomstandigheden, zoals onweer, zware buien en hitte.

Preventieve maatregelen

·	Vanuit de organisatie wordt iemand aangewezen die de weersverwachtingen en de ontwikkelingen van het actuele weer in de gaten houdt. Indien noodzakelijk zal het evenement worden geannuleerd.

·	Er worden dranghekken geplaatst langs het traject van de badeendjes-race, deze worden langs de verharde paden geplaatst. Tevens zal er een roeiboot in het water liggen die direct gebruikt kan worden indien er iemand in het water belandt.

·	Er zullen in overleg met de Vereniging EHBO Sassenheim EHBO-vrijwilligers aanwezig zijn om te acteren bij incidenten. In overleg met de vereniging zal de beste locatie voor een EHBO-post worden bepaald.

·	Vooraf zal met de alarmdienst 112 worden gecommuniceerd dat de ingang aan de Kerklaan gebruikt dient te worden door hulpverleningsvoertuigen.

·	In het paviljoen ’t Sassennest, centraal gelegen in het park en direct naast het traject van de badeendjes-race, is een AED aanwezig.

·	Park Rusthoff heeft een zestal in-/uitgangen welke goed bereikbaar zijn en goede gelegenheid bieden om het park bij een eventuele calamiteit veilig en op een rustige wijze te verlaten en buiten het park een veilig heenkomen te vinden.

·	De organisatie zal zorgen voor goede interne communicatie tijdens het evenement, hetzij via een portofoon, hetzij via van tevoren uitgewisslede telefoonnummers.

·	Er is een geluidsinstallatie aanwezig.

·	Leden van de organisatie zullen herkenbaar zijn aan hun kleding of middels een (fel) gekleurd hesje.

Het evenement

Ongeveer 6.000 kleine badeendjes zullen in park Rusthoff te water worden gelaten. De Stichting Historisch brandweermaterieel Katwijk zal middels een of meerdere spuitmonden de badeendjes naar de finish spuiten. De volgorde van passeren van de finishlijn bepaalt of een prijs gewonnen wordt.

Milieubescherming

Alle badeendjes zullen weer verzameld worden en geretourneerd aan de verhuurder. Er staan voldoende afvalbakken in park Rusthoff, maar na afloop zal de organisatie alle overgebleven afval opruimen. De bezoekers zullen naar verwachting voornamelijk uit Sassenheim komen en met de fiets of lopend naar het park toe komen. Maar er zullen ook bezoekers met de auto komen, aangezien dit evenement wordt gecombineerd met de Nacht van Sassenheim geeft dit geen extra belasting voor het milieu.

Incidenten

Indien het evenement door extreme weersomstandigheden dient te worden beëindigd, zal de organisatie dit aan de bezoekers meedelen, dit kan middels de geluidsinstallatie of door de bezoekers mondeling te instrueren.

Bij een gezondheidsincident zal in overleg met de EHBO-vrijwilligers besloten worden wat de juiste actie is, zoals het inroepen van de hulp van een arts of het oproepen van een ambulance. Dit zal ook gebeuren indien een van de bezoekers te water is geraakt.

Indien de organisatie van mening is dat, om welke reden ook, doorgang van het evenement onwenselijk of onverantwoord is, zal zij het evenement beëindigen.

Vergunning van de gemeente Teylingen: