2017-04-25-verslag-van-de-derde-vergadering-werkgroep-zomerkamp-2017-op-dinsdag-18-april-2017-versie-3.docx

Verslag van de derde vergadering werkgroep zomerkamp 2017 op dinsdag 18 april 2017.

Aanwezig: Leonie van Poecke, Regine Siedenburg, Carol Verdegaal, Gerard van Steijn, Jules de Vries en Rob Oudshoorn

Afwezig: geen

1 Doelgroep

De aanmeldingen zijn inmiddels binnen. Regine heeft een complete lijst gemaakt die een ieder heeft ontvangen. De logeeradressen staan erop en ook de aankomsttijden op Schiphol; dat deel is nog niet compleet omdat nog niet alle gegevens bekend zijn.

2 Vervoer

Ronald is bereid gevonden het vervoer gedurende de week te coördineren. Dat is meteen voor de eerste dag al een uitdaging, want de tijden waarop de kinderen op Schiphol aankomen zijn zeer verspreid rond de dag. Jules maakt als onderdeel van het verslag een nieuw overzicht met alle logistieke bewegingen en een overzicht van welke vrijwilligers we wanneer nodig hebben. We gaan een intekenlijst maken en verspreiden na de slag om de Bollenstreek.

3 Budget

De begroting staat hieronder in het programma- schema vermeld.

Ons budget is :
Bijdrage clubkas: 3.500,=
eigenbijdragen kinderen 14x150= 2.100,=
TOTAAL 5.600,=
We spreken af, dat alle rekeningen naar de penningmeester Rob gaan die een administratie bijhoudt en de rekeningen na fiattering doorstuurt naar Paul met daarbij het nummer waarnaar Paul moet overmaken. Contante betalingen voorschieten door de organisator

4 Programma.

Datum	Activiteit	Tijd	Plaats	Kosten en Organisator
Zat.8-07	Ophalen van Schiphol Ontvangst in paviljoen Park Rusthoff vanaf 16.30 uur Indisch buffet in Park Rusthoff Naar de gastgezinnen	8.00-16.00 16.30-20.00	Park Rusthoff Sassenheim	28x25=700 Jules
Zon. 9-07	Speurtocht door Leiden BBQ bij Jan in de tuin Er kunnen ook Rotarians met de boot komen en aanleggen, dan kunnen we nog een rondje varen door Leiden	13.30- 16.00 16.30- 21.00	Leiden	16x25=400 200 Regine
Ma. 10-07	Bootkamp in de ochtend, bij slecht weer bowling Picknick met meegebracht lunchpakket Zwemmen in zwembad Noordwijk Bij gastgezinnen eten; avondprogramma bij gastgezin; mogelijk gezamenlijk afspreken bij de Branding, Aniie’s Verjaardag, Einstein oid	10.00-13.00 13.00-15.00 15.00-17.00 17.00-20.00 20.30-22.30	Noordwijk.	14x22,5=315 16x10= 160 Leonie
Di 11-07	Fietstocht door de polder met pontjes Fietsen huren Geld voor de ponten Lunch meenemen van de gastgezinnen Boerengolf bij van der Geest Eten op de club en kennis maken met alle Rotarians	10.00-13.00 13.00-14.00 14.00-16.00 18.00-21.00	Sassenheim en omgeving	14x10= 140 16x5= 80 16x10= 160 Carol
Wo 12-07	Stranddag bij Nederzandt af te sluiten met BBQ	10.30-21.00	Noordwijk	20x30=600 Krijn
Do 13-07	Dag Amsterdam te organiseren door zusterclub Kinderen brengen naar Amsterdam met auto en ophalen op nader te bepalen adres	10.00-21.00 9.00/22.00	Amsterdam	14x20=280 Regine
Vrij. 14-07	Volendam met Gerard in pofbroek Foto maken in Volendam Misschien nog met een boot ergens heen Nader in te vullen. Afscheidsdiner bij Jules te organiseren door de kookclub	9.00-17.00 18.00-22.30	Volendam Voorhout	20x30=600 Gerard 200 Jules
Za. 15-07	Ontbijt bij de gastgezinnen Verzamelen bij de brandweer kazerne voor vertrek naar Venray	10.00 uur	Sassenheim	Jules

Subtotaal begroting 3835
verzekering 150
onvoorzien 315

TOTAAL € 4.300

Budget 5.600

Voorlopig hebben we dus nog 1300,= over op ons budget.

5 Programmaboekje

Gaat Krijn maken foto’s van alle deelnemers, mailadressen en mobiele nummers; ook gegevens van de gastgezinnen

Tevens appgroep en facebookgroep aanmaken.

6 Actielijst.

Tijdens de vergadering worden diverse afspraken gemaakt wie welke actie uitvoert. Bovendien leest Regine nog een aantal actiepunten voor uit de notitie: “ Organiseren Zomerkamp” die uitgevoerd moeten worden. Onderstaand daarom een doorlopende actielijst, die per vergadering bijgehouden gaat worden en aangevuld.

Actielijst Zomerkamp 2017

Nr	Datum Verga- dering	Actie	wie	Dead-line	Gereed Ja/nee
1	14-3	Samenstellen programma boekje	Regine	01-05
2	14-3	Aanzoeken vervoerscoordinator (Ronald)	Gerard	31-3	KLAAR
3	14-3	Regelen ontvangst in park zaterdag	Jules	01-05
4	14-3	Zondag Leiden en BBQ	Regine	01-05
5	14-3	Maandag regelen Bootcam/zwemmen	leonie	01-05
6	14-3	Dinsdag regelen Fietsen/boerengolf	Carol	01-05
7	14-2	Woensdag regelen Nederzandt	Krijn	01-05
8	14-3	Donderdag regelen Amsterdam met RC Westerpoort	Regine	01-05
9	14-3	Vrijdag regelen Volendam	Gerard	01-05
10	14-3	vrijdag regelen diner	Jules	01-05
12	14-2	begroting maken en verspreiden onder de leden van de werkgroep	Rob	01-05
13	14-2	Stranddag bij Nederzandt organiseren; de vorige keer heeft Marcel dat allemaal geregeld, hem vragen dat weer te doen	Regine en Jules
14	14-2	Afspreken welk van de leden van de werkgroep de geaccepteerde deelnemer per e-mail welkom gaat heten en wie de deelnemers telefonisch gaat benaderen om hun kennis van het Engels te testen	Regine		KLAAR
15	14-2	Programma vertalen in een integraal draaiboek	Jules		KLAAR
16	14-2	Inventariseren welke Rotarian welke taak wil gaan doen	Regine
17	14-2	Rotaryverzekering betalen; er komt een factuur naar Rob	Rob	???
18	14-2	Vertrouwenspersoon benoemen ; dat worden Rob en Carol	Rob Carol	14-2	KLAAR
19	14-2	Evaluatieformulier gasten en evaluatieformulier club voorbereiden We doen dat alleen als er voorbeelden zijn die we kunnen gebruiken; dit nagaan	Regine
20	14-2	Kamp coördinatoren moeten een verklaring voor jeugdvrijwilliger verstrekt krijgen; deze uitprinten	Regine		KLAAR
21	14-03	Intekenlijst maken om belangstelling te peilen voor deelname aan : - de zaterdagswelkom in Park Rusthoff - de zondag BBQ bij Jan en Regine - de Nederzandt BBQ - afscheidsfeest bij Jules	Regine	14-04
22	14-03	Nadenken over plek waar de groep onderling kan chillen	Regine
23	18-04	Intekenlijst maken voor de verschillende vrijwilligersklussen en verspreiden na de slag om de Bollenstreek	Regine
24	18-04	Paul vragen rekening te houden in budget met clubbezoek kinderen op 11-07	Regine
25	18-04	Peter Melman vragen wat er over is van de consumpties van het parcours Zandvoort	Jules

Draaiboek logistiek

Datum en tijd

Aantal

vrijwilligers

taak

Aantal

Auto’s/te vervoeren personen

Vervoer Van/naar

Zaterdag 8-07

Hele dag door

15.30 uur

16.15 uur

20.30 uur

gastgezinnen

Kinderen ophalen van Schiphol

Helpen met klaarzetten in het park

Vervoer kinderen naar park

Vervoer retour

Schiphol naar gastgezinnen

Gastgezinnen naar park en weer terug

Zondag 9-07

13.00 uur

13.30-16.00

16.00-16.30

20.00-20.30

Vervoer kinderen van gastgezin naar Leiden

Meedoen met de speurtocht als begeleiders

Lopen naar huis Jan

Vervoer kinderen van huis Jan naar gastgezinnen

Nvt

Adres in Leiden ???

Adres Jan: Haagweg 13 Leiden

Maandag 10-07

9.30 -10.00

13.00-13.15
14.45-15.00

17.00-17.30

Vervoer kinderen van gastgezin naar adres bootkamp

Lopen naar picknickplek???

Lopen naar zwembad
vervoer van zwembad naar gastgezinnen

Van gastgezinnen naar Noordwijk adres:

Ophaaladres zwembad:

Nieuwe Zeeweg 165 Noordwijk

Dinsdag 11-07

9.30-10.00

10.00-16.00

16.00-16.30

17.45 uur en

20.00 uur

Gast
gezin

Vervoer van gastgezinnen naar fietsenbedrijf Kuipers Hoofdstraat 190 A

Begeleiders bij de fietstocht en bij de boerengolf

Vervoer van boerengolf naar gastgezin

Vervoer van gastgezin naar Rotarybijeenkomst en terug

Nvt

nvt

Gastgezin naar Hoofdstraat
190 A

Van ??? naar gastgezin

Wodag 12-07

10.00 -10.30

10.00-21.00

21.00-21.30

Vervoer naar Nederzandt

Begeleiders stranddag

Vervoer van Nederzandt naar gastgezin

Gastgezin naar Nederzandt Langevelderslag bij strand

Nederzandt naar gastgezin

Dodag 13-07

9.00-10.30

21.00

Vervoer naar Amsterdam

In Amsterdam de kinderen ophalen

Van gastgezin naar Amsterdam Keizersgracht ???

Vrijdag 14-07

8.45-17.00

Nader te bepalen

17.45 -24.00

gastgezinnen

Brengen kinderen naar brandweerkazerne Sassenheim

Begeleiden kinderen in Volendam en brengen ze weer terug naar de gastgezinnen

Helpen met voorbereiding diner klaarzetten spullen etc
Jules maakt hiervoor apart draaiboekje

Feest Voorhout

Nvt

nvt

Naar Parklaan 126 Sassenheim en vandaaruit naar Volendam

Boekenburglaan 107 Voorhout

Zat. 15-07

9.45

10.00-15.30

Gast
gezin

brengen kinderen naar verzamelpunt om 10.00 verzamelen

Vervoer kinderen naar Venray

Nvt

Van Parklaan 126 naar adres Venray ??????

VOLGENDE VERGADERING dinsdag 9 mei voorafgaand of na afloop Rotarybijeenkomst