criteria steunaanvragen

Rotaryclub Zoetermeer – Community Service

Rotary Zoetermeer is een actieve club van mensen die zich graag inzetten voor de samenleving onder het motto ‘samen is meer mogelijk!’ Sinds de oprichting van Rotary in Zoetermeer in juni 1957 hebben wij al veel kunnen doen, niet alleen voor de lokale gemeenschap maar ook internationaal. Dat willen wij ook graag blijven doen door middel van het deelnemen aan projecten en/of het werven van fondsen hiervoor. Onze voorkeur gaat hierbij uit naar projecten ‘dichtbij huis’ (Zoetermeer e/o). Aanvragen hiervoor kunnen worden ingediend bij het secretariaat. (rotaryzoetermeer@gmail.com)

Stichting Community Service Rotaryclub Zoetermeer

De Stichting Community Service Rotaryclub Zoeterneer (“Stichting”) heeft als doel het dienen van de (plaatselijke) gemeenschap, zowel persoonlijk als door de club, financieel als daadwerkelijk. De focus hierbij is op ‘sociaal zwakkeren’ maar dat is geen absolute voorwaarde. Zo mogelijk dragen wij bij in samenwerking met bestaande organisaties met aandacht voor versterking van het lerend vermogen voor de organisatie waaraan de bijdrage wordt geleverd. De opzet en de verdere uitvoering van een project is aan de betreffende organisatie.

Om te voorkomen dat een aanvraag wordt ingediend die niet voldoet aan de door de Stichting opgestelde criteria, volgt hieronder een overzicht van deze criteria. Dit om teleurstelling en onnodig werk te voorkomen.

Criteria

Een aanvraag kan schriftelijk worden ingediend via het e-mailadres van het secretariaat (rotaryzoetermeer@gmail.com) door een in Nederland gevestigde persoon als vertegenwoordiger van een grotere groep personen of een organisatie. Deze persoon heeft de verantwoordelijkheid voor de voortgangs- en eindrapportage.

Aan de aanvraag moet een concreet plan ten grondslag liggen met een situatieschets over de problematiek/het doel en een indicatie van de doorlooptijd. Er moet een financiële onderbouwing zijn die de aanvraag ondersteunt. Daaruit moet blijken wat de eigen bijdrage is, die voldoende moet zijn in verhouding tot het totaal. Voorwaarde voor toekenning van een geldelijke bijdrage zal tevens de toezegging zijn dat een financiële eindverantwoording - en zo nodig een tussentijdse rapportage - zal worden overgelegd.

3.	Het sponsorproject moet bijdragen aan de zichtbaarheid van Rotary in Zoetermeer.

4.	Indien een project een langere doorlooptijd kent, zal de Rotary bijdrage bestemd zijn als vliegwiel om het project op te starten. Er worden geen toezeggingen gedaan voor financiële bijdragen voor meerdere jaren.

5.	De Stichting draagt niet bij aan exploitatiekosten (dus geen dekking vaste kosten).

6.	De verstrekte bijdrage mag alleen worden aangewend voor het in de aanvraag omschreven projectdoel.

7.	Als blijkt dat de bijdrage van de Stichting niet of niet in zijn geheel nodig is, wordt de betaling dienovereenkomstig aangepast.

Verslaglegging en verantwoording

·	De aanvragende partij verleent door de acceptatie van de bijdrage toestemming aan de Stichting om van de activiteit en/of het eindresultaat foto’s te plaatsen op de website of andere uitingen van de Stichting en/of van Rotaryclub Zoetermeer.

·	De aanvragende partij mag alleen na toestemming foto’s van de activiteit en/of het eindresultaat waarbij leden van de Rotaryclub Zoetermeer herkenbaar zijn plaatsen op de website of andere uitingen.

·	De aanvragende partij zal bij publieke uitingen over het project ook de naam van Rotaryclub Zoetermeer en/of het logo daarin meenemen.

·	Ingeval er publieke evenementen rondom het project worden georganiseerd (b.v. openingsceremonie, onthulling e.d.) zal een vertegenwoordiging van Rotaryclub Zoetermeer worden uitgenodigd daarbij aanwezig te zijn.

·	Zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk één maand na afloop of realisatie van het project ontvangt de Stichting van de aanvragende partij een kort inhoudelijk verslag – met foto’s (in jpeg formaat) en een financieel eindverslag, waarin inkomsten en uitgaven worden verantwoord.

Hoe behandelen wij een aanvraag?

·	Zodra een aanvraag binnen is zal de Stichting de aanvraag bespreken en de beslissing delen met Rotaryclub Zoetermeer. Bij grote projecten gebeurt dat door de hele club. Daarna wordt de beslissing schriftelijk (per brief of e-mail) kenbaar gemaakt aan de aanvrager.

·	De doorlooptijd kan variëren en is mede afhankelijk van het project en de grootte van de gevraagde bijdrage.