Voor secretarissen: Meetings aanmaken en beheren
Aanmaken en beheren van activiteiten
In LeAd open je je club. Je ziet in de dropdown een keuze voor activiteiten. Als je daarop klikt krijg je aan de rechterkant een overzicht van de activiteiten. De oude activiteiten vindt in de historie. In het overzicht zie je meteen hoeveel mensen zich voor een activiteit hebben aangemeld.
Met de toevoegen menuoptie maak je een nieuwe activiteit.
- Aan wie: Kies je hele club, een selectie of kies een of meerdere functionarissen (b.v peningmeester en voorzitter).
- Bepaal of je het direct op de website/app wilt publiceren
- Geeft het type in, meestal zal dit clubbijeenkosmt zijn, maar vergaderingen zoals bestuur, commissie of project is mogelijk.
- Datum en tijd van de activiteit en optioneel hoelang het duurt
- Je kan in een keer meerdere activiteiten aanmaken
- Of deze meetelt voor attendance
- Er is een vast notitieveld en 3 "labelvelden" die de genodigden kunnen invullen. Geef hier de (optionele) naam voor een veld aan (bv eetvoorkeur). Als je geen labels invult, dan worden deze ook niet getoond in het aanmeldscherm en attendance overzicht.
- Info activiteit kan veelt tekst, plaatjes en zelfs video bevatten.
Tabblad aan/afmelden
Kan je aangeven hoe in de website en app getoond wordt wie er komen;
- met of zonder foto,
- als lijst of
- foto met lijst.
Je kunt dan ook aangeven tot wanneer men zich mag aanmelden. En wanneer en waarheen de mail wordt gestuurd met wie er komt en het aantal gasten, dat elk lid event mag meenemen.
Tabblad Locatie
Daar geef je de locatie aan waar het plaatsvindt.
Tabblad wie komen er
Hier kan je instellen welke mails je stuurt naar diegene die zich hebben aan/afgemeld/onbekend/gasten/allen. Er staan default teksten in die je kan aanpassen.
In de lijst zie wie er wel/niet komen.
Standaard instellingen van activiteiten
In de clubinstellingen kan je in tabblad activiteiten de default-waarden voor activiteiten aangeven.
Als je een nieuwe activiteit aanmaakt worden deze waarden standaard gebruikt (en kan je deze waarden activiteitspecifiek aanpassen).
Je kunt een lijst van lokaties aanleggen en een hiervan als default lokatie aanmerken.
Bij de email-defaults kan je je eigen mailteksten ingeven, die bij de activiteiten worden gebruikt. Wijzigingen in defaults worden NIET automatisch meegenomen in bestaande activiteiten.
Informeren genodigden
Als secretaris kan je de genodigden informeren via LeAd.
je opent de activiteit en kiest tabblad "wie komt er"
Met het knopje aanpassen kan je de tekst aanpassen van een mail. Er zijn speciale samenvoegvelden die je met het knopje {.} kunt toevoegen.Hier zie je zo'n tekst en de keuze voor het veld wat je in wilt voegen:
Emails worden verstuurd vanuit het mailadres <clubnaam>@rotary.nl met als replyto: het mailadres van de secretaris (indien niet voorhanden dan van de voorzitter)
Attendance bijhouden
De secretaris kan dat via de "wie komt er" tab bijhouden.
(binnenkort ook via de app mogelijk)