Huishoudelijk Reglement

4.

Quorum: het aantal leden dat tenminste aanwezig moet zijn voor een geldige
stemming; 

1.

Met uitzondering van de voorzitter worden de bestuurders verkozen door de leden van de club

2.

Het bestuur maakt de namen van de kandidaten voor de verschillende bestuursfuncties bekend tijdens een clubbijeenkomst, die niet later wordt gehouden dan een maand voor de dag van de clubbijeenkomst, waarin de verkiezing aan de orde is. Vanaf die bekendmaking hebben de leden van de club gedurende veertien dagen het recht tegenkandidaten te stellen; de namen van de tegenkandidaten dienen schriftelijk bij de secretaris te worden ingediend. 
Voor een bestuursfunctie is die kandidaat verkozen, die tijdens de clubbijeenkomst, waarin de verkiezing aan de orde is, de meeste stemmen op zich verenigt. 

3.

Bij een tussentijds ontstane vacature in het bestuur wordt zo spoedig mogelijk tijdens een clubbijeenkomst voorzien. Het bepaalde in lid 2 is alsdan van overeenkomstige toepassing. 

4.

In geval van een vacature van een reeds gekozen, doch nog niet in functie getreden bestuurder vindt het bepaalde in lid 3 overeenkomstige toepassing. 

5.

De leden van de club worden ten minste vijf dagen tevoren van het houden van een clubbijeenkomst, als hiervoor in dit artikel bedoeld, in kennis gesteld. Hetzelfde geldt voor een clubbijeenkomst, waarin een voorstel tot ontslag van een bestuurder aan de orde is. 

1.

Voorzitter 
De voorzitter heeft tot taak de clubbijeenkomsten en de bestuursvergaderingen te leiden en verder die plichten te vervullen, die deze functie gewoonlijk met zich brengt. 

2.

Inkomend voorzitter 
De inkomend voorzitter heeft tot taak om bij afwezigheid van de voorzitter de bijeenkomsten van de club en de bestuursvergaderingen te leiden en voorts die plichten te vervullen die deze functie gewoonlijk met zich brengt. Hij bereidt zich voor op zijn taken als voorzitter.

3.

Oud-voorzitter 
De oud-voorzitter heeft tot taak om bij afwezigheid van de voorzitter en de inkomend voorzitter de bijeenkomsten van de club en de bestuursvergaderingen te leiden en verder die plichten te vervullen, die deze functie gewoonlijk met zich brengt. 

4.

Secretaris 
Tot de taak van de secretaris behoort: het bijhouden van de ledenlijst tijdens de clubbijeenkomsten, het verzenden van oproepingen voor clubbijeenkomsten en voor bestuursvergaderingen, het maken, of doen maken, bewaren van notulen van die bijeenkomsten en vergaderingen, het uitbrengen van de nodige rapporten aan Rotary International, waaronder (voor zover van toepassing) het halfjaarlijks lidmaatschapsrapport (SAR), op de eerste januari en de eerste juli te zenden aan de secretaris-generaal van Rotary International, de wijzigingen daarin aan hem op te geven en verder die plichten te vervullen, die deze functie gewoonlijk met zich meebrengt. Bij zijn aftreden als secretaris draagt hij aan zijn opvolger of aan de voorzitter alle onder zijn berusting zijnde archieven en bescheiden over. 

5.

Penningmeester 
De penningmeester voert het beheer over de geldmiddelen en bereidt de rekening en verantwoording voor, welke jaarlijks aan de leden van de club wordt afgelegd. Verder vervult hij die plichten, die deze functie gewoonlijk met zich meebrengt. Bij zijn aftreden als penningmeester draagt hij aan zijn opvolger of aan de voorzitter alle onder zijn berusting zijnde gelden, boeken en bescheiden over. 

6.

Lid 
Een lid, niet zijnde één van de functionarissen zoals genoemd in artikel 4 lid 1 tot en met 5, vervult die taken die door het bestuur aan hem worden toevertrouwd. 
 

1.

Jaarvergadering 
De jaarvergadering als bedoeld in artikel 7 lid 2 van de statuten en artikel 3 lid 1 van dit huishoudelijk reglement wordt vóór 31 december gehouden. 

2.

De clubbijeenkomsten worden gehouden op dinsdag te 18.30 uur. Indien dag of uur van een bijeenkomst wordt gewijzigd of een bijeenkomst vervalt, wordt dit tijdig aan de leden bekend gemaakt. 

3.

De bestuursvergaderingen worden tenminste éénmaal per kwartaal gehouden. Indien de voorzitter of twee andere bestuurders dat gewenst acht(en), worden tussentijdse vergaderingen gehouden, mits deze tijdig door of namens de voorzitter worden bijeengeroepen. 

4.

Voor zover bij de statuten of dit huishoudelijk reglement niet anders is bepaald, worden door de leden van de club, door het bestuur en door commissies de door hen/hem te nemen besluiten tijdens een clubbijeenkomst en jaarvergadering respectievelijk vergadering van het bestuur of de desbetreffende commissie met gewone meerderheid van de stemmen van de aanwezigen genomen. Wanneer de stemmen staken, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. 

5.

De meerderheid van de leden van het bestuur of een commissie vormt het quorum, vereist voor de geldigheid van in een vergadering van het bestuur of een commissie te nemen besluiten. Het quorum voor besluiten van de club bedraagt tenminste één derde (1/3) van het aantal clubleden, behoudens voor zover anders is bepaald in dit reglement en in de artikelen 11 lid 5 onder d en 12 lid 1 van de statuten.

6.

Het bestuur bepaalt de vorm en inhoud van clubbijeenkomsten.  
 

1.

Stemmingen tijdens clubbijeenkomsten of vergaderingen geschieden mondeling.

1.

Er zijn vaste commissies voor: 
-     Clubzaken (club service); 
-     Ledenuitbreidingscommissie (LUC);

-

PR-commissie;

2.

Het bestuur benoemt de overige leden van de commissies, in overleg met de voorzitter van de desbetreffende commissie. 

3.

Indien het bestuur of de voorzitter van een der commissies, in lid 2 bedoeld, dat nodig oordeelt, kunnen een of meer subcommissieleden worden ingesteld, waarvan de leden door het bestuur in overleg met de voorzitter van de desbetreffende vaste commissie worden benoemd. 

4.

De voorzitter van de commissie clubzaken heeft de volgende aandachtsgebieden. Het bestuur kan in overleg met deze functionaris een commissaris of (sub)commissie voor elk van deze aandachtsgebieden noemen: 
-          Opkomst (attendance); 
-          Onderling verkeer (fellowship); 
-          Clubbericht; 
-          Programma; 
-          Leden en uitbreiding; 
-          Rotaryvoorlichting; 
-          Jeugdzaken; 
-          Public Relations; 
-          Archivering; 
-          Informatie en communicatie systematiek (‘webmaster’); 
-          Commissie fondsenwerving, 
 
En verder voor alle onderdelen, ten aanzien waarvan het bestuur de benoeming van een commissaris wenselijk acht. 
 

5.

In overleg met het bestuur en de voorzitter van de commissie voor clubzaken kan een commissaris, als bedoeld in lid 4, voor zoveel nodig een of meer leden aanwijzen om hem als leden van de desbetreffende commissie bij te staan, onverminderd het bepaalde in lid 7. 

6.

Ter bevordering van de continuïteit kunnen voorzitters of leden van een commissie voor een periode van langer dan een jaar worden benoemd en zal bij voorkeur een lid van de desbetreffende commissie als opvolgend commissaris worden benoemd. 

7.

De ledenuitbreidingscommissie bestaat uit ten minste twee leden, het lidmaatschap van de voorzitter van het bestuur ingevolge lid 9 niet meegerekend. De leden van de commissaris worden benoemd voor een zittingsduur van drie jaar. 

8.

De functie van voorzitter van de commissie van clubzaken wordt vervuld door de inkomend voorzitter. Hij is verantwoordelijk voor al hetgeen betrekking heeft op clubzaken (club service), ziet toe op alle commissies, welke tot bevordering van bepaalde onderdelen van clubzaken zijn ingesteld, en coördineert de werkzaamheden van die commissies.  

9.

De voorzitter van het bestuur is uit hoofde van zijn functie van voorzitter lid van alle commissies en heeft alle rechten, aan dat lidmaatschap verbonden. 

10.

Elke commissie voert de taak uit, welke haar bij dit huishoudelijk reglement is toegewezen, en verder hetgeen haar wordt opgedragen door het bestuur of de voorzitter van het bestuur. Behoudens speciale machtiging van het bestuur voeren de commissies geen plannen uit, voordat ter zake aan het bestuur rapport is uitgebracht en dat rapport door het bestuur is goedgekeurd. 

1.

Commissie voor Serviceprojecten (Community Service) 
Deze commissie ontwerpt en brengt plannen ten uitvoer, die de leden van de club kunnen leiden en steunen bij het vervullen van hun plicht jegens de gemeenschap. De voorzitter van deze commissie is verantwoordelijk voor hetgeen de club in het belang van de gemeenschap verricht. Hij ziet toe op en coördineert het werk van alle subcommissies, die voor afzonderlijke onderdelen van ‘maatschappelijke hulp’ zijn ingesteld. 

2.

Commissie internationale zaken (International Service) 
Deze commissie ontwerpt en brengt plannen ten uitvoer, die de leden van de club kunnen leiden en steunen bij het vervullen van hun plicht ten aanzien van internationale zaken. De voorzitter van deze commissie is verantwoordelijk voor de activiteiten van de club op internationaal gebied. Hij ziet toe op en coördineert het werk van alle subcommissies, die voor afzonderlijke onderdelen van ‘internationale zaken’ zijn ingesteld.  

3.

Commissie voor beroepsethiek (Vocational Service) 
Deze commissie ontwerpt en brengt plannen ten uitvoer, die de leden van de club kunnen steunen bij het dragen van hun verantwoordelijkheid ten opzichte van de verhoudingen in hun beroep en bij het verhogen van het peil van het zaken- en beroepsleven. De voorzitter van deze commissie is verantwoordelijk voor hetgeen de club op dit gebied verricht en hij ziet toe op en coördineert het werk van alle subcommissies, die voor afzonderlijke onderdelen van ‘beroepsdienst’ zijn ingesteld. 

4.

Opkomstcommissie (Attendance) 
Deze commissie moedigt de leden van de club met alle daartoe geëigende middelen tot aan het bijwonen van Rotarybijeenkomsten, met inbegrip van districtconferenties, interstedelijke bijeenkomsten, internationale conferenties en internationale conventies. Verder stimuleert deze commissie meer in het bijzonder het bijwonen van bijeenkomsten van de eigen club en, bij verhindering, het bezoeken van andere clubs. Zij licht de leden van de club in omtrent de voorschriften betreffende de opkomst en tracht de opkomst te verbeteren en de oorzaken van een minder goede opkomst weg te nemen. 

5.

Commissie voor onderling verkeer (Fellowship) 
Deze commissie heeft tot taak het bevorderen van de goede onderlinge betrekkingen tussen en de vriendschap onder de leden van de club en in het algemeen het verrichten van hetgeen haar in overeenstemming met het doel van de club door de voorzitter of het bestuur wordt opgedragen.  

6.

Ledenuitbreidingscommissie (hierna te noemen LUC) 
Deze commissie onderzoekt regelmatig de mogelijkheid van vervulling van openstaande classificaties en doet daartoe voorstellen aan het bestuur. Zij maakt jaarlijks uiterlijk 31 augustus van dat jaar een classificatieoverzicht van de plaatselijke gemeenschap, stelt aan de hand daarvan een lijst samen van de vervulde en niet-vervulde classificaties, herziet zo nodig in de club vertegenwoordigde classificaties en pleegt met het bestuur overleg over alle vraagstukken op het gebied van de classificatie. Zij stelt voorts een onderzoek in naar de persoon en naar de zakelijke, sociale en maatschappelijk reputatie van een voorgesteld lid en brengt het resultaat van dat onderzoek ter kennis van het bestuur. 

7.

Progammacommissie 
Deze commissie verzorgt de voorbereiding en de samenstelling van de progamma’s voor de gewone clubbijeenkomsten en voor de jaarlijkse buitengewone clubbijeenkomst. 

8.

Voorlichtings- en PR commissie 
Deze commissie ontwerpt en brengt plannen ten uitvoer om: 

a.

Toekomstige leden van de club voor te lichten over de rechten en plichten, verbonden aan het lidmaatschap van een Rotaryclub; 

b.

De leden en in het bijzonder de nieuwe leden een juist begrip bij te brengen van de rechten en plichten van de leden; 

c.

De leden voor te lichten over de geschiedenis, het doel en de werkzaamheden van Rotary; 

d.

De leden voor te lichten over de wijze, waarop Rotary International wordt bestuurd en de ontwikkelingen dienaangaande. 

9.

Commissie jeugdzaken (Youth Service)
Deze commissie ontwerpt en brengt plannen ten uitvoer betreffende jeugdzaken, waaronder begrepen uitwisselingsprogramma’s, zomerkampen, RYLA (Rotary Youth Leadership Award), Ambassadorial Scholarships enzovoort. 

2.

Tijdens een clubbijeenkomst, welke in de maand september wordt gehouden, brengt het bestuur een jaarverslag uit over de gang van zaken in de club en over het gevoerde beleid, gedurende het afgelopen clubjaar. 
Tijdens die bijeenkomst legt het bestuur de balans per het einde van het afgelopen clubjaar en de staat van baten en lasten betreffende dat clubjaar (de jaarstukken) aan de leden van de club ter goedkeuring over, tezamen met het schriftelijke verslag van de hierna bedoelde commissie. De jaarstukken worden ondertekend door alle bestuurders; ontbreekt de ondertekening van een of meer van hen, dan wordt daarvan onder opgave van redenen melding gemaakt. 
De leden van de club benoemen jaarlijks tijdens de buitengewone clubbijeenkomst, bedoeld in artikel 8 lid 2 van de statuten, een commissie van ten minste twee leden. Die commissie onderzoekt de jaarstukken en brengt aan de leden van de club verslag van haar bevindingen uit tijdens de clubbijeenkomst, bedoeld in de eerste zin van dit lid. Elk jaar treedt een lid van de kascommissie af. Goedkeuring van de jaarstukken door de leden van de club strekt het bestuur tot decharge voor het bestuur over het afgelopen clubjaar, tenzij daarbij door de leden een voorbehoud wordt gemaakt. 
De leden van de club worden ten minste dertig (30) dagen tevoren van het houden van een clubbijeenkomst, waarin de behandeling van het jaarverslag, de jaarstukken en het verslag van de in de vierde zin van dit lid bedoelde commissie aan de orde is, in kennis gesteld. 

3.

De penningmeester stort alle gelden van de club op de door het bestuur aan te wijzen rekeningen. 

4.

De contributie en het entreegeld worden jaarlijks op voorstel van het bestuur door de ledenvergadering vastgesteld op de clubbijeenkomst als bedoeld in lid 2 van dit artikel. Het clubjaar is met het oog op het innen van de contributie verdeeld in twee halfjaarlijkse termijnen, lopende van 1 juli tot en met 31 december en van 1 januari tot en met 30 juni. Betaling van de ‘bijdrage per lid’ aan Rotary International geschiedt jaarlijks op de eerste juli en de eerste januari. Voor de berekening van het totaal van die bijdrage is het aantal leden op die data bepalend. 

5.

Het bestuur stelt de termijnen vast, waarbinnen de leden aan hun financiële verplichtingen dienen te voldoen.  
 

1.

De Ledenuitbreidingscommissie (LUC) maakt jaarlijks een lijst op met vervulde en niet vervulde classificaties en verstrekt die aan het bestuur dat vervolgens de leden informeert en uitnodigt om voor de vervulling ervan kandidaat-leden voor te stellen. 

2.

Elk lid kan een nieuw lid voordragen. Bij voorkeur past het kandidaat-lid in een nog niet vervulde classificatie. Het voorstel wordt schriftelijk ingediend bij de secretaris van het bestuur en dient te vermelden: 
- naam, adres en woonplaats van de kandidaat 
- beroep en/of classificatie 
- persoonlijke omstandigheden 
- motivatie waarom de kandidaat een zinvolle bijdrage aan de club zal kunnen leveren. 

3.

a. Het bestuur schakelt vervolgens de LUC in die de geschiktheid van de kandidaat voor het lidmaatschap zal beoordelen alsmede de vraag of deze voldoet aan de vereisten die de Statuten aan het lidmaatschap stelt. Binnen 30 dagen zal het LUC het bestuur adviseren. 

b.

De LUC is bevoegd ook op eigen initiatief, derhalve zonder een daartoe strekkend  verzoek van de secretaris van het bestuur en zonder voordracht van een lid, de geschiktheid van een kandidaat voor het lidmaatschap te beoordelen en hierover het bestuur een advies uit te brengen. 

4.

Het bestuur zal, indien een kandidaat door de LUC verkiesbaar word geacht, een gesprek met betrokkene aangaan en deze als kandidaat-lid aan de leden presenteren indien is gebleken dat het lidmaatschap van de club wordt geambieerd. 
Wordt door de LUC een negatief advies uitgebracht, dan zal het bestuur dit advies volgen en zal de secretaris het lid dat de kandidaat heeft voorgedragen hierover informeren. In dat geval eindigt de procedure. 

5.

 a. Gedurende een periode van 10 dagen, nadat de kandidatuur van betrokkene schriftelijk aan de leden bekend is gemaakt, kunnen de leden bezwaar aantekenen bij het bestuur. Deze bezwaren worden schriftelijk ingediend en dienen met  
redenen omkleed te zijn.

6.

a.  De secretaris informeert vervolgens het lid dat de kandidaat heeft voorgesteld alsmede de LUC. 

7.

Het is gebruikelijk het kandidaat-lid de gelegenheid te bieden driemaal, vrijblijvend, een clubbijeenkomst bij te wonen, voordat deze zal dienen te besluiten als lid toe te treden. Wanneer het besluit is genomen tot de club toe te treden, zal de installatie als nieuw lid op de eerstvolgende clubbijeenkomst plaatsvinden en zal het Rotaryinsigne en een lidmaatschapskaart worden uitgereikt. Tevens wordt een exemplaar van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement uitgereikt. De secretaris zorgt voor aanmelding bij Rotary International en Lead