2017-organiseren-zomerkamp-in-nederland-bullits.docx

Organiseren Zomerkamp in Nederland 2017

Uw club heeft zich opgegeven als organisator van een zomerkamp in 2017. Iedere club heeft eigen ideeën en opvattingen over een zomerkamp. Er is hiervoor geen vast stramien. Wel zijn er enkele zaken die geregeld moeten worden in de komende tijd. Wat moet er gebeuren en wanneer?

Een Zomerkamp duurt twee weken en vindt plaats op twee verschillende locaties in Nederland, zodat de gasten in ieder geval twee verschillende delen van Nederland te zien krijgen. Om uw club of clubs te matchen met een andere club of clubs in een ander deel van Nederland hebben wij op 21 januari een bijeenkomst gepland in Den Bosch in het St Janscollege Sweelinckplein 3, 5126 EG Den Bosch. Bijwoning van deze bijeenkomst is verplicht.

Periode heden tot 21 januari 2017

Voor het organiseren voor een effectieve bijeenkomst op 21 januari in Den Bosch vraag ik u het volgende voor te bereiden:

·	Zorg dat u mandaat heeft om uw club te vertegenwoordigen, afspraken te maken en hierover te kunnen onderhandelen.

·	Indien u met meerdere clubs samen 1 week organiseert bepaal dan onderling wie de woordvoerder voor de MDJC is.

·	Bepaal de voorlopige leeftijdsgroep (programma staat open voor leeftijd 15-23), bijv. 16 t/m18 jaar of juist 18 t/m 21.

·	Bepaal het voorlopig aantal gewenste gasten (min is 8 - max is 25)

·	Kies een voorlopig motto of naam.

·	Kies aard van de activiteiten, outdoor, sport, cultuur, kunst, muziek, etc.

·	Bepaal type huisvesting, als groep op boot of in hostel, of bij gast-families* .

·	Pols binnen club of vrienden de bereidheid om kinderen te huisvesten gedurende een week in de zomervakantie, in geval dat de kinderen bij families ondergebracht worden.

Bepaal een voorkeur weeknummer van het kamp en een tweede week als alternatief (in club goed communiceren en leden en beoogde logeeradressen vragen deze twee weken te respecteren bij het plannen van hun eigen vakantie).Zie ook voor de schoolvakanties. https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/schoolvakanties/vraag-en-antwoord/wanneer-zijn-de-schoolvakanties-in-2016-2017

·	Maak een poster (flipover formaat) waarop u de ideeën voor de week in kernwoorden en leesbaar voor anderen, presenteert.

·	Bereidt een korte presentatie voor over de door u te organiseren week van maximaal 5 minuten (Elevator Pitch) aan de hand van de poster.

Na de presentaties worden de posters opgehangen en is er een pauze. Deze pauze is erop gericht dat de clubs samen, met eventueel wat aanpassingen op de eigen plannen, komen tot een compleet zomerkamp aanbod van twee weken met een gezamenlijk motto.

Periode tussen 21 januari en 4 maart 2017

U hebt nu een zomerkamppartner in het andere deel van Nederland. U bent de weken van het Zomerkamp overeengekomen samen met de naam, de leeftijdsgroep en het aantal kinderen. Samen dient u nu te komen tot een wervende Engelse tekst met plaatjes om uw zomerkamp te promoten voor de buitenlandse kandidaten ( Word of PDF). Hierin staat het voorlopig programma per week. Op de Rotary site staan voorbeelden.

Een goede logische naam van het kamp met een duidelijke relatie tot de aard van de activiteiten trekt meer belangstelling. Vermeld eventuele extra kosten voor het kamp. Vermeld ook op welk vliegveld de gasten verwacht worden aan te komen en te vertrekken. Maatwerk moet mogelijk zijn voor reizigers per bus of trein.

·	Vermeld iets over de gewenste kledij en/of vereiste vaardigheden, bijvoorbeeld: zwembroek en kunnen zwemmen.

·	Ook is onderling nagedacht over de gewenste samenstelling van het kamp. Een of meerdere kinderen uit 1 land, aantal jongens en meisjes of alleen jongens of alleen meisjes etc..

·	In de tekst geen contactdata vermelden. Alle correspondentie loopt via de MDJC Summer Camp coördinator inbound.

·	De huisvesting voor de eigen week gaan vastleggen en club informeren over de aanstaande activiteiten en de leden oproepen deel te nemen.

·	Hou een reserve adres voor huisvesting achter de hand.

Periode van 4 maart 2017 tot begin Zomerkamp

·	Alle contacten met het buitenland gaan via de MDJC Summer Camp coördinator inbound, Michiel de Graaff, tot aan de finale acceptatie van de kandidaat. Daarna gaat de correspondentie over naar de contactpersonen. (Voor ieder Summer Camp één contactpersoon per week).

·	Geaccepteerde deelnemer wordt door de kamporganisatoren per email welkom heten en de contactgegevens uitgewisseld.

·	Gegevens gasten zelf administreren.

·	Indien van toepassing: Gastgezinnen informeren en contactgegevens gast doorgeven. Anders zorg voor voldoende toezicht tijdens de nacht.(leden, eigen jeugd, Rotex of Roteract?)

·	Vluchtgegevens of reisgegevens van de gasten uitvragen en logistiek regelen. (halen/ brengen).

·	Vastleggen afspraken en reserveringen maken voor de geplande activiteiten.

·	Draaiboek maken op dag-basis.

·	Leden individueel informeren over de hen toekomende taak.

·	Tip: faceboek pagina aanmaken en een informatieboekje maken.

·	Per georganiseerde week € 150 overmaken voor Rotary verzekering.

·	Afstemmen met zomerkamppartner over de wisseldag logistiek.

·	Vertrouwenspersoon per week benoemen.

·	Evaluatieformulier gasten en evaluatieformulier club voorbereiden.

In verband met de nieuwe strengere eisen rondom kind veiligheid en de geldige certificering van het MDJC vanuit Rotary International zijn wij genoodzaakt om de kampcoördinatoren te vragen een verklaring voor jeugdvrijwilliger te verstrekken. http://rotaryyouthexchange.nl/tiki14/tiki-index.php?page=Verklaring+voor+Jeugdvrijwilliger

*Daarnaast wordt er geëist dat de gastkinderen niet in een één op één situatie verblijven met volwassenen. De kinderen dienen met z’n tweeën onder gebracht te worden bij gastgezinnen, die goed bekend zijn bij (een deel van) de leden van de betrokken Rotary Club (s).

Michiel de Graaff,

Rotary NL MDJC YEO SC Inbound