Noodprocedure

EMERGENCY PROCEDURES Youth Exchange MDJC Nederland

Rotary International District 1550-1560-1570-1580-1590-1600-1610

Youth Exchange Committee MDJC(2009-2010)

“Service Above Self”

Richtlijnen voor Youth Exchange Noodgevallen

Hoewel het zelden voorkomt kunnen zich gedurende een Exchange jammer genoeg situaties voordoen die adequaat handelen vereisen.

Voorzorgsmaatregelen en een plan in geval van een ernstig voorval zijn essentieel voor een Youth Exchange programma.

Deze richtlijn is dan ook bedoeld om voorbereid te zijn op mogelijke acties die in een noodgeval plaats moeten vinden.

De wijze waarop zaken worden afgehandeld heeft een directe invloed op de beleving van de familie en de studenten.

Ook de manier waarop de pers in het geheel wordt betrokken heeft grote impact op het YE programma.

De volgende richtlijnen, “hoe te handelen in een mogelijk noodgeval”, zijn geformuleerd door MDJC en in overeenstemming met de eisen die Rotary International stelt.

De verantwoordelijke Youth Exchange Officer (YEO) moet deze richtlijnen gebruiken en zal met ondersteuning vanuit de MDJC het noodgeval moeten kunnen begeleiden.

Juiste kennis vooraf over handelen in een noodgeval zal optreden in een noodsituatie vergemakkelijken.

Elke Rotaryclub die een student ontvangt, moet tevoren een kleine groep mensen aanwijzen die in een noodgeval samenwerken om de onverwachte situatie het hoofd te bieden, begeleiden en iedereen te informeren.

In alle gevallen worden de verantwoordelijke YEO van de MDJC en de voorzitter van de MDJC direct ingelicht en toegevoegd aan deze commissie .

De samenstelling van dit crisisteam moet, voor zover het om clubleden gaat, bij het clubbestuur bekend zijn.

Suggestie voor de samenstelling van een crisisteam:

-	De gastouders, met name van het gezin waar de student verblijft.

-	De Clubjeugdcommissaris.

-	De counselor

-	Eventueel de clubvoorzitter

en in alle gevallen de landelijk verantwoordelijke YEO in de MDJC en

de voorzitter van de MDJC.

Tips vooraf die handig zijn wanneer zich een calamiteit voordoet:

•

De clubjeugdcommissaris zou een kopie van het paspoort, de vliegticket ticket en de verzekeringspapieren van de student veilig opgeborgen in zijn bezit moeten hebben waardoor de counselor steeds over deze documenten kan beschikken. Ook de gastouders zouden een kopie van het paspoort en de verzekeringen moeten hebben. Gastouders moeten weten waar het originele paspoort zich bevindt. Deze documenten zijn alle digitaal beschikbaar. Zet ze op een pagina van de clubwebsite. Advies: zet die documenten niet open en bloot op de website, maar achter een beveiligd gedeelte.

•

De MDJC-Youth Exchange officer heeft een kopie van paspoort, verzekering en ticket. Elvia heet nu Mondial Assistence en vraagt altijd een verzekeringsnemer die in Nederland woont, daarom laten wij de aanvraag lopen via de MDJC-YEO. De MDJC-YEO zal zorgdragen dat de gegevens van de verzekering naar de CJC zal worden gestuurd. De CJC zal zorgdragen voor een kopie van paspoort en ticket.

•	De gastclub of sponsorclub (van de inbounds) moet de MDJC-YEO mededelen hoe het verblijf is geregeld (bij wie de student verblijft) en wie de student ophaalt bij aankomst.

•

De sponsorclub moet aangeven wie (club, district, ouders) zal betalen in geval van evacuatie in geval van een politieke crisis of maatschappelijke onrust of in een ander noodgeval. Er is een verplichting tot het kopen van een open ticket dus daarop kan retour toch geboekt worden zonder hoge extra kosten.

•

De CJC en de gastfamilie moeten alle reisplanningen minstens een maand van tevoren van de student ontvangen. Zij moeten ook weten of de verantwoordelijken (ouders/verzorgers) ingestemd hebben met het reisplan. Dit met name als de student tijdens of na de exchange naar een ander land zou gaan. Dit is onduidelijk: bij jaaruitwisseling gaat jongere direct naar huis, nooit toestemming voor omweg. Zo ja dan onder verantwoordelijkheid van natuurlijke ouders. In Nederland staan we niet toe dat exchangestudent tijdens de uitwisseling (op eigen houtje, niet onder de verantwoording van de Rotary of van een Rotarian) naar het buitenland gaat.

•	De MDJC-YEO heeft een toestemmingsformulier om in geval van een ongeluk of noodgeval (waaronder overlijden) te kunnen handelen. (Zie students application form and medical consent page).

Aangeraden wordt dat de ouders van de exchange student schriftelijk verklaren dat de gastouders, de CJC of de MDJC-YEO mag handelen als een ongeluk of noodgeval zich voordoet.

Opmerking. Sommige (Multi) districten eisen een schriftelijke verklaring van de ouders dat de afhandeling door derden mag worden gedaan. Deze verklaring staat los van de Appl.form en een kopie zal in het bezit van de MDJC- YEO, CJC en gastouder moeten zijn.

De bovengenoemde verklaring zou ook de volgende zaken moeten aangeven:

De ouders verklaren dat de verzekering de volgende zaken dekt:

(het is dan ook verplicht om de verzekering af te sluiten bij onze eigen nationale verzekering Mondial Assistence (v/h Elvia) die dit dekt.)

·	bij overlijden vallen de kosten voor begrafenis en voorbereidende werkzaamheden onder de dekking van de polis .Zo ook transport naar het thuisland, legeskosten, transport kosten, administratieve kosten etc.

·	Kosten die de gastouders of de counselor moeten maken om de afhandeling te regelen (reis en verblijfskosten).

Kosten die zich aandienen zullen in eerste instantie door een gastclub worden voorgeschoten. Indien dit niet mogelijk is zal de MDJC de kosten voorschieten. Dit om de afhandeling van noodsituaties niet te vertragen.

De gastouders zullen zich in dergelijk geval gedragen alsof zij de echte ouders zijn van het slachtoffer. (Dit geldt echter niet voor financiële afhandelingen en kosten, zie hierboven).

Daarom heeft de MDJC een noodfonds ter beschikking voor dit type calamiteiten.

Van de studenten wordt overigens ook verwacht een verzekering te hebben die calamiteiten dekt.

Als een noodgeval zich voordoet moet er snel worden gehandeld.

Taken moeten worden verdeeld en bekend moet zijn wie ze uitvoert.

Alle verantwoordelijken dienen ervan op de hoogte te zijn hoe zij een dergelijke situatie aanpakken

(crisismanagement).

De volgende zaken dienen ter harte genomen te worden en te worden uitgevoerd.

Volg de instructies op die door de overheid/ politie- autoriteiten worden gegeven en respecteer vertrouwelijkheid in zaken en voor personen.

Deze instructies zullen afhangen van het soort ongeval. Zij zullen ook aangeven dat bv een doodsoorzaak vastgesteld moet worden.

·	Stel een persoon aan die de contacten met de ouders gaat onderhouden en deze in gaat lichten (voordat alle autoriteiten dat doen, maar zeker niet voordat de autoriteiten, in bepaalde gevallen: Interpol, daar groen licht voor hebben gegeven!).

·	In geval van het overlijden van een student uit het buitenland is de politie/interpol verantwoordelijk voor het leggen van contact met de ouders en familie.

·	Dat kan wel 24 uur duren. In die tussentijd is het niet handig zelf de ouders op wat voor manier ook te informeren.

·	Het crisisteam van de Rotary zal ook informatie onder zich moeten houden TOTDAT Interpol oe ouders heeft ingelicht.

Stel de gouverneur jeugdzaken, de voorzitter van de MDJC, de landelijk coördinator MDJC YEO meteen op de hoogte nadat Interpol daarvoor toestemming heeft gegeven, evenals alle gastouders en clubleden en de sponsorclub uit het thuisland van het slachtoffer. Ook de inboundstudenten die het slachtoffer kennen, school van het slachtoffer.

·	Spreek met de voorzitter van de MDJC af wie de pers te woord zal staan ( en geen ander dan de afgesproken persoon). De pers mag zonder toestemming van de persvoorlichter geen beelden of verslagen publiceren of intervieuws afnemen.

·	Stel een crisisteam samen (zie hierboven) en bespreek/verdeel de taken die verricht moeten worden. (zie hieronder)

·	Stel de verzekering direct op de hoogte en bespreek hoe de kosten kunnen worden gedeclareerd/ betaald. (art. 5 v.d. alg. voorwaarden van Monidal Assistence (v/h Elvia) die een alarmcentrale heeft die 24 uur telefonisch bereikbaar is.)

In art.5 van de voorwaarden staat duidelijk dat men vooraf toestemming moet vragen om bepaalde kosten te maken. Mondial Assistence is in staat om bepaalde zaken, zoals ziekenvervoer en opname e.d. zelf te regelen. Dus m.a.w. de alarmcentrale inschakelen om zaken zoals zieken-transport en overkomst familie leden te regelen en als dat om welke reden dan ook niet mogelijk blijkt dan vooraf toestemming te vragen om dit zelf te regelen.

·	Bel de ambassade of het consulaat voor advies en assistentie.

·	Zorg dat eigendommen van het slachtoffer en met name het paspoort (als dat niet in het bezit is van de CJC of gastouder) opgevraagd/gehaald worden.

·	Laat de documenten (overlijdensverklaring / eventueel politierapport) goed bewaren door degene die in het crisisteam daarvoor verrantwoordelijk is.

Onderhoud contacten met het ziekenhuis i.v.m. een eventuele balseming van het lichaam, om het later te kunnen transporteren. Een begrafenisondernemer zal hierbij betrokken moeten worden. Die is ook op de hoogte van alle verklaringen die nodig zijn om een lichaam te vervoeren (balseming-verklaring, verzegelings- en “verpakkings” verklaring voor het lichaam, export verklaring en import verklaring voor het lichaam). Anders met hulp van de ambassade.

·	De begrafenisondernemer en de politie handelen de formaliteiten af in samenspraak met de verantwoordelijke van het crisisteam.

·	Overleg met de ouders hoe zij de repatriëring van het lichaam willen, of ze eventueel meteen invliegen om te begeleiden en bij een herdenkingsdienst te zijn.

·	Zorg dat de vlucht van het lichaam goed gepland is, ook i.v.m indirecte vluchten.

·	Het is verstandig een afgevaardigde mee te sturen en ook naar de ouders voor een correcte overdracht te zorgen

·	Maak van alle documenten een copie en laat die bewaren door een crisisteamlid)

·	Houdt een herdenkingsdienst met/voor alle betrokkenen (school) en leg de ceremonie vast voor de ouders.

·	Schrijf een rapport voor de MDJC en Rotary international op de daarvoor bestemde formulieren.

Voorgestelde procedure:

De Voorzitter van de MDJC zal in overleg met het crisisteam een persvoorlichter aanstellen, die alleen met de pers mag praten.

Zaken en taken afspreken:

•	Contactpersoon voor familie aanwijzen.

•	Regelen wie er met de politie samenwerkt.

•	afspreken wie de contacten met ambassade,consulaat, autoriteiten onderhoudt.

•	Informeer alle betrokkenen binnen Rotary (nadat Interpol de familie heeft ingelicht).

o	Gastgezinnen, clubleden

o	YE studenten

o	School van slachtoffer

o	Sponsorclub thuisland

•	Overleg met de ouders hoe zij de repatriëring van het lichaam willen, of ze eventueel meteen invliegen om te begeleiden en bij een herdenkingsdienst te zijn.

•	Zoek contact met een begrafenisondernemer die bekend is met het traject van transport en eisen voor het lichaam per luchttransport

•	Zoek contact met de MDJC–YEO om financiële zaken op te lossen indien zij zich aandienen.

•	Zoek contact met de verzekering van het slachtoffer i.v.m. repatriëring.

•	Overleg met de familie wie eventueel mee gaat vanuit Nederland.

•	Media afhandelen en alle artikelen verzamelen voor de ouders.

•	Transport regelen van slachtoffer, of indien het hier wordt gecremeerd alles regelen voor een ceremonie en transport van de as.

•	Houd een herdenkingsdienst op school of in samenwerking met de school en overleg hoe de school deze overleden leerling wil herdenken.

•	De lijkschouwer zorgt voor een forensisch onderzoek en rapport

•	De ambassade of gemeente in het land van het slachtoffer kan betrokken moeten worden, dit geeft de ambassade wel aan.

Direct afspraak maken met crisisteam (voorzitter MDJC, MDJC-YEO, counselor, gastouder eventueel voorzitter Rotaryclub).

Spreek af wie de crisisteamvoorzitter is en naar wie alle informatie gaat.

Deze persoon zou ook de contactpersoon moeten zijn voor de ouders, omdat die alle informatie heeft.

Spreek af:

•	Welk crisisteamlid contact onderhoudt met politie en begrafenis- ondernemer.

•	Wie contact onderhoudt met diplomatieke instanties.

•	Wie contact onderhoudt met media/pers.

•	Wie contactpersoon is voor Gastclub, gastfamilies, YE studenten, clubleden, familie. (bij voorkeur voorzitter Rotaryclub)

Het spreekt voor zich dat iedereen zich van zijn taak bewust moet zijn.

Diplomatiek optreden wordt verwacht.

Aandachtspunten:

•	Laat geen contact opnemen met de ouders voordat Interpol de ouders heeft geïnformeerd.

•	De media kunnen informatie doorspelen voordat alle betrokkenen zijn ingelicht.

•	(aan)klacht van ouders over gebeurtenis kan worden verwacht.

•	Let al direct bij de aankomst van de student op de mogelijkheid dat er geen of een verkeerde verzekering is.

•	Rotary MDJC zorgt dat de informatie aan de YE studenten gegeven wordt in een daarvoor belegde bijeenkomst.

•	Beleg ook een bijeenkomst met alle betrokkenen van de Rotaryclub, zodat iedereen dezelfde informatie heeft. Zorg voor opvang van de YE studenten, laat de gastouders meekomen.

•	Laat de in het land aanwezige YE studenten een (log)boek maken met herinneringen en foto’s van de student. Vraag dat ook aan de gastgezinnen en de school. Dit materiaal wordt naar de ouders gestuurd.

•	Door de Rotaryclub wordt, m.b.v. de school, een herdenkingsdienst georganiseerd.

•	Onderzoek of de familie van het slachtoffer en eventueel vertenwoordigers van de sponsorclub bij deze dienst aanwezig kunnen zijn.

•	Draag er zorg voor dat een daartoe aangewezen persoon namens de Rotaryclub het lichaam begeleidt naar het thuisland en daar de familie zo lang ondersteunt als wenselijk is.

•	Regel indien wenselijk een gedenkteken ter gedachtenis van de student.

Notitie 3^e de exemplaar 22-04-2009