Handleiding Zomerkamp 2011
……………………..doe als een oester…….en maak van elk probleem een parel……………………
Zomerkampen handleiding.
Het doel van Rotary is het aanmoedigen en het aankweken van het ideaal van dienstvaardigheid …en in het bijzonder……het bevorderen van…internationaal begrip.
Doelstelling is: Ontmoeting en Europese integratie. Niet opvang van hulpbehoevenden of het overbrengen van de Nederlandse cultuur.
DOE- activiteiten zijn een sleutel tot succes gebleken.
Indien een club een zomerkamp wil organiseren is het handig de volgende stappen/items door te nemen:
• |
Route CJC bespreekt het in cie. jeugd over het mogelijk organiseren van een zomerkamp. Soms heeft een regio een indeling wie aan de beurt is.(aug.sept) |
• |
CJC bespreekt het in club( aug.sept) |
• |
CJC meldt RJC dat de club een zomerkamp gaat organiseren( okt.) |
• |
RJC meldt club bij:MDJC-MDJC-YEO inbound zomerkamp (nov) |
• |
CJC/contact pers. moet namens club besluiten kunnen nemen en onderhoudt contacten met de MDJC-YEO!!! (dec.) |
• |
Aantal deelnemers. |
Het deelnemersaantal varieert van 16-21. De clubs zullen op basis van de capaciteit home hospitality een aantal doorgeven aan de MDJC-YEO.(dec.)
• |
De leeftijd van de deelnemers moet worden afgestemd tussen mede organiserende clubs.(dec.) |
• |
Tijdvak van het zomerkamp moet worden afgesproken samen met de mede organiserende club.(dec./jan) |
De zomerkampen vinden plaats tijdens de Europese zomervakanties.
• |
De clubs maken een programma ook in het Engels, zodat de deelnemers een goede keuze kunnen maken.(dec./jan) Een thema werkt aantrekkelijk. |
• |
Aankomst- en vertrekdagen. Vaststellen en welke club(s) halen en brengen.(Jan) |
Aankomst en vertrek vinden altijd op zaterdag plaats. Tijdige communicatie met de deelnemers over aankomsttijden is daarom van het grootste belang. De eerste ontvangende club haalt de deelnemers op.
• |
(Reis-)aanwijzingen voor de deelnemers verzorgt de contact persoon van de club direct aan de deelnemer nadat het inschrijfformulier van de MDJC-YEO aan de contact persoon is gemaild. |
( afschrift naar de MDJC-YEO) ( direct)
· |
Application form is binnen. Als het digitale applicatie formulier binnen is bij de YEO inbound, dan wordt die doorgestuurd naar de ontvangende clubs. Ga hier correct mee om, want er staat nogal eens gevoelige info in. Het is de bedoeling dat de hosting club per email contact opneemt meteen en alvast een groet stuurt en informatie over de week( weken) en de aankomst afspreekt en attendeert op vroegtijdig visum aanvraag ( indien noodzakelijk) De visum off. papieren regelt de YEO inbound. Maar houdt ook contact daarover. |
• |
Tussentijds vertrek is not done en kan alleen in dringende redenen na overleg MDJC-YEO |
• |
Normaal is, de planning /het programma voor de maand mei op schrift te hebben, zeker waar het gaat om: |
o |
Weekoverzicht, reserveringen, routes, ophaalschema’s, (Zend s.v.p. de MDJC-YEO een exemplaar toe). |
o |
-begroting |
o |
-adressen gastouders |
o |
-aankomstplaats –en –tijd van deelnemers |
• |
Stuur ook het programma uiterlijk een maand voor het programma begint naar de buitenlandse deelnemers. (mei) |
• |
Ouders van deelnemers stellen het zeer op prijs te beschikken over e-mail - adressen + telefoonnummers van gastgezinnen.(mei) |
• |
Zend op tijd informatie over het meebrengen van specifieke kleding of schoeisel.(mei) |
• |
Problemen en counseling.(mei) |
Er doen zich vrijwel altijd kleinere of grotere (communicatie)problemen voor.
(Heimwee, aanpassingsmoeilijkheden).Het is verstandig de deelnemers duidelijk te maken wie tijdens de ontvangstweek als “counselor” optreedt, en de bereikbaarheid van betrokkene te garanderen. Is verplicht gesteld ivm certificering.
• |
De 4 “D’s “ |
Ook in zomerkampen gelden de befaamde 4 D’s. Omdat daarover veel onzin in omloop is citeer ik uit de Guidelines:
driving any vehicle is not allowed (echt een heel serieus punt)
dating and drinking must be controlled by the individual clubs and the counselors in accordance with the way of life in the host country.
drugs are strictly forbidden
• |
Financiële basis. |
De kosten van een ontvangst zijn voor rekening van de organiserende club. Wanneer een regio over een regio-jeugdfonds beschikt, zijn er ook afspraken over gelden uit dat fonds.
• |
Verzekeringen.Afspraak is dat elke deelnemer verzekerd is. De MDJC stelt de clubs voor, toch in een “generale” dekking ( ziektekosten en W.A.) te voorzien, die geregeld wordt door de penningmeester van de MDJC. Hij zendt daarvoor een nota naar elke organiserende Rotaryclub. |
• |
Visa.De visumaanvraag wordt begeleid door de MDJC.(mei) |
• |
Gastgezinnen. De gastclubs zijn verantwoordelijk voor de huisvesting van de deelnemers. |
• |
Met ophalen, wegbrengen e.d. worden de gastouders i.h.a. niet belast evenals begeleiding van programma. |
• |
Voordat de jeugd vertrekt laat de laatste club evaluatie formulieren door de deelnemers invullen. Deze zenden naar de MDJC MDJC-YEO zomerkampen.(laatste dag kamp) |
• |
Clubs zouden er goed aan doen over het gebruiken van mobiele telefonie afspraken te maken.( bij aankomst) |
• |
Farewell party. Na elke week, maar zeker na de laatste week is een afscheidsbijeenkomst gewenst. |
• |
Elke deelnemende club stuurt een evaluatie met adviezen er tips aan de MDJC-YEO.( binnen drie weken na het kamp) |
…………Succes!......... en denk regelmatig aan de oester……………………………
Voor vragen en/of opmerkingen:
ROTARY INTERNATIONAL - THE NETHERLANDS
Districts 1550 - 1560 - 1570 - 1580 - 1590 - 1600 - 1610*
Youth Exchange Officer Short Term-Summer Tours Inbound Holland
Mrs. Diana L.S.M. Bakker , The Netherlands T: +31621223457 E: zomerkamp.rotary@gmail.com